财务档案管理制度

时间:2020-06-15 08:02:40 财务管理 我要投稿

财务档案管理制度范本(精选4篇)

  在生活中,制度对人们来说越来越重要,制度是国家机关、社会团体、企事业单位,为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序,保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展,依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。那么什么样的制度才是有效的呢?下面是小编收集整理的财务档案管理制度范本,仅供参考,欢迎大家阅读。

财务档案管理制度范本(精选4篇)

  财务档案管理制度1

  会计档案包括:会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业资料。会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证明,也是国家档案的组成部分,更是单位重要档案之一。为加强会计档案管理工作,明确责任,使会计档案管理有章可循,特制定如下管理制度。

  一、会计档案的立卷、归卷制度

  公司所属会计人员必须对本单位的各种会计凭证、帐簿、报表、计划、预算合同等会计资料定期收集,审查核对,整理立卷,编制目录,装订成册,并指定专人保管,防止丢失、损坏。

  二、会计档案的调阅制度

  调阅会计档案,要严格办理手续,本单位人员调阅会计档案,要经过会计主管人员同意。外单位人员调阅要有正式介绍信,经会计主管人员和单位领导批准,并详细登记调阅档案名称、日期、调阅人姓名、工作单位、调阅理由和归还日期。调阅人员一般不得将会计档案携带外出,需要复制应征得单位同意。

  三、会计档案的销毁制度

  会计档案的保管期一般为20xx年,对保管期满的会计档案,按照<档案法>的规定由财会部门和档案部门共同鉴定,报经批准后进行处理。对需要销毁的会计档案,要填写“会计档案销毁清册”,销毁时由单位领导指定档案部门和财会部门共同派员监销,并在销毁清册上签名盖章,“会计档案销毁清册”要长期保存。

  四、会计档案的交接制度

  1、会计人员工作调动或因故离职,必须与接替人员办理交接手续,没有办理交接手续的,不得离职。离职前,必须将本人经管的会计工作在规定期限内全部交接清楚,接替人员应认真接管移交工作,并继续办理移交未了事项。移交后,如发现原经管的会计业务有违反财务制度和法律规定等问题,由原移交人负责。

  2、合并、撤销单位的会计档案,应根据不同情况分别移交给并入单位,由上级主管部门或主管部门指定的其他单位接收代管,并由交接双方在移交清册上签名或盖章。

  财务档案管理制度2

  一、目的:

  为了加强公司财务档案的科学管理,建立、健全会计档案的管理制度,完善财务档案管理工作,使其规范化、系统化,特制定本制度。

  二、适用范围

  本制度用于财务部档案的管理。

  三、档案管理职责

  财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等,对财务会计档案的安全、完整、保密负责,对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

  四、财务档案定义

  会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

  五、会计档案范围

  包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

  (一)会计凭证

  会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

  (二)会计账簿、

  会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

  (三)会计报表

  会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件,有主要财务反映指标快报,月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

  (四)其他会计核算资料

  其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由财务部门负责办理的有关数据资料。如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

  六、会计档案的装订和保管

  会计档案的装订:会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订,一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

  (一)会计凭证装订前的准备工作:

  (1)分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全。

  (2)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整。

  (3)整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。

  (二)会计凭证装订时的要求:

  (1)装订尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅。

  (2)凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证。

  (3)装订凭证厚度一般为3厘米,装订牢固,美观大方。

  (三)会计凭证装订后的注意事项:

  (1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。

  (2)在封面上编好卷号,会计凭证装订成册后,装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

  (四)会计档案的保管要求。

  (1)会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有防火器材。

  (2)会计档案应放在专用的铁皮档案柜里,按顺序码放整齐,以便查找。

  (3)会计档案室内应经常保持清洁卫生,以防虫蛀、防鼠咬。

  (4)会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅的地方,以利查阅,并防止潮湿。

  (5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿,严防毁坏损失、散失和泄密。

  (6)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

  (五)档案保管期限

  (1)原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年

  (2)银行存款余额调节表和银行对账单5年

  (3)日记账15年。其中:现金和银行存款日记账25年

  (4)明细账、总账、辅助账15年

  (5)固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年

  (6)主要财务指标报表(包括文字分析)3年

  (7)月、季度会计报表(包括文字分析)5年

  (8)年度会计报表(包括文字分析)永久

  (9)会计档案保管清册及销毁清册永久

  (10)主要财务会计文件、合同、协议永久

  七、财务信息化档案

  (1)财务信息化会计档案的涵义:财务信息化档案指存储在计算机、磁盘、光盘、打印出来的`书面等形式的会计数据。会计数据是指科目体系、各类编码、各种应用方案、记帐凭证、会计帐簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。

  (2)财务信息化会计档案的查阅、外借和拷贝必须经本单位财务负责人的批准,重要数据必须经总经理批准。重要数据是指对公司具有重大影响的数据。

  (3)对财务信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点。

  (4)采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏,而使会计档案丢失。

  八、会计档案的借阅

  (一)财务人员因工作需要查阅财务档案,须按规定顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续。

  (二)公司所属集团及下属各单位若因公需要查阅财务档案,须经本单位领导批准,经计划财务部负责人同意,方能由档案管理人员接待查阅。

  (三)外单位人员因公需要查阅财务档案时,应持有单位介绍信,经计划财务部负责人同意后,方能由档案管理人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅财务档案人的工作单位、查阅日期、财务档案名称及查阅理由。

