会计档案的信息化管理方法探讨
伴随着计算机技术与网络信息技术的发展，会计工作也由电算化逐步转向信息化，会计信息的处理与传输呈现出自动化、电子化、无纸化和实时化的特点，会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化，原来手工记账中的纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代，如何保证会计信息化档案的安全与完整，成为会计信息化工作的突出问题。
一、会计信息化的特征
(一)无纸化与多元化
会计信息化要依靠信息技术来完成，则必须将所有的会计数据通过计算机技术进行处理和输出。在该过程中除了交易中使用的发票和合同等纸质档案，其他信息在进入计算机处理过程以后均存储在计算机内部的磁性存储介质中，在整个处理过程中没有纸质介质参与，同时这种无纸化的特点也导致了会计信息多元化，使会计信息已经不是简单的账务数据，还包含企业内部的各种管理参考信息、人事数据、企业运行趋势、决策分析等。
(二)智能性与开放性
随着计算机信息技术的发展，在会计信息化实现的同时也标志着会计工作进入智能化阶段。会计信息化系统会自动根据会计数据的发展趋势和状态等信息进行智能分析并给出相应的参考意见。在会计数据表现出非正常趋势时还可以发出警报信息，同时，会计信息化系统是一个开放的系统，可以实现与其他管理系统的对接及整合，从而实现信息共享与互通，使多方面数据综合分析成为可能。随着计算机AI技术的不断提高，会计信息化系统的智能化将进一步加强，人工操作过程将进一步减少，同其他系统之间的联系也将更加紧密。
(三)高速性与准确性
会计信息系统是依赖计算机系统实现的，计算机对各种数据的处理具有高速性与准确性，在将会计工作人员从繁重的工作中解除出来的同时，会计信息化系统还能对会计数据进行分析，将其从数据状态转化为信息状态，使得会计信息化系统比传统的手工系统和电算化会计系统更加高效。
二、会计信息化档案管理中的问题
(一)安全方面
在会计信息化环境下，许多会计档案资料已不仅仅是账表等的有限形式，还包含计算机通过对企业财务信息的分析和计算而得出的参考信息等。因此，保证会计信息档案的安全将是会计信息化工作中的首要问题。一是完整性问题。会计档案是连续的纸质档案，而会计信息化档案不仅包括会计工作的相关档案资料，还包含相关财务软件的运行环境、软件配置情况、版本信息、数据库相关信息等诸多资料。因此会计信息化档案的保管不仅要将数据保留，还要将其他相关的信息进行保存，这些方面的资料缺一不可。二是易篡改问题。会计档案在保管时必须保证其没有经过篡改，传统的纸质档案由于其材质的特性决定了如果被修改就会留下痕迹，因此保留下来的会计档案数据不容易被篡改。而电子档案的特性则使其可以被修改而不留下痕迹。三是泄密问题。会计信息化档案作为企业财务的重要数据关系到整个企业的经营活动，需要保证会计档案中的信息不被非法访问。计算机信息的特性，使得对会计信息档案的复制窃取变得更加容易且不易发现，同时，大部分会计软件都没有对存储在数据库中的数据进行加密，简单的复制数据库文件即可很轻易的获得会计信息化档案资料。四是计算机病毒。现代计算机技术的快速发展，导致计算机病毒日益猖獗。会计信息化档案是以文件形式存储在计算机上的，当前的计算机病毒不仅可以破坏数据和网络通信功能，而且可以从被感染的计算机中获取系统控制权，直接将档案文件通过网络发送给病毒的支配者或监控计算机的硬件设备。不仅如此，随着计算机硬件和网络的发展，计算机病毒感染率正在日益提高，感染途径也从以前的存储介质传播发展到现在的在网络上传播。同时，大量的专用病毒和间谍软件的出现也对会计信息化档案的安全造成极大的威胁。
(二)维护方面
会计信息化档案的维护要求其操作人员不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识，还应具备一定的财务管理方面的专业技能与计算机硬件知识，这使会计信息化档案的维护工作变得更为复杂和困难。一是存储介质。会计信息化档案主要是电子档案，对电子档案的保存需要使用一定的存储介质。对于存储介质的选择，不仅要考虑其购置价格，而且要考虑到存储介质的维护成本、可靠性、保管环境要求等多方面因素。二是计算机财务软件标准不统一。当前企业常用的会计软件之间没有统一的操作规程，从界面外观、操作菜单分布到数据存储方式及存储结构都不尽相同；各会计软件开发商之间没有统一的开发标准。因此，在对档案数据进行操作时很可能由于会计人员对不同版本的软件不够熟悉而导致人为性错误。同时，由于会计准则、会计制度的变化以及其它经济法规的出台，也会导致财务软件版本的不断变化。三是电子档案数据的日常处理。计算机数据不同于纸质档案的数据保管。通常的纸质档案在完成后只需要进行归档保存，而会计软件对会计数据多采用数据库存储。企业的财务人员一般只会使用相关的财务软件，而不懂得相关数据库的维护操作知识，这就会造成会计软件无法充分发挥自己的优势。四是使用会计软件的相关设备与环境。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在一定介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。所以会计信息化档案不仅包括了计算机中存储的会计资料和信息，还包括这些资料与信息的使用环境、还原方法、相关的数据库信息和会计软件及版本信息等。由于许多商业化会计软件在使用时会有诸多限制，因此在保存的时候需要与会计软件一起随同会计信息化档案进行保存和管理。
