【精华】酒店采购制度
随着社会一步步向前发展，制度对人们来说越来越重要，制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。一般制度是怎么制定的呢？以下是小编精心整理的酒店采购制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
酒店采购制度1
本项目采购管理制度汇总旨在规范和优化项目采购流程，确保资源的有效利用，降低采购风险，提高项目的执行效率。主要包括以下几个方面：
1. 采购策略与规划
2. 供应商选择与管理
3. 采购需求分析与审批
4. 合同签订与执行
5. 质量控制与验收
6. 应急处理与纠纷解决
7. 采购绩效评估
内容概述：
1. 采购策略与规划：明确采购目标，制定采购计划，考虑市场状况和项目预算，确定合适的`采购方式。
2. 供应商选择与管理：建立供应商数据库，进行资质审查，定期评估供应商表现，确保供应链稳定性。
3. 采购需求分析与审批：详细记录项目需求，分析需求合理性，经过多层级审批后执行采购。
4. 合同签订与执行：明确合同条款，确保双方权益，跟踪合同执行情况，及时处理变更事宜。
5. 质量控制与验收：设定质量标准，实施严格的质量检验，确保采购物品或服务符合项目要求。
6. 应急处理与纠纷解决：制定应急预案，快速应对采购过程中的突发情况，公正处理纠纷。
7. 采购绩效评估：定期评估采购部门的工作效果，为改进提供依据。
酒店采购制度2
酒店员工管理制度是确保酒店运营效率和提供优质服务的关键。它涵盖了员工的行为规范、职责分配、工作流程、绩效评估、奖惩机制以及培训发展等多个方面。
内容概述：
1、员工行为准则：明确员工的'职业道德、仪态仪表、客户服务标准以及处理客户投诉的程序。
2、 职责与权限：详细定义各部门及岗位的职责范围，确保职责清晰，避免工作重叠或遗漏。
3、工作流程：设定日常工作流程，包括接待、清洁、餐饮服务等环节的操作规程。
4、绩效管理：制定公正的绩效评价体系，定期进行评估，以激励员工提升工作效率和服务质量。
5、培训与发展：设立新员工入职培训及在职员工技能提升计划，促进员工专业成长。
6、奖惩制度：设立奖励机制以表彰优秀表现，同时设定纪律处分规则，规范员工行为。
7、福利待遇：明确员工的薪酬结构、福利政策及假期安排，保障员工权益。
8、沟通机制：建立有效的沟通渠道，鼓励员工提出建议和反馈，促进团队协作。
酒店采购制度3
酒店五常法管理制度是一种基于日本“5s”管理理念的运营模式，旨在提升酒店的.服务质量和效率。它涵盖了整理、整顿、清扫、清洁和素养五个方面，通过规范员工行为，优化工作环境，实现酒店运营的标准化和规范化。
内容概述：
1、 整理：明确区分必需品和非必需品，将不必要的物品清除，减少冗余和混乱。
2、 整顿：对必需品进行科学定位，确保每个物品都有固定位置，便于快速找到。
3、清扫：定期清理工作区域，保持环境整洁，防止设备故障。
4、清洁：维持整理和整顿的状态，形成常态化的清洁习惯。
5、素养：培养员工遵守规则的习惯，提高职业素养，确保制度的持续执行。
酒店采购制度4
一、园后勤部门具体负责幼儿园物品的采购工作。
二、所购物品必须由相关部门提出申请，经主管领导批准后交采购办购买。
三、全园所需物品均由采购办负责购买，其它人员无特殊情况不得擅自购买。
四、大宗物品必须按规定和程序招标采购， 招标必须有二家以上单位参加竞标才能视为有效，并做到监督有力，公开、公平、公正。
五、数量较小的物品或临时性购物需两人以上，采购过程中，必须进行反复比较，做到货比三家。
六、购回物品必须严格验收，票据需保管员和相关人员签字，经园长批准后方可报支。
七、采购人员要经常深入市场调研，咨询物品价格，掌握市场信息，以保证所购物品价廉物美。
八、采购人员拒收当事人的物品或回扣拒绝当事人的`吃请，如发生此类问题严肃处理。
一、采购人员外出采购时，必须做到按照有关规定索证、验证，严格查验食品质量和定型包装食品标签及卫生许可证或检验合格证。
二、每天有专人负责验收食品，并认真做好记录。
三、验收时，一看货源是否新鲜，有无异味;二看有无正规生产厂家、生产日期、保质期限(物品是否在保质期内)。杜绝腐败、变质、超过保质期，无检验合格证明及卫生许可证厂商供应的食品进入食堂。
四、食品经验收合格后，再过磅、收货。
五、采购人员每天按制作的幼儿食谱进行采购，采购不到的食品应经保健医生同意后方可更改。
