分析ERP系统在企业的财务管理中的运用

财务管理 时间:2018-03-26 我要投稿
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  [摘 要]: ERP系统实现了财务管理和生产管理等功能的集成,将数据的采集延伸到生产、采购、销售和库存等环节,使企业管理的方式产生了重大的飞跃。本文从ERP系统的重要作用出发,结合本公司实际情况阐述了其在企业的会计核算、预算管理、成本管理等其他方面的应用,并对ERP在企业财务管理中的运用和对会计人员角色的影响进行了分析。

  [关键词]: ERP系统; 财务管理; 运用

  中图分类号:F275 文献标识码: A

  长期以来,销售型企业财务在管理控制和决策支持方面功能薄弱,会计作业主要体现于事后收集和反映会计数据,当企业危机发生时,危机便首先表现为财务危机,或缺少资金,或缺乏持续经营所需的资本。ERP开始应用于财务管理,不仅反映并改善了上述缺陷,同时依托这一平台,集成各种经营资源和信息,如客户、供应商、销售公司、代理商等,为企业科学决策提供了更好的依据和服务。

  ERP财务管理实施目标,自上世纪90年代起,会计系统全面推进会计电算化,几乎所有的财务人员都得到了相应的技能培训。计算机在会计核算上的应用,使财务人员从繁琐机械的手工记账中解放出来,有了更多的精力去做财务管理工作。现在ERP的出现,又颠覆了以往计算机仅仅在会计核算上的应用,并突破了以往财务工作的独立性。ERP是一个集中化管理模式系统,在这个系统中,财务人员参与进去的除了财务会计模块,还有后勤模块(用于物资采购的发票校验)、项目系统模块(用于集成的项目核算)、人力资源模块(用于上报考核工资)等等。因此,ERP在财务管理上实施的目标,绝对不是简简单单的会计核算,而是在ERP平台下实施财务管理应用。

  ERP是enterprise resource planning的英文缩写,中文意思是企业资源计划,是目前企业管理界较为流行的一个名词,但并不是一个全新的概念,对于企业管理者来说,经营管理本身就是对企业可支配的各种资源的整合利用,创造价值的过程。但这时候的企业资源计划关注的往往是单个企业内部资源的配置,管理范围较小、难度较小,多使用手工或传统处理流程进行。随着企业规模的不断扩大,企业资源及信息已难以通过手工操作实现快速集中和优化,而市场竞争却日趋激烈,需要不断提高反映速度,减少决策失误。在这种情况下,利用日新月异的信息技术实现企业资源计划成为企业管理的一个共同的需要。把客户需求和企业内部的制造活动、供应商的制造资源整合在一起,形成企业一个完整的供应链并对供应链上所有环节如订单、采购、库存、计划、生产、运输、服务与维护、财务管理、人事管理、项目管理等进行有效管理,对提升企业经营管理整体绩效具有非常重要的作用。

  湖北省电力公司通过全面建设实施ERP系统,实现了财务、物资、项目、设备资产、人资等五大业务管理的系统集中、数据集中、编码统一、流程统一、信息共享、业务集成,给湖北省电力公司及所属地市级供电单位的经营管理绩效的提升带来了革命性的推动。

  一、利用ERP系统提高企业的财务管理水平

  ERP系统在运行中需要大量的财务信息,所以在运行ERP之前,必须做好有关方面的基础数据工作,促使财务人员制定相关的制度,提供所有的会计与财务资料,为日后财务管理流程化提供条件。大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等工作,都可以由计算机自动完成,提高了会计工作效率,使会计信息的提供更加及时,满足了现代企业市场经济预测、决策的需要。运用了ERP系统搜集各项交易数据后,即依企业在ERP系统所设定的参数与所选择的企业业务程序,来进行运算、处理与分析,进而自动产生供管理决策参考的相关信息,管理会计人员不需再搜集、处理与分析数据。

