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巧用Excel图表展现分析数据
很多朋友又开始了紧张的工作总结和下一阶段的工作计划。这样的工作是细致而繁琐的，涉及的分类较多，数据量较大，所以在工作时是少不了使用图表来协助的，要用现在最流行的一句话来形容，满眼尽是图和表。
Excel图表的绘制可谓既简单又复杂，说它简单有两个意思，一是就算是没有太多Excel应用经验的人，依然能通过图表向导很快制作出图表对象;二是只要做出很简单的“柱形图”、“饼图”和“折线图”等基本图表，就能达到分析数据的目的。同样，说它复杂也有两个意思，一是为了得到更好地数据分析和查看效果，所以还要为生成的图表做一系列的格式设置，如：系列格式美化、三维格式美化以及坐标轴和网格线设置等;二是图表可以与函数或宏等功能一起联用，制作出模拟图表或带有交互效果的高级图表。
经验一 设置系列格式选项和三维视图格式
制作任何类型的图表，通常都要对“图表系列”进行调整，包括对系列“颜色”、“形状”、“间距”和“重叠比例”等多方面的设置。在下图(图1)中，可以看到上面的两个小图就是直接生成“柱形图”和“三维折线图”后的默认效果;而下面两个较大的图表则是经过对系列设置后的效果。显然，对系列格式调整后图表，更有利于查看数据和分析数据。图1
对数据系列进行调整，最简单的方法就是对图表系列进行鼠标双击，在打开的“数据系列格式”对话框中可对系列进行“颜色”、“形状”、“选项”等多方面的设置。
对于三维图表除了要设置系列的格式外，还应设置好三维的视图格式，这样才能从最好的角度去查看，如上图中的“三维折线图”和下图(图2)中的“三维饼图”图表。“设置三维视图格式”对话框，可以通过鼠标右键的快捷菜单或“图表”菜单调出。
图2
在饼图的“设置三维视图格式”对话框中，可以对饼图的“仰角”、形状的“旋转”以及饼的厚薄进行调整，如图3所示。
图3
经验二 设置坐标轴和网格线
图表的坐标轴和网格线是查询数据时最重要的标准和依据，因此要将它调整和设置成最佳的效果。
图表中的坐标轴通常有两条，分别是x轴(分类轴)和y轴(数值轴)，在设置坐标轴时，要充分考虑图表类型、观察的角度以及制作图表的目的等多方面因素。坐标轴属性的调整可以直接用鼠标对坐标轴双击，在打开的“坐标轴格式”对话框中进行设置和调整。
在下图4所示的图表中，要对比和查看企业员工在6道题中选择“答案A”和“答案B”的人数情况，就对图表的数值轴做了一系列的设置，包括：数值轴标签的位置、分类次序反转等。
图4
图表中的网格线可以看成是数据的刻度线或查询的辅助线，因此在查询数据时往往要根据需要将网格线进行设置。在设置网格线时，可以调整网格的疏密、虚实以及有无等多种效果，在上面图4 所示的直方图图表中，就将主要网格线进行了删除。在下图5所示的雷达图图表中，左侧是带有数值轴的“数据点雷达图”，因为有数值轴，所以可以方便地对两种产品的销售额进行查看;右侧是没有数值轴的“面积雷达图”，可以宏观地按照月份比较两种产品的销售额份额情况。
图5
经验三 用函数来模拟图表
在Excel应用中，若只是为了单纯的查看和对比数据大小，可不创建真正的图表，而采用函数和设置单元格格式配合进行模拟图表的制作。如下图6所示的例子，是查看实际销售额与预期销售额之间的差异，在左侧已经计算出了“差异百分比”((实际销售额预期销售额)/ 预期销售额)数据，在数据表的右侧，利用“?”符号来模拟条形图图表。“?”符号个数的多少，表示了数据的大小，“?”实际上就是字母“n”，由于将单元格的“字体”格式设置成了“Wingdings”，所以在单元格中不显示字母“n”，而显示出“?”效果。这种效果适用于所有简单的柱形图和条形图的模拟制作。
图6
计算“n”的个数要根据“差异百分比”单元格的数据进行计算，所以在“低于预算”的一月(F2)单元格中输入公式“=IF(D2<0,rept("n",-round(d2*100,0)),"")”;在“高于预算”的一月(h2)单元格中输入公式“=if(d2>0,REPT("n",ROUND(D2*100,0)),"")”。这个公式的作用就是判断“差异百分比”中的数据是正是负，然后分别将数据扩大100倍并进行取整，得到的数据就是字母“n”重复的次数。
专家点睛：
本文并没有长篇累牍的介绍图表的创建过程，而是从应用经验角度出发，向大家介绍了如何制作出完美的数据分析图表。其实，无论什么图表，应把握一个原则，就是能起到准确分析数据和查看数据的目的。
微软已经推出了Office最新的版本Office 2007，在新的版本中已经没有了图表向导，可直接根据自带的图表模板生成出所需类型的图表。Excel 2007 还自带了大量的图表效果，将图表设置分成了“设计”、“布局”和“格式”三大类，通过简单的选择即可将图表设置成所需效果，见图9所示。
图9
无论将图表设置成什么风格和效果，也无论是使用Office 2003 还是Office 2007，把冷冰冰的数据转化成便于分析和查看的图表，这才是关键。
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