1、食品由专人按实际需要采购，采购回的食品由专人验收。
2、一切物品、食品经验收人员验收后，签字入库，年符合要求坚决退还、拒绝验收。
3、采购人员不买腐烂变质的食品及伪劣产品，坚持购买新鲜蔬菜、水果。
4、保管验收人员不收腐烂变质的食品。
5、采购员每天按制作的幼儿食谱进行采购，采购不到的蔬菜、水果应经保健医生同意后方可更改。
6、保管验收员，验收后的食品入库分类放置，有明显标记，库存不宜过多，出入库帐目清楚，月底盘存库房内应保持清洁。
酒店采购制度5
索证采购管理制度是一项旨在确保企业采购活动透明、合规、高效的重要管理措施。它涵盖了从供应商选择、合同签订、质量控制到付款结算等一系列环节，旨在保障企业的供应链安全和经济效益。
内容概述：
1. 供应商资质审核：对供应商的`合法性、信誉、生产能力、质量管理体系等方面进行严格审查。
2. 合同管理：制定标准合同模板，明确双方权利义务，规定货物或服务的质量、数量、价格、交付期限等关键条款。
3. 质量控制：设立检验标准，对采购物品进行验收，确保符合企业要求。
4. 价格与支付管理：制定合理的定价策略，规范支付流程，防止财务风险。
5. 绩效评估：定期评估供应商表现，根据评估结果调整采购策略。
6. 应急处理机制：建立应对供应中断、质量问题等突发事件的预案。
酒店采购制度6
本《采购部管理制度》旨在明确采购部的工作职责、操作流程和绩效考核标准，以确保企业资源的有效配置，提高采购效率和质量。具体内容包括：
1. 采购部门的组织架构与职责
2. 采购流程与审批制度
3. 供应商管理与评估
4. 合同管理与执行
5. 库存控制与成本管理
6. 绩效考核与激励机制
7. 内部审计与合规性
内容概述：
1. 组织架构：定义采购部的层级结构，明确各级职务的.权限和责任。
2. 采购流程：详细阐述从需求识别、供应商选择、价格谈判到合同签订的全过程。
3. 供应商管理：涵盖供应商的引入、评估、维护和淘汰机制。
4. 合同管理：规定合同的起草、审核、签署和执行过程，强调合规性。
5. 库存管理：设定库存水平，防止过度库存或缺货，优化资金周转。
6. 成本管理：通过数据分析，控制采购成本，提高经济效益。
7. 绩效考核：设立明确的考核指标，激励员工提升工作效率和效果。
酒店采购制度7
酒店餐饮部安全管理制度的重要性不言而喻，它：
1. 保护客人和员工的生命安全，降低事故风险，维护酒店声誉。
2. 遵守法律法规，避免因违规操作导致的`罚款或诉讼。
3. 提升客户满意度，增强客户忠诚度，促进业务增长。
4. 创建稳定的工作环境，提高员工工作效率，减少因事故造成的损失。
酒店采购制度8
为了加强物品采购的管理,防止库存积压、造成滞销、超期变质等损失,结合酒店的实际情况,特制定本制度。
1、采购人员须认真学习《合同法》及有关法律和酒店规定,不得因合同条款订立不当而给酒店带来损失。合同在签订前须由经办人填写合同签订申请书,报酒店总经理批准,方可签署。
2、采销合同由专人统一编写、登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份,一份交财务部做付款凭证,另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。
3、物品的采购:
3.1物品的采购,按每月使用计划及合理库存的需要,经营业部门经理审核后报总经理批准,不得因提前或拖延采购而影响营业,也应避免因超计划采购带来积压或损失。
3.2采购人员采购物品时,应根据请购单的数量、规格、质量要求、用途,审核同意后报总经理审批,方可采购。管理用物品的采购,如固定资产、仪器、工具、办公用品等,各部门应填写请购单,经所购物品的部门经理审核后,报总经理批准后统一购买。
3.3办理购物付款时,应附付款申请单、购销合同、请购单,已经总经理审批的付款计划或购货合同执行情况表,报财务部审核后,方可付款。
3.4财务部门在办理付款时应核实付款手续是否齐全,否则财务有权拒付,并要求补齐相关手续。
3.5采购人员报销时,应办理入库单,入库单内容必须填写清楚齐全,如需要质检的物品,应附质检部门的审签手续。根据财务要求,发票应在开出一个月内报销,逾期未报销给公司造成损失的',由采购经办人承担,该部门经理负同等责任。
3.6采购、库管人员按季度对库房存货情况进行分析,对库存物品的积压、变质、沉淀要列表清查、处理,对造成不必要的损失负直接责任。