  有鉴于此,企业内部会计人员所扮演的角色,应由原来的交易记录者、报表编制者,转变为企业决策者的咨询伙伴,以协助企业决策者取得与运用ERP系统所产生的信息。内部稽核人员方面也有所改变,传统的稽核业务较着重于正式的会计控制功能。然而,在新信息技术之下,企业内部控制从以财务会计为主的内部控制扩大为企业整体营运的内部控制。因此,内部稽核人员的新使命将以有效提升企业价值为未来角色发展的重要方向

  二、利用ERP提升企业资金管理水平

  通过ERP系统中的财务分析系统、决策支持系统,企业可进行资金流动性分析,了解资金的投向是否向效益高的产品和经营领域流动,结构是否合理。如:资金周转率的高低可以看出资金的转化是否顺畅,周转是否较快,通过预算的报警系统了解有没有超过规定的资金定额,通过固定资产和流动资产占总资产的比例了解资金占用比例是否合理;企业通过自有资金、长期负债和短期负债所占的比重是否恰当,已筹资金是否确保了生产经营活动和企业未来一定时期内发展的需要,资金筹措支付的成本是否合理等因素分析,确定资金的筹集与使用。

  根据美国生产与库存控制学会统计,使用一个ERP系统,可以为企业带来库存下降30%~50%;延期交货减少80%;采购提前期缩短50%;停工待料减少60%;制造成本降低12%;管理水平提高,管理人员减少10%,生产能力提高10%~15%等直接经济效益。这一点对于我公司有着重要的意义,由于交货期的延迟,库房偏小,各类绝缘子型号类似,从外观上难以区分,库存有很大的压力,各类绝缘子型号类似在ERP系统的帮助下实行了货位标示管理,把各种类型绝缘子按照订单及规格型号分别标识在相应货位上,这样从ERP系统里就能清楚地看到库存结存的未发货的订单以及各规格型号的绝缘子,避免了以前未应运ERP时到处找货的情况,极大的改善了库存情况,使仓库的使用率得到很大的提高。

  三、利用ERP提升企业成本管理水平

  现代成本管理需要一个能协调地计划、监控和管理企业各种成本发生的全面集成化系统,从而协助企业的各项业务活动都面向市场来进行运作。在典型的ERR系统中,所有的成本管理应用程序都共用同样的数据源并且使用一个标准化的报告系统,用户界面的同一结构使这个系统具有容易操作的特点,成本与收入的监控可贯穿所有职能部门。差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来,并可采取措施去纠正。具体说来,典型的或高层次的ERP成本管理涉及以下几个方面:成本中心会计、定单和项目会计、获利能力分析等系统。 以定单和项目会计为例,我公司是一个典型的订单型的生产企业,使用ERP系统收集成本,并用计划与实际结果之间的对比来协助对每一个订单的监控。系统提供了备选的成本核算及成本分析方案,从而有助于优化我公司对每一项业务活动的计划与执行。

  再以获利能力分析为例,哪一类绝缘子会产生最好的效益?一个特定的绝缘子定单利润是怎样构成的?这些都是获利能力分析必须涉及的问题。获利能力分析模块将帮助找到答案。同时,销售、市场、产品管理、等模块也将根据从获利能力分析所提供的第一手来自市场的信息来进行进一步的分析处理,公司因而能判断它目前在现存市场中的位置,并对新市场的潜力进行评估。

  在我公司上ERP系统之前,虽然对每个订单也进行了项目评审,但评审的主要目的是生产上能否按订单及时交货,对于利润率仅作为一个辅助项目来参考。这样的后果就是生产是完成了,但对企业利润的创造只能秋后算账,等到财务报表出来后才能知晓。我公司ERP系统里有一个订单成本核算模块,由技术部将技术通知单下发,ERP系统即可按流程工艺计算此订单的盈利情况。这样公司在生产决策上就可兼顾生产效率以及盈利情况均衡安排生产。

  四、利用ERP提升企业财务决策与计划能力

  我公司ERP系统实行的是三级计划管理,即决策层、计划层和执行层,是一种计划主导型管理模式,计划层次从宏观到微观、从战略到技术逐层优化,但始终保证与企业经营战略目标一致;ERP的财务子系统中包含了成本会计和财务管理功能,可以由生产活动直接产生财务数据,把实物形态的物料流动直接转换为价值形态的资金流动,财务部门及时得到资金信息用于成本控制,通过资金流动状况反映经营情况,随时分析企业的经济效益,参与决策,指导与控制经营和生产活动,形成物流与资金流的统一。

