如何杜绝时间浪费，把会议开得更高效？

如何杜绝时间浪费，把会议开得更高效？

　　会议，是我们工作中不可缺少的一部分。大到公司年会，小到例会。十几个人一个会议室，你三言我两语，来来往往，可能几个小时就过去了。结果还可能没讨论出结果。

　　作为职场人，我们时间都是非常宝贵的，假如总是参加一些低效或者无效的会议，会让人觉得厌烦，而低效无聊的会议将会严重侵蚀高管们的领导力。

　　如何提高会议效率，帮助员工明确工作方向？这是今天毕老师想和大家讨论的话题。

　　苹果教父史蒂夫·乔布斯以前在参加苹果广告代理商洽谈会时，看到一个生面孔后问了她的姓名，也听了解释，不过仍礼貌地请她离开。他的话掷地有声，“在这场会议中我认为我们不需要你，谢谢”。参加会议只需要让有必要的人参加，其他人不论地位如何，没有必要就不用参加会议。乔布斯认为，太多的人和声音会妨碍精简核心想法的产生，造成适得其反的结果。

　　因为我们打多数会议是用来作决策，通常会涉及到讨论。假如每个提出新思路的人能够提供支撑自己观点的数据，这样能够节省很多时间。基于数据也会减少糟糕假设的数量，避免浪费不必要的时间和资源。

　　很多的会议，有时候讨论的是不重要的东西。安排一个1小时的会议，你会刻意去把这些时间填补。当我们将时间缩短，就会强迫自己把重要的内容言简意赅地表达出来，提高会议效率，聚焦重点。

　　脸谱网“女王”雪莉·桑德伯格参加会议时，都会随身携带一个笔记本，记录着会议讨论要点和行动项目的详细清单。随着会议的进展，她会一条条勾掉清单中的项目，当每个项目讨论完成后，就会撕掉那一页笔记，会议到此结束。

　　我们的主会人也应该如此，把有限的精力放在如何掌控会议方向上。当内容偏离了回忆主题，及时发现提醒；把控好会议进度和方向，为成员答疑解惑，给予疏导。

　　开会时，不要总是主会人发命令、安排计划，这样与会人员参与度很低。一定要保证预留部分时间，让大家发表意见，带动参会者参与讨论。

　　另外，预期让与会人员会上即兴说出想法和建议，不如让大家事先提交想法，让更多人的意见得到倾听，也能收集更多有创意的想法，这样更容易展开讨论。这样也能让内向的员工积极参与会议，节省时间。

　　有些老板或经理很喜欢开会自己把所有想法和观点说出来，然后再让大家讨论说建议。这样很多员工都会下意识地听从，得不到其他的新建议新想法。再让大家在会议上提建议，很多时候是得不到答复的，也起不了讨论的效果。

　　因此，会议组织者先听完大家的想法，然后再发表自己的意见。

　　主动的情绪能够营造健康良好的办公氛围，与其让员工们被动地接受命令，执行工作，不如鼓励员工自己设定好工作的目标。积极主动的态度，能让员工更加有效完成任务，克服困难。注意要求他们在给这个承诺加一个时间限制和进度表，让这个承诺无懈可击。

　　会议是指有组织、有目的的言语沟通活动方式，德鲁克在《卓有成效的管理者》里说，凡是会议过多，一定是管理出了问题。而无效的会议也是管理出了问题。

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