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数据库在会计专业中的作用

时间：2022-07-10 14:23:12 数据库操作系统我要投稿

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数据库在会计专业中的作用

会计专业的学生要学习《会计电算化》这门必修课，会计电算化的教学内容往往侧重于会计软件的操作，有时会涉及到数据库的相关知识。那么，《数据库》这门课对于会计专业的学生来讲如何讲授呢?笔者从事《会计电算化》和《数据库》的教学多年了，发现会计专业的学生对《会计电算化》这门课的重视程度远远大于《数据库》，在数据库的学习中，经常有学生问，学习这门课有什么用?

数据库在会计专业中的作用

的确，会计专业的学生对计算机的学习仅仅局限于计算机的操作上，对计算机的其它知识知之甚少，甚至认为没有必要去学习。我却不这样认为，以我讲授《Access数据库》为例，会计专业的学生学习一点数据库的基本知识和操作，不仅学习了一门新学科，还可以加深对电算化会计这门学科的更深层次的认识，从理论上进一步理解会计软件规范化操作的含义，同时还可以拓宽相关经济学科的学习思路。

首先，明确数据库的含义，从数据库的角度深入理解电算化会计信息系统的概念。

会计专业的学生没有必要学习复杂的数据库理论及编程，但是学会数据库的基本概念和操作却大有益处。Access数据库是一个小型数据库信息处理系统，它是Office的组件之一。它的强大功能主要体现在：数据表操作简单、易学易懂;可以通过向导创建表、查询、窗体及报表;可以有效管理、分析数据等等。让会计专业的学生通过学习Access数据库的基本知识来了解电算化会计信息系统是非常实用的，可以起到事半功倍的效果。

数据库是按照一定关系组织起来的有联系的数据集合，在一个数据库中，所有的数据相互关联，构成了一个结构严谨、管理严密的信息系统。会计数据通常是指记录下来的会计事实，是产生会计信息的源泉。会计数据数量庞大，分布在企业不同的业务部门，涉及到企业经营的各个方面，需要经过会计部门的不断加工、处理才能形成有用的会计信息，因此，会计是一个信息系统，它所服务的对象是现代企业组织，它向与企业利益相关的各个方面传递以财务信息为主的经济信息。那么，怎样把二者结合起来呢?

会计数据主要包括会计凭证数据、会计账簿数据和会计报表数据，从手工会计核算上来看，它们之间的联系是：首先取得反映经济业务发生的原始凭证，然后根据审核无误的原始凭证登记反映会计要素增减变化的记账凭证，再根据记账凭证登记账簿，最后根据账簿信息编制会计报表。电算化会计则强调数据的输入、处理和输出这一流程，会计信息由输入会计数据、保存会计数据和信息、会计数据的处理和变换以及输出会计信息构成，它是一种有序排列的结构。从这点来看，把数据库基本知识与会计信息系统结合起来，学习一些简单的数据库操作，可以让会计专业的学生明确学习数据库的意义，了解会计电算化系统的开发原理。

其次，学习、认识数据表，帮助学生认识会计数据所包含的基本内容及存储方式。

创建了一个“库”之后要在里面存放数据并对数据进行管理，这就是“数据表”它是数据库的基础。数据表是按行和列组织起来的数据集合，一般具有特定的主题，可以将任何可用的数据放在表中。例如，在会计核算中首先要根据原始凭证编制记账凭证，在一张记账凭证中不仅包含经济业务发生的时间、内容摘要，还包含了经济业务引起的会计要素的增减变化，即会计科目的内容和数量的变化等等，所有这些数据都可以放在一张数据表中，那么，这些数据如何在数据表中表现出来呢?

现实世界中客观存在的事物一般都有多个属性特征，一项经济业务的发生在会计记录中可以表现为“发生时间”、“内容摘要”、“会计科目”、 “金额”、“附件张数”、“责任人签名”等属性。目前广泛使用的关系型数据库由一系列二维表组成，二维表由行和列组成，表中的每一列表示数据的某一个属性，在数据表中称为“字段”;表中的每一行表示一个具体的属性值，在数据库表中称为“记录”。把发生的经济业务记录在记账凭证中，主要包括“年月日”(即经济业务发生的时间)、“摘要”、“会计科目名称”、“借方金额”、“贷方金额”等内容，它们是一张数据表中的几个字段，它们从不同方面表明了一项经济业务的属性，在数据表中表现为不同的列;而这项经济业务发生的具体内容则以“行”的形式表现在表中，有多少笔经济业务就有多少这样的“行”，它们被称为数据表中的“记录”。大量的记账凭证就是通过这样的“表”表现出来的。如果开发一个会计核算信息系统，首先就要设计表现和保存这些数据的“数据表”。如果操作财务软件，就要明白输入的会计数据保存在哪里了，它们是怎样被保存的。

