办公设备使用规范

办公设备使用规范

　　每一个老板都喜欢工作效绩高的员工，同时也喜欢注意细节工作的员工；每一个员工能够给公司带来直接效绩，但也能够在长期工作中带来无形的效绩，那就是对公司办公设备的爱护、对公司形象的重视、对公司员工的亲切交往等。这些无形的效绩也给公司带来了很大的利润。

　　在现在的办公过程当中，电脑、传真机、复印机、打印机等已经成为必须的办公用品。在商务交往中，我们经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达给身在异地的交往对象手中。无论是给对方发传真、发邮件、利用即时聊天软

　　件进行沟通，还是对电脑、传真机、复印机的利用，我们都需要掌握一定的礼仪规范。

　　1、注意传真首页

　　传真首页上包括的主要内容应该有有：传送者和接受者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等。另外，需传真的每页纸上应该有页码标注，这样方便阅读，而且如果某一页内容不清楚的话，也方便准确的补发。

　　2、传真信件

　　传真的信件内容一定要规范，如必要的称呼、问候语、签字、敬语、致谢词等均不可缺少。特别是信尾的签字尤其要注意，因为签字代表了这封信是发信者本人知道并且同意才发出的，若签字被忽略，那么任何人都可以轻易冒名发信件了。

　　3、传真的纸张规范

　　最规范的传真用纸张，一般是A4大小、白色纸。最好不要用其它颜色的纸，否则既不规范又会浪费传真机扫描的时间，而且发过去的传真纸可能是黑色或深色的，会影响传真的效果。

　　4、公章的使用

　　若传真盖有公章的文字材料，必须要把章盖得清晰。这样才能保证传真过去的效果。

　　5、注意字号

　　传真的材料，应该比普通打印的文件字体大一点，以保证传真过去的文字清晰、方便阅。

　　6、传真确认

　　发送传真之前，可以先向对方通报一下，以免发错；若传真页数较多，要特别告诉对方，以让对方考虑是否发传真或其它方式；发送传真之后，要再次和对方确认一下：发传真的页数、内容是否清楚等。同理，若收到传真后，对方没有打电话来确认，就要尽快通知对方，以让对方放心。

　　使用传真机注意事项：使用的先后问题。当你有一份很长的穿着需要发出去时，而轮候在你之后的同事只需传真一两页时，应让他先用；在公司里最好不要发私人传真；如果遇到传真纸用完时，应及时更换新传真纸。同时也要注意，不要造成纸张的浪费；如果遇到传真机出现故障，应及时找出原因，先处理好再离开，如果不懂修理，就请别人帮忙，不要把问题留给下一个同事；给对方发送传真时，要注意语言的使用。多说礼貌用语且不要生硬，最好不要说：“给我新号，我要发传真。”当对方不能准确地说出要发送传真的部门和个人时，就说公司没有这个人，然后挂断传真电话，粗暴地拒绝接收传真，这样做的后果仪式会破坏公司形象，还有可能拒绝了诚心想与公司进行商务交往的客户，而失去合作的机会。使用完毕后，不要忘记将你的原件拿走，否则容易丢失原稿，或走漏信息，给你自己及公司带来不便。收发邮件的礼仪规范

　　我们在收发邮件时，要做到合理、准确、规范，这样才能显示出商务场合下的素养。一般来说，收发邮件的礼仪规范主要有以下几个方面的内容：

　　保证在24小时内回复邮件，哪怕只是简单的一句话；每封邮件都应该有题目；不要发送垃圾邮件或者附加任何特殊链接；不要在群发邮件中透露他人的邮件地址，应该使用隐藏地址的抄送方式；正确使用大小写字母，用大写字母写邮件在网络文化中代表着你在朝对方大喊；发送手机短信和电子邮件时须署名；电子邮件里还应写入其它联系方式；最好不要发送容量过大的附件内容，并不是所有人都拥有一个超大电子邮箱；如果担心语气不对而引起误会，可多用“谢谢”、“请”等字眼，根据对象来选择开头语和祝福语，既不过于客套，又要注意礼节；主动终止发邮件的来往，可以在文末附注“全部办妥”、“无需回复”、“仅供参考”等字样。电脑使用礼仪规范开始使用计算机时，先开显示器等外设，后开主机。关闭计算机时，则相反，先关闭主机，然后再关闭外设关闭计算机后，请务必关闭电源插座再离开。一个好的电源接线板是很重要的，请使用带保险功能，大功率规格的接线板※确保使用的插座有良好接地。如果您的电脑是在国外购买并运输到中国使用，请千万记得检查并确认电压选择开关已调至230V以防止电源烧毁。使用电脑时请不要吃零食，不要将饮料等放在键盘/鼠标旁，防止碎物或者液体落入键盘等其它设备导致损坏。为了保持良好的散热，主机/显示器与墙壁之间的距离不得低于10厘米。使用时的环境温度需要在10-35度之间，否则会出现电脑无法开机的情况。插拔各类数据线时请对应颜色，并保持垂直的方向来插拔。长时间不使用电脑时，请对主机和显示器进行遮盖以达到防尘效果。使用QQ、MSN的礼仪规范

　　一般来说，我们在使用QQ、MSN等即时聊天软件时，需要注意的礼仪规范主要有以下几点：

　　如果我们很忙，就不要在线，或者设置一个busy或隐身状态；最好不要打扰忙碌的人。如果对方时busy状态，不要和他闲聊，若有重要的事，最好一句话说完。不要以一个“Hi”开始对话；尽量回复别人的消息。如果我们确实无法照应，那就告诉对方并设置busy状态；尽量不要在QQ上设置自动回复；网址的时候附上标题或简介；不要发连锁消息。含有诅咒性质、欺诈性质、谣言性质、无脑性质的连锁信息；保持安全意识。防止聊天软件中毒自动发消息干扰他人；不要刨根问底。对于聊天软件上的网友，户籍民警方式的询问往往不招人喜欢；保持聊天记录。同一个问题反复多次问别人会让人感到尴尬。复印机使用规范

　　复印机也是日常办公中使用最为普遍的办公设备之一，使用复印机应该注意一下几点：

　　在公司最好不要复印个人的资料。在使用的过程中，如果和其他的同事碰在一起，可以是先到先复印或者是赶时间的先复印，出于礼貌的说法，可以让同事先用。如果正在复印应该礼貌的请后来的同事等一回。复印完东西以后，记得关闭机器。如果用完了纸，记得添加上。如果在复印的时候遇到问题，或者弄坏复印机，一定找同事或者相关的人来帮忙，切忌自己不说走开。

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