4、成本部每月2日前将截止到上月末的库存物品(包括各分库)盘点情况汇总表报财务部,并对库存物品现状如短缺、毁损等列示清楚,及时处理,减少不必要的损失。如是人为因素给酒店造成损失,当事人要承担责任。
5、采购人员不得营私舞弊,吃回扣贪污,假公济私,如发现有上述行为,将严厉追究当事人经济或刑事责任。
6、本制度由财务部制定并负责解释。
5、报销及付款
(1)付款:
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款;
②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的正确数字或单据填制支票,若由采购员领空缺支票与对方结帐,金额必需限制在一定的范围内;
③按酒店财务制度,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款。
④超过30元要求付现金者,必需经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必需在一定的范围内。
(2)报销:
①采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。
②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部分开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证实并签名盖章,有采购员两人以上的证实,及验收员的验收证实,经部分经理或财务总监批准后方可给予报销。
酒店采购制度9
1、 提升效率：通过标准化的采购流程，提高采购工作的效率，减少无效劳动和决策失误。
2、 控制成本：严格的预算管理和供应商评估有助于降低采购成本，提高利润空间。
3、 保证品质：有效的`质量控制确保酒店提供的服务和产品达到预期标准，提升客户满意度。
4、 防范风险：良好的合同管理和供应商关系管理，能有效预防法律风险和供应链中断的风险。
5、 塑造形象：统一的采购管理制度有助于塑造酒店专业、规范的品牌形象。
酒店采购制度10
酒店会议制度的重要性体现在以下几个方面：
1、 提高效率：清晰的流程和责任分配可以减少混乱，提高会议筹备和执行的`效率。
2、 保障质量：通过标准化服务，确保每次会议都能达到预期的质量标准，提升客户满意度。
3、 风险控制：应急预案可以帮助酒店迅速应对突发情况，降低潜在损失。
4、 资源优化：合理的预订和费用结算制度能有效利用酒店资源，提高收益。
酒店采购制度11
酒店酒水管理制度的重要性体现在以下几个方面：
1.保证品质：严格的`管理制度能确保提供的酒水质量稳定，提升客户体验。
2.控制成本：有效管理可以减少浪费，提高利润空间。
3.提升效率：标准化流程提高服务速度，减少错误。
4.遵守法规：避免因违规操作带来的法律风险。
5.塑造形象：良好的酒水管理体现酒店的专业度和管理水平。
酒店采购制度12
1.提升效率：明确的工作流程和责任分配，减少混乱和延误，提高工作效率。
2.维护形象：统一的服务标准，增强客户信任，塑造良好口碑。
3.防范风险：通过制度预防法律纠纷，降低运营风险。
4.培养团队：提供员工成长路径，激发潜力，增强团队凝聚力。
5.持续改进：制度化评估和反馈机制，推动酒店持续优化提升。
酒店采购制度13
酒店厨房管理制度是确保餐饮服务质量、食品安全以及员工效率的关键。它旨在建立一套有序、高效的`工作流程，预防潜在风险，提高厨房团队的协同合作，同时维护一个卫生、安全的工作环境。
内容概述：
酒店厨房管理制度主要包括以下几个方面：
1. 岗位职责：明确每个厨师和厨房工作人员的职责，确保每个人都清楚自己的工作内容。
2. 食品安全：规定食材采购、存储、加工和废弃的标准，防止食品污染。
3. 卫生管理：制定清洁标准和频率，确保厨房设备和工作区域的清洁卫生。
4. 菜单规划：设定菜单更新周期，规范菜品制作流程，保证菜品质量和口味一致性。
5. 时间管理：设定烹饪和服务时间，优化工作效率。
6. 员工培训：定期进行技能培训和食品安全知识教育，提升员工专业能力。
7. 库存控制：管理食材库存，避免浪费，确保食材新鲜。
8. 沟通协调：建立有效的沟通机制，解决工作中的问题和冲突。
酒店采购制度14
1.制定采购计划:
(1)由酒店各部门根据每年物的消耗、损耗率和对第二年的预测,要每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核:
(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。
2.审批采购计划:
(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及预测做采购物资的预算;
(3)将汇总的`采购计划和预算报总经理审批
(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。
3.物资采购:
(1)采购员根据核准的采购,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应;
(2)大宗用品或长期需用的物资,要据核准的计划可向有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求;
(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购人员要按计划或下单进采购,以保证供应:
(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用
4.物资验收入库:
(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收:
(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。
5.报销及付款:
(1)付款
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款:
②支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据真制支票,若由采购员领空白支票与对方结账,金额必须限制在一定的范围内;
③按酒店财务制度规定,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款;
④超过30元要求付现金者,必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必须控制在一定的范围内。
(2)报销:
①采购员报销必须凭检收员签字的发票或连同验收单,经出纳申核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销;
②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证明并签名盖章,有采购员两人以上的证明,及验收员的验收的证明,经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。
酒店采购制度15
1、总则
1.1严格规范物业服务过程中的采购及业务分包，不仅是保证物业服务质量、维护EE物业服务品牌的基本要求，也是有效控制物业服务成本，倡导廉洁自律的重要举措，各物业分公司必须遵照管理公司制度规定，确保采购及业务分包活动公开、有序地进行。
1.2根据管理公司《EE地产经营管理制度》规定，结合物业管理企业的实际情况，各物业分公司凡单项合同额2万元(含)以上的采购(分包)业务，必须纳入招标系统进行控制，包括但不限于：
a)物料、设备采购；
b)一次性工程分包(维修、更新改造、新增)；
c)服务分包等。
2、相关职责界定
2.1物业分公司负责供方管理、物料采购及服务分包的计划制订和具体实施，以及20万元以下的招标工作。
2.2项目所在公司负责组织20万元(含)以上、50万元以下的招标工作。
2.350万元(含)以上的招标项目按相关规定执行。
2.4管理公司物业管理部负责指导和监督项目所在公司物业管理方面的采购及分包过程。
3、供方管理
3.1供方合格评定准则
3.1.1为确保供方提供的物料或服务满足规定要求，所有物料采购和服务分包必须首先进行供方合格评定。
3.1.2产品供方合格评定标准包括(但不限于)：
a)工商局颁发的营业执照，合法经营；
b)有资质证书；
c)固定的营业地点；
d)充足的供货资源；
e)提供明确有效的合格产品质量证明凭据；
f)合理的产品价位；
g)以及在合作期间产品使用合格率达到98%以上；
h)供货及时性达到95%以上；
i)对不合格品能及时退换的良好售后服务等。
3.1.3公用事业(包括供电、供水、环卫以及地域性极强的供暖等)服务部门没有可供选择的余地，但对其单位架构、相关人员情况、服务质量和服务特殊规定等亦应进行了解，以便与其配合达到满足服务的需求。