三、会计信息化档案管理的对策
(一)安全方面
一是确保会计信息化档案的完整性。计算机技术的高速发展，使许多软件和硬件设备更新换代。会计信息化档案在保存的同时，应当对相关的计算机软件也进行备份保存。在必要的情况下，还应对硬件设备进行封存以备日后使用。在备份数据方面，应当保证定期备份数据的持续性，除了备份数据之外，还应收集计算机系统的型号、存储空间大小、外部设备的配套类型；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言，数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售公司名称、地址、电话与联系人以及相关软件系统的配套说明书及使用手册等。二是防止档案数据被篡改及泄密。要建立健全企业内部控制制度、严格权限分级、加强会计信息系统档案的安全管理。主要包括：会计信息系统的操作授权管理；加强档案的借阅修改手续管理；建立健全会计信息系统档案的操作日志。通过操作日志管理，档案管理人员可以掌握借阅人员对档案的使用情况，监督和控制非法操作；根据会计信息化档案的载体特性，采取一定的物理保护措施并采用AB备份法进行备份；对传输、存档的.会计信息化档案要进行一定的加密；有条件的单位可以考虑适当运用第三方软件。三是计算机病毒。随着计算机技术的普及，计算机病毒也日益呈现多样化、免杀化、智能化、高破坏性的特点。据数据显示：我国计算机病毒感染率正在逐年升高，传播介质也更加突出了多样性的特点，但杀毒软件的查杀率却明显地下降，病毒呈现出“免杀性”。由此可见，作为存放和处理会计信息化数据的计算机及服务器应当有专人管理，采取物理上隔绝，财务信息只接人财务系统内部局域网与公共互联网，并定期用最新的病毒库查杀病毒。同时还要严格禁止在相关的计算机上使用移动存储介质，严格病毒查杀和人工检查，防止财务系统专用的计算机感染病毒。
(二)维护方面
一是存储介质的选择。会计信息化档案保存所使用的存储介质，要在保证存储数据稳定安全的前提下，尽可能降低存储成本，并选择使用更加方便的介质。一方面，现代计算机常用的外存储设备为硬盘，因其存储量大、擦写方便等优点，被各种计算机设备作为外存储器使用，但硬盘是磁性介质，对使用和保存环境要求较高，因此硬盘只适合作为计算机组成部分使用。同时，硬盘的单位存储量成本较高，不适宜做长期和大批量的数据保存。另一方面，光盘作为一种光存储介质，其存储容量大，DVD光盘甚至可达4GB到8GB，而且造价低廉、存储时间长、保存方便、对环境要求低，因此对数据的存储一般应以光盘存储为主，并采用AB备份法，对档案数据进行备份。在储存光盘时应当通过内环进行固定和架空存放，并定期对光盘进行复制备份。二是财务软件版本的统一。在财务软件的选择上，不仅要看软件的功能，还要看软件的开发者是否具有可靠的信誉、足够强的资本和能力。此外，还应注意会计信息化档案与对应的财务软件版本的一致性。同时，会计信息化档案不同于通常的会计电算化档案，其还包含通过会计数据进行运算和处理而得出的参考信息以及企业运行和决策的信息等，因此在对会计信息化进行存档的时候，应注意这些信息与会计数据的对应关系。三是电子档案数据的日常处理。常见的财务软件为了保证软件的处理速度与效率，都会采用大型商业数据库作为电子档案存储的数据源。该类大型商业数据库一般都有较为强大的数据处理能力，但如果仅靠财务软件的数据管理功能，会使数据库不能发挥其原有的设计效率从而产生数据处理瓶颈，严重的情况下可能会导致已经分离存储的档案读取困难和软件运行速度变慢，甚至出现数据错误，对会计信息化档案的保存造成很大的影响。因此，企业应当指定熟悉数据库管理的人员专门负责数据库服务器的管理和维护，定期对数据库进行备份和优化。除了对正在使用的数据库进行维护外，还应按期对已经备份存档的档案数据进行检查和核对，以便及时解决发现的问题。在对电子档案进行日常维护的时候，应同时将新备份的档案数据打印输出，进行存档以保证数据的安全。四是会计软件的相关设备与环境。随着计算机软件和硬件的不断发展与升级，许多较配置落后的计算机将无法运行新的软件，而版本较低的软件也不能在新的计算机上进行安装和运行。这就造成了许多软件和数据虽然进行了备份，但在以后进行恢复读取的时候却无法还原出备份时的软硬件环境，给恢复工作造成麻烦。因此，如果档案需要存储的时间较长，应在计算机软件和硬件更换的时候做好记录，并将淘汰替换下的软硬件和相关说明文档一并存档，以便在需要调阅前期档案的时候更加方便。部分会计软件在使用的时候还需要使用一些外部设备如“加密狗”。因此，如果软件中包含这类设备或者其他影响软件使用的软硬件信息，也需要将这些信息和设备等一并备份并做好记录。