再次，通过数据表的操作，学习数据的属性，让学生更进一步理解会计数据的内涵，进而能规范会计软件的操作。

明白了数据表的概念之后，还要学习一个重要概念：数据的类型。定义数据类型的目的是区别不同数据在输入时的不同要求，即要遵循的相应规则。例如，在输入会计凭证中的摘要信息时，要明确输入的是“文本型数据”，就要按照文本型数据的输入要求进行操作;输入借方、贷方的金额时，就要按照“数字型数据”的输入要求输入数字，而不能输入文本。

设计了数据的类型，还要对不同数据类型的数据进行属性的设计。如定义数据的取值范围，在数据表中就是定义字段的大小。这时，我们可以拿一张真实的会计凭证让学生去体会。在一张会计凭证中要记录会计要素的货币指标，但是标准的凭证上金额指标只精确到两位小数，最大值只能到百万。在这个实例操作中，让学生计算这个数据的大小，很多学生得出9。这个数据正确吗?从数学角度讲完全正确，但从计算机角度讲却是错误的，为什么?因为在计算机中，小数点也要占用一位，那么在定义这个数据的字段大小时，就要设置为10。通过这样一个简单的例子，学生很快明白了以下问题：

1、不同的数据可以通过定义其类型进行区分。明确了这一点，学生在输入数据时不会输入非法数据。例如输入货币指标时不能输入文本。

2、不同类型的数据其属性是不同的，可以通过定义其属性提高数据输入的准确性。例如，一般情况下输入会计凭证时不允许逆时，即输入下一张凭证时其业务时间不能小于上一张凭证的业务时间，要对这一点进行正确性验证，可以为其定义有效性规则即可。

这些问题都可以反映在会计软件操作的规范性上，学生学习了数据表的相关操作之后，理解了数据表的设计原理，对会计软件的规范化操作要求就有了更深的认识，会计专业学生深厚的会计知识就很容易融合在数据库知识中。

最后，学习了数据库和数据表之后，要创建数据表之间的关系，在这个学习阶段，可以通过创建会计科目表与其它表之间的关系加深对数据库的认识。

在电算化会计软件的操作中，首先要进行账务系统的初始化，账务系统的初始化是指将通用会计软件转化成适合本单位会计核算需要的专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列的准备工作。在此除了要设置具体核算规则和方法外，还要输入有关的基础数据。在数据库的教学中可以此为突破口，通过建立数据表之间的关系，深入讲解数据之间的钩稽关系。例如，数据库中有一个重要的规则“参照完整性规则”，它属于数据库的表间规则系统，用于控制数据的一致性。在Access中使用这个规则系统可以确保相关表中记录之间的有效性，对于一个数据库中的相关表，如果只对其中的一个表进行插入、更新或删除操作，就会影响到数据的完整性。以会计科目表为例，进行会计核算首先要创建“会计科目”表，这一张数据表非常重要，任何单位在设计会计制度时首先要明确其进行会计核算所需要的会计科目，这是会计核算的基础。在电算化会计系统中它是一个数据字典，填制记账凭证、登记各种账簿、编制报表都要以此为依据的。因此，在一个会计核算系统中，会计科目表与其它数据有着密切的联系。

一个数据库不能只含有一张表，它由一系列表组成，更为重要的是这些表之间是有关系的，在数据库中我们把这些关系分为三种：一对一关系、一对多关系、多对多关系。在创建会计科目表的过程中，要让学生找出会计科目表与反映记账凭证的数据表、反映各种账簿的数据表之间的关系。例如，在会计科目表中必须创建“会计科目编码”字段、“会计科目名称”，其它可根据需要创建，在此应当明确“会计科目编码”的含义，在手工会计系统，会计科目编码的意义不很明显，但是在电算化会计系统中会计科目编码是数据处理的关键字，它便于检索、分类及汇总，可以提高输入速度，减少工作量。如果在会计凭证中输入了一个在会计科目表中不存在的科目编码，软件就会提示这张凭证输入错误，这一点在任何会计软件中都如此，那么，这个验证是怎么实现的呢?这就是“参照完整性”规则在起作用，首先在“会计科目”表与“会计凭证”表之间通过“会计科目编码”字段创建一个“一对多”的关系，然后实施“参照完整性”规则，“会计科目编码”字段在会计科目表中是主键，在会计凭证表中是外键，参照完整性规则要求不能在相关表的外键字段中输入不存在于主表的主键的值，这样在输入会计凭证时就不会出现非法数据，保证了数据的有效性。以此类推还可以创建其它表之间的关系，充分体现了会计数据之间的内在联系，保证会计信息的真实完整。

通过以上学习，学生运用会计软件时，不仅能规范化操作，还能知道这样做的原因，从而激发其对数据库这门课的兴趣。在《Access数据库》中还可以利用其本身自带的示例数据库“罗斯文商贸”数据库深入讲解，拓宽学生相关经济学科的视野。因此，会计专业的学生学习一点数据库知识具有现实意义。

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