3.1.4可供选择的服务(工程)供方，其合格评定标准包括(但不限于)：
a)具备合法的营业执照、固定的营业地点；
b)满足服务项目的能力；
c)良好的社会信誉；
d)合理的承包价格；
e)优质的服务质量，及跟踪服务的有效性和及时性。
3.2供方合格评定方法
3.2.1业务经办部门负责收集供方基本信息，根据供方的资质等级、技术力量、设备条件等方面进行供方初评，至少应评审供方以下几个方面的优势：
a)质量、性能及其稳定性；
b)价格；
c)信誉--履约信誉与社会信誉度；
d)售后服务；
e)付款方式；
f)交货方式、交货周期；
g)公共关系；
h)品牌；
i)供方内部运作状况；
3.2.2业务经办部门负责填写《供方合格评定审批表》，记录对上述评审结论。品质部负责复核，并重点对供方的营业执照、特殊行业的资质证明等进行验证，其营业执照的项目范围和特殊行业资质证明必须合法有效。
3.2.3经初评合格的供方，在可行时应由业务经办部门组织相关部门人员进行现场考察，现场考察人员中必须包括品质部派出的人员。
3.2.4现场考察主要内容是考察供方的营业地点、公司规模等，必要时对其所承包的项目进行考察核实，以确定其承包业务能力和社会的信誉程度。
3.2.5现场考察评估通过后，业务经办部门负责拟订现场考察报告，并由考察人员会签。业务经办部门负责将现场考察报告，连同《供方合格评定审批表》一起提交总经理审批。
3.2.6经审批后的供方由品质部负责列入《合格供方名录》，并分发至业务经办部门执行。
3.3合格供方的监督评估
3.3.1物业分公司品质部负责建立合格供方档案，并适时更新。合格供方档案的内容包括(不限于)以下信息：
a)供方的名称、注册地址；
b)评审结果和记录；
c)供方营业执照复印件；
d)资质等级证书；
e)质量保证书；
f)其他证明材料。
3.3.2物业分公司品质部负责组织业务经办部门对合格供方的履约表现进行监督评估，根据不同类型供方采用适当的评估周期和方式，包括：
a)对常用物料的合格供方每半年进行一次综合的监督评估；
b)对提供长期连续服务的供方应每季度进行一次综合评估；
c)对提供一次性服务或一次性工程的供方，应在合同执行完后一个月内完成供方监督评估。
3.3.3
物业分公司在进行合格供方监督评估时，可参照管理公司《供方合格评定与监督评估指引》的规定执行，并形成《合格供方监督评估表》。
3.3.4合格供方监督评估依据包括上述3.1.2至3.1.4条规定、合同执行情况等，尤其应注意对以下内容的评估：
a)掌握供方内部管理的状况；
b)供方产品价格的变化；
c)社会信誉的变化；
d)同物业公司合作的情况跟踪；
e)其他应当跟踪管理的要素。
3.3.5合格监督评估所引起的任何必要措施由业务经办部门负责实施，品质部对措施实施情况进行跟踪验证，并形成跟踪记录。
4、招标工作程序
4.1招标项目立项
4.1.1招标项目由物业分公司各业务经办部门根据年度工作计划提出，计划内的招标项目可直接编制招标文件。非计划内的招标项目由业务经办部门拟定招标计划，必须按上述第2条规定的权限履行报批手续。
4.1.2招标计划的内容应包括(但不限于)：招标内容、成本估算额、招标方式、招标文件编制时间、资格评审时间、发标日期、进场时间等。
4.1.3物业分公司业务经办部门负责拟订招标文件，招标文件的内容应包括(但不限于)：
a)招标人(公司)简介，包括公司的名称、地址、联系方式、基本情况等；
b)招标项目简介，包括项目内容、项目要求等；
c)对投标人及投标书的要求，包括投标人的资格、投标书的格式、主要内容等；
d)评标标准及方法；
e)评标活动方案，包括招标组织机构，开标时间及地点等；
f)其他事项的说明。
4.1.4拟订招标文件的其它具体要求按管理公司相关规定执行。
4.1.5招标文件的审批权限按上述第2条的规定执行。实际操作中招标计划、招标小组、招标文件及拟邀请投标单位的资格审查可同步报批。
4.2成立招标小组
4.2.1每个招标项目均必须根据招标项目的特点成立招标小组，负责整个招标工作。原则上与投标单位有利害关系的人员不得作为招标小组成员。
4.2.2招标小组人数必须为奇数，且不少于3人。业务经办部门经理、财务部经理、品质部经理及相关专业技术人员应为招标小组成员，全过程参与招标工作。
4.2.3在整个招标过程中，每次评审招标小组成员出席人数不得少于总人数的2/3。
4.3投标单位确定