  ERP应用涵盖了销售、采购、财务、质量、人力资源和设备的管理,采用现代技术,将企业生产经营各个环节的信息资源进行整合,达到信息资源共享的目的,减少内部消耗,提升企业效率,其实质为业务流程重组。重要特征为体现在财务账面上的企业生产经营信息不仅是资金的收付,而且涵盖了从供应商供货到产品销售给用户的全部信息。

  五、ERP在具体的财务管理应用中还要关注的问题

  (一)人机应用欠缺灵活性由于ERP系统本身所具有的高度集成性,所以在人机应用方面表现出较多的不灵活性。比如,在各个窗口打开过程中,必须按照顺序一个一个打开,只要无意间关闭了哪一个系统,其后面的操作都无法实现,而不像我们平时使用的WORD、EXCEL等操作系统,关闭前面的操作不会影响后面的操作。

  (二)系统维护成本较高。由于ERP系统一般情况下都是由上而下进行维护,而基层的维护人员又无法真正了解ERP的运作过程以及内含的关键控制点,加上系统又是请武汉方面的公司开发研制的,我公司一般员工在操作中一旦出现问题,往往需要层层汇报,时间长、费用大,影响了企业的效率。

  (三)查找差错比较耗时虽然ERP具有高度集成等特点,对应关系也比较明晰,但是在会计核算当中,万一哪个环节出了差错,财务人员复核时如没有及时发现,事后需要查找要复杂得多,所消耗的时间也要长得多。

  六、ERP财务管理应用的风险及防范

  ERP的上线工作经过长时间充足的准备,但任何新事物的应用都有一个逐步适应与完善的过程。我们应当对可能存在的各种风险有全面的了解,并且增强风险意识,建立起一套行之有效的风险防范与管理机制。财务部门是企业所有业务的最终反映与归集部门,需要处理最大量的数据信息。因此做好风险防范工作,是提高ERP实施成功率的重要保障。

  传统观念与ERP的矛盾。熟悉电算化的人很容易认为ERP就是一套软件系统,并没有意识到这是企业整个管理方式的改变。如果我们仅仅简单地模拟现行企业的各个业务,使之一成不变地在新系统中进行计算机化,就会使ERP丧失其最重要的管理功能,最终将导致ERP应用的失败。

  各个业务部门的密切配合度。ERP最大的特点是业务的集成,财务不能再像从前那样单从自己的财务计算机系统中工作,而是与物资、项目、设备、人力资源等各部门密切配合才能在ERP这个系统中显示出自己的业务。若有一个环节出现问题,就会直接影响财务人员的记账工作。同样,财务部门的工作也影响着其他部门。因此各个业务部门的密切配合度,也将直接影响ERP实施的成功率。

  ERP接替老系统时段的风险。一般来讲,以前只有财务部门实行较为完善的电算化。新系统最初上线时,还没有经过充分的事实检验。虽然经历过单元测试、集成测试、模拟运行几个过程,但仍不足以囊括所有的财务业务。新旧业务的流程有所不同、具体的操作方式有所不同,因此,未经历充分的实际业务检验,最好双系统并用,一方面给大家充分的时间熟练地掌握新系统,另一方面可以对新旧系统账套上的业务核算进行全面核对。

  信息系统安全运行的风险。ERP系统正式运行后,系统若存在病毒感染、非法篡改、删除等将造成业务中断,给企业带来不可弥补的损失。因此,我们应当控制好用户权限以及建立完善的数据定期备份机制。

  七、结束语

  总之,ERP作为一种新的企业资源式,具有很强的应用潜力,我公司也在去年才进行ERP的研制,今年才刚刚试运行。系统的完善还需要不断积累经验;同时还需要将成功企业的成功系统汇总,把ERP实施工程中存在的不足予以予以克服和改进,以使ERP系统在企业财务管理中有更加美好的前景,全面提高企业的管理水平,努力实现企业价值最大化的目标。