  (四)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件),并限期归还。

  (五)由于会计人员的变动或会计机构的改变等原因,财务档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

  九、会计档案的销毁

  (1)会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁意见,会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册,经公司领导审查,报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

  (2)会计档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止。建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。

  (3)销毁档案前,应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对。由财务部和行政部共同派员监销,会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报本单位领导,一份归入档案备查。

  十、附则

  (1)本制度有财务部负责制定,解释和修订。

  (2)本制度自颁布之日起执行。

  财务档案管理制度3

  第一条根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定,为加强公司会计档案管理,保证会计档案妥善保管有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密,特制定本制度。

  第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:

  一、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

  二、会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。

  三、财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。

  四、其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。

  第三条每年形成的会计档案,由财务部按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

  一、当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管一年,期满之后,应当由财务部编制移交清册,移交本单位档案部门统一保管。

  二、移交档案部门保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别重要拆封重新整理的,档案部门应当会同财务部和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

  第四条财务部和档案部门保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经总经理批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

  一、由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度。

  二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

  三、会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

  第五条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类档案的保管按照本办法附表所列期限执行。

  第六条保管期满的会计档案,除本第七条规定的情形外,可以按照以下程序销毁:

  一、本单位档案部门会同财务部提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

  二、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

  三、销毁会计档案时,由档案部门和财务部共同派员监销。

  四、监销人在销毁会计档案前,按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后,应在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告总经理。

  第七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

  第八条使用电子计算机进行会计核算,应当保存打印出的纸质会计档案。使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案,应报财政局备案。

  第九条建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工结算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。

  第十条单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号,应保管期限、已保管期限等内容。

  交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

  第十一条预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。本制度解释权归公司财务部。

  财务档案管理制度4

  一、目的

  根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定,为了加强公司财务会计档案的科学管理,建立、健全会计档案的管理制度,保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密,完善财务档案管理工作,特制定本制度。

  二、适用范围:

  本制度用于财务部档案的管理。预算、计划、制度等文件材料,执行文书档案管理规定,不适用本制度。

  三、管理职责

  财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等,对财务会计档案的安全、完整、保密负责,对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

  四、会计档案范围

  包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。

  1、会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

  2、会计账簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿。

  3、财务报告类:包括月度、季度、年度财务报告,会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

  4、其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,以及有关的电子数据和相应软件资料。

  五、会计档案的管理

  1、会计档案的整理立卷:

  会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法,即:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。

  1)分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他。

  2)档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

  3)管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录。会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

  2、会计凭证的装订:

  会计凭证每月装订一次,按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作:

  1)分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全。

  2)按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数。

  3)摘除凭证内的金属物,对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以翻阅保持数字完整。

  4)整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。检查附件有否漏缺,如:领料单、入库单是否随附齐全。

  5)记账凭证上有关人员的印章是否齐全。

  6)会计凭证装订时的要求:

  a、装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅。

  b、凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证。

  c、装订凭证厚度一般为3厘米,装订牢固,美观大方。

  7)会计凭证装订后的注意事项:

  a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章。

  b、在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

  3、会计账簿的装订:

  各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求:

  1)首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续。

  2)然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订,活页账簿装订要求:

  a、保留已使用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,加上封面、封底,装订成册。

  b、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起。

  3)在账本的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。

  4)账簿装订后的其他要求:

  a、会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、掉页的现象。

  b、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账。

  c、会计账簿按保管期限分别编制卷号,如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

  4、会计档案的移交归档

  1)每年形成的会计档案,由财务部按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。在会计年度终了后,可暂由本会计部门保管一年。期满之后,由会计部门编制移交清册,移交本单位档案部门统一保管。

  2)移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理,以分清责任。

  5、会计档案的保管

  1)会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类(详见附表一),保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

  2)会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有防火器材。室内应经常保持清洁卫生,以防虫蛀、防鼠咬。保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅的地方,并防止潮湿。

  3)会计档案应放在专用的铁皮档案柜里,按顺序码放整齐,以便查找。

  4)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿,严防毁坏损失、散失和泄密。

  5)使用电子计算机进行会计核算的,应当保存打印出来的纸质会计档案,使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案,应报财政局备案。会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

  6、会计档案的借阅

  1)会计档案为本公司所用,原则上不得借出。本公司人员需要档案资料,在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

  2)外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经会计主管人员和公司领导批准后,方可办理借阅手续。由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度。

  3)借阅手续:借阅人应认真填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

  4)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。

  7、会计档案的销毁保管期满的会计档案,可以按照以下程序进行销毁:

  1)会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁意见,会同财务部门共同鉴定,编制会计档案销毁清册(注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容),经公司总经理审批签署意见,报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

  2)销毁会计档案时,由档案部门和财务部共同派员监销。在销毁前清点所要销毁的会计档案。销毁后,经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章。注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报公司领导,一份归入档案备查。

  3)会计档案保管期满,但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出另行立卷,由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明。

  4)在建设期间的会计档案,不得销毁。

  六、本制度解释权归本公司财务部。

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