4.3.1物业分公司招标一般宜采用邀请招标方式，由业务经办部门负责收集相关供方信息，由招标小组审查确定拟邀请投标单位。
4.3.2各类招标项目预选投标单位应不少于三家。投标单位应优先从《合格供方名录》中选择，合格供方名录中没有或数量不够时，才可从其它推荐途径选择投标单位。投标单位的资格预审应遵循以下规定：
a)已列入公司《合格供方名录》的单位直接具备投标资格；
b)未列入公司《合格供方名录》的单位，应按上述第3条的规定经评定合格后才能作为拟邀请的投标单位；
c)已从公司《合格供方名录》取消的单位，两年内不得参与投标。
4.4发标
4.4.1招标文件的发放、现场踏勘和答疑由招标小组负责组织，公司各部门视实际需要指派人员配合，但至少应保证同时有来自不同部门的二人参加。
4.4.2招标文件发放、现场踏勘、招标答疑均应形成书面记录，其中招标答疑记录应作为招标文件的补充附件一并发给投标单位。
4.5开标、评标、定标
4.5.1招标小组主持开标工作，现场拆封，该过程应形成书面记录，参加开标的全体人员签字确认。
4.5.2开标后招标小组组织相关人员进行标书的分析，以便进一步的评标定标工作。
4.5.3招标小组组长主持招标项目的评标工作，招标小组全体人员参加，实际人数不少于3人。
4.5.4各类专业的评标工作均必须遵循管理公司相关规定执行，经招标小组评标，并将评标结果按规定权限(上述第2条)报批后确定中标单位。
4.5.5确定中标单位后3日内，招标小组向中标单位发出中标通知书，并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。
4.6合同签订及招标文档管理
4.6.1物业分公司业务经办部门负责按本手册第6.3节的规定，组织内部的合同评审过程，并与中标单位进行合同洽谈，签订正式采购或分包合同。
4.6.2招标过程中形成所有文件和记录由业务经办部门负责整理成册，并在正式合同签订后一个月内移交行政人事部统一存档保管。
5、物料采购
5.1物料定额标准
5.1.1各物业分公司应根据物业服务实际需要，明确各类材料、部件、工具、用品及小型设备的基本库存量，包括工程设备维护所需的备品备件，建立物料库存量标准及部门或个人使用工具的配备标准，编制《物业采购分类明细表》，经本公司总经理审批后执行。
5.1.2《物料采购分类明细表》是物业分公司提出采购需求、制订采购计划的依据之一，物业分公司行政人事部部应每半年一次组织各部门对《物业采购分类明细表》进行评审更新，并报本公司总经理审批。
5.2年度采购计划
5.2.1物业分公司行政人事部根据工装管理规定、物料定额标准、各类工作人员数量，及各单位自然状况等信息，制定年度物料采购计划，报总经理审批。
5.2.2年度物料采购计划是制订年度收支预算的依据之一，在年度采购计划执行过程中，因业务变化或其它因素导致年度采购计划调整时，必须相应调整公司年度收支预算计划，并报项目所在公司审批。
5.3月度采购计划
5.3.1每月固定消耗的常用物料，例如劳保用品、清洁用品、易损备件（灯管、镇流器、窗把手、水龙头、电话线）等的月度补充计划，由行政人事部仓管员根据库存量于每月25日前提出。
5.3.2物业分公司各部门(管理处)根据下月工作需要，结合年度物料计划制定下月的物料采购计划，说明物料名称、型号、规格、数量(如有特殊要求，须说明)，经本公司财务部经理审核、总经理审批后，于每月25日前报行政人事部。
5.3.3行政人事部根据仓管员的月度补充计划及各部门(管理处)月度物料采购计划，于每月28日前拟定下月《物料采购计划》。
5.4计划采购实施
5.4.1经总经理审批后的《物料采购计划》交行政人事部采购员实施采购。凡属于招标范围的.采购必须按上述第4条的规定，通过招标选择采购供方。不属于招标范围的采购必须从经批准的《合格供方名录》选择，未列入《合格供方名录》的供方必须按上述第3条规定经评定合格后方可选择。
5.4.2各类物料采购必须按管理公司合同管理的规定执行，凡采购金额在5000元(含)以上的采购项目必须签订正式的书面合同。采购金额在5000元以下没有签订正式书面合同的采购项目均必须在进货验收合格后付款。
5.4.3对签订长期供货合同，分批供货的采购项目，行政人事部采购人员应以书面形成发出采购订单，特殊情况下口头提出的采购订单应予以记录。
5.4.4采购大宗物料或采购数量在10个以上的物料时，一般应通知合格供应商送货上门。
5.4.5行政人事部采购人员应及时组织进货的验收入库手续，具体按物业分公司制订的物料管理程序执行。
