国企档案管理策略分析

2017-11-13 浏览: 分享人:程森裕 手机版

  1新时期国有企业档案管理工作存在的不足

  我国国企的档案归置情况出现很多弊端,大多数企业缺乏重视和有效管理。大多数国企在档案留存和整理中,往往只重视会计档案,因为它与企业的经营活动息息相关,对其他方面例如党政文书类和企业科研技术类档案关注程度不够,不利于管理者对企业发展历史的全貌进行分析,也不利于促进企业持续性科技创新。国企对现存的档案缺乏统一和集中的管理,导致企业内部各部门档案各自为政,有的上交、有的自己保管、有的无人管理。部分国企内部档案管理沟通协商机制不健全,档案部门收集信息能力差,致使档案信息缺乏全面性和完整性,无法实现资源的有效共享。有的国企管理者将档案工作视为内勤工作,因此人员配置大多是没有经过档案管理业务知识教育和培训的非专业人员,档案管理人员的专业能力差,法律意识不强,对档案的处置往往比较随意,加大了档案的规范性管理难度,不利于档案的合理利用。

  2档案管理工作中问题的解决策略

  2.1加强对档案管理工作的认识

  首先,要提升对档案重要性的认识,切实意识到档案作为企业经营活动中重要的信息资源,是企业发展中的无形资产,于国有企业的生产经营具有重要的参考价值。其次,要具有责任思想。国有企业的相关领导应加大对档案管理工作重要性的认识,加大对档案管理部门的资金投入,并认真贯彻落实相关的档案管理制度,将责任落实到人,积极承担起档案收集、整理、存档等一系列工作,提高档案的利用率,实现档案的价值。

  2.2规范和创新管理模式

  首先,应该健全国企档案管理的接受和征集制度。国企档案管理部门必须改变传统管理模式,不能坐等其他部门自觉上交档案文件,而应该增强主动意识和宣传力度,创新管理方式,进行事前监控收发文件、上门收集等,将不断扩充和更新的档案文件及时归档。其次,应该扩展档案收集的范围,在收集传统纸质档案的同时,还要将与企业生产经营活动相关的各种视频、影像、奖杯等有记载价值的载体记录和收集上来。再次,应该加强档案管理的信息化和网络化进程,打造系统的电子档案管理数据库,利用信息技术和网络功能的辐射,促进档案信息资源的内部共享。信息化能提高国企档案管理工作的效率,使档案管理者脱离复杂的手工操作,让他们能不断探究档案管理的经验和规律,提高自身的档案管理水平。同时,档案管理的信息化创新方式,能为档案利用者搭建便捷、快速服务的平台,有利于他们查询和利用档案资料,提高档案服务的水平和质量。

  2.3加强档案管理工作队伍建设

  首先,国企管理者要把好用人关,能提高档案管理工作人员的入门标准,选择高学历、有耐心、敬业意识强的现代化人才,档案管理人员要经过公正、严格的考试和竞争,经过培训再上岗就业。给档案管理者高度的重视和待遇上的公平,避免人才的不断流失,保证在岗人员的稳定性。其次,国企要定期开展档案管理人员的培训和学习工作,健全档案管理人员的培训机制。例如与高校或者网络大学建立联系,让档案管理者进行实体或网络远程培训,不断学习先进的档案管理经验。档案管理人员也要主动钻研业务,对信息化和网络化等技术进行学习和应用,增强职业道德感,提高档案管理的责任心,使工作更加科学、细致。

  2.4提高档案管理工作的综合水平

  不论是何种形式的档案,都具有一定的意义,例如可以对企业当前的生产经营活动提供决策依据。而要想充分发挥档案的价值,就需要国企的档案管理工作人员能够有效掌握各类档案的性质,熟悉企业的发展动态和档案利用需求,通过变被动服务为主动服务、事后服务为超前服务的方式来合理地为企业的发展贡献力量。

  2.5促进档案管理一体化

  现代化管理手段和服务方式的应用,需要企业在档案管理过程中,树立一体化意识。实现企业文档一体化的实质,主要是融合现代的文秘制度和企业的档案管理工作,加强对企业的文档管理控制,保证企业档案管理工作流程的科学化和合理化。企业档案是企业在社会经济发展过程中的一种历史记录,在企业的发展中占有重要的位置,发挥了重要的作用。实现企业档案管理的文档一体化,需要企业的文书工作人员保持较强的档案意识,在文书流转的过程中及时做好不同文本的保存和上缴工作,档案管理工作人员也应该经常的指导文书工作人员的档案管理工作,保证文书工作人员对归档范围有明确的了解。

  2.6充分发挥档案运用功能

  新时期,必须加强领导的决策对于档案管理工作的影响及作用,提高档案管理的有效性,充分实现其价值和作用。工作人员应提供档案资料,不断挖掘档案资源,让档案价值从静止状态转变为动态,使其滞后性转变为超前性,从而实现档案工作价值。档案管理还可依托信息网络来充分发挥档案的运用功能,强化档案设施建设,让档案资源得以共享,特别是在办公自动化实现后,档案部门就可从后台向前台转变,档案管理部门可成为电子文件档案收集、管理与存储基地,以及配送、整合及利用基地,让信息资源实现全时段与全区域共享,并发挥档案运用效能。

  综上所述,国企档案中对企业的各种经营行为有明确记录,档案管理是企业重要的常规管理工作,为企业重大决策提供数据信息。在新形势下,必须创新档案管理方式,积极进行信息化和网络化建设,加快电子档案的管理进程,促进我国国有企业进一步发展。

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