5.5零星、应急物料的申购
5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需数量较少，且没有库存的物料。应急物料是指突发性急用，且没有库存的物料。
5.5.2各物业分公司的零星、紧急采购必须按以下程序执行：
a)物料使用部门(人员)填写《零星(应急)物料采购申请单》，说明物料名称、型号、规格、数量，并交部门经理(管理处主任)审核；
b)《零星(应急)物料采购申请单》交财务部经理及总经理审批；
c)经审批的《零星(应急)物料采购申请单》交行政人事部采购员实施采购。
5.5.3紧急情况下的非常用物料采购，可以采取紧急措施在供方处对实物质量进行验证后自行购买，但在购买后须按上述要求补办紧急采购手续。
5.6物料采购时效
5.6.1常用物料采购原则上应在3个工作日内完成，特殊情况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。
5.6.2特殊物料的采购原则上应在5个工作日内完成，特殊情况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。
5.6.3零星物料的采购原则上应在1个工作日内完成，特殊情况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。
5.6.4紧急物料的采购原则上应在3个小时内完成，特殊情况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。
6、物料保管
6.1各物业分公司应建立物料管理程序，明确规定物料进货验收、入库、储存保管及领用出库的管理责任、方法和控制要求。
6.2所有外购物料均必须执行进货验收，确认符合采购合同要求后方可收货、入库。物业分公司应设置物料贮存仓库，将各类物料分区存放，做到摆放整齐、标识明确，防止物料损坏、变质或丢失。其中，有毒有害化学物资必须隔离存放，并做好防护措施。
6.3物料进、出库必须按规定办理手续，入库物料应经验收合格，出库物料应办理领用审批和签收手续。
6.4各类物料应按种类、规格分别列账，逐次记录进、出明细，并每月盘点一次，确保各项物料账物相符。
6.5物业分公司各管理处作业班组集中领用的物料，在班组内的领用也应建立相应的记录，并由领用人签收。
7、服务(工程)分包
7.1物业分公司的服务分包应在《物业管理方案》中予以明确，经项目所在公司总经理审批后执行。物业分公司临时决定的服务分包，按本手册第6.3节规定的合同审批权限，2万元(含)以下的由本公司总经理审批，超过2万元的报项目所在公司总经理审批。
7.2物业分公司所有对外分包服务应明确质量要求，包括服务范围、作业方式与内容、服务过程及效果评价方法等，并作为分包合同必需附件。
7.3物业分公司应根据本手册的规定，明确分包服务监管责任部门(人员)对分包服务执行过程监视和效果评估，并针对不同类型的分包服务采用适当的控制方法，包括(不限于)：
a)针对长期连续分包业务(如清洁、绿化等)，应根据分包合同要求制定相应的管理规定，对供方服务质量进行连续监控；
b)针对周期性的分包业务(如：消杀、电梯保养等)，由监管责任部门负责指派专责人员进行监理，并要求服务供方提供每次业务执行报告，监管人员跟踪确认；
c)针对一次性的分包服务或一次性维修工程，根据实际需要要求供方提交书面执行方案，并由监管责任部门负责指派专人进行现场监督检查。
7.4物业分公司所有分包服务监视和评估均应形成书面记录，发现问题应及时要求服务供方进行整改，相关整改过程和结果确认均应形成书面记录。
8、相关文件与记录
8.1管理公司《EE地产经营管理制度》6.3节《招投标管理》
8.2WDWY-FR-MM6201供方合格评定表
8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名录
8.4WDWY-FR-MM6203合格供方监督评估表
8.5WDWY-FR-MM6204招标工作计划
8.6WDWY-FR-MM6205招标文件审批表
8.7WDWY-FR-MM6206评标、定标审批表
8.8WDWY-FR-MM6207物料采购计划
8.9WDWY-FR-MM6208零星(应急)物料采购申请单
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