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浅谈如何提高远程教育的档案管理
一、远程教育档案管理改进策略
（一）创建档案信息管理标准档案管理信息化是确保档案资源科学设施的重要前提条件。在实际的管理过程中，要结合本身的工作状况，制定出科学、合理的信息化管理标准。良好的执行标准，也需要优质的组织管理能力才能够保障其顺利完成，所以在实际的管理过程中，要不断提高相关部门的组织能力，实现“岗位责任落实到位，分工科学合理”。
1.统一电子文档格式远程教育学校档案上网前，要按信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换，保证数据的可靠性和通用性。那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，利用网络技术向档案部门传输；还可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线；建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出统一格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
2.分工负责，确保远程教育学校电子档案的质量电子文件归档所涉及的问题广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文档形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
3.实施电子文件管理战略新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
（二）档案信息收集工作不断加以完善随着远程教育内容以及途径的不断拓展，很多档案内容都需要进一步增加，从而满足更多方面的实际需求。远程教育学校的人事、文书、会计及教师业务等档案资料的完整收集、系统成卷、归档收藏以及信息数字化，仅是一种信息资源的存储。开放教育档案的生命在于它的实用性，只有积极地开展档案信息资源的开发利用，才能真正实现开放教育档案资源的自身价值。远程开放教育档案工作者要深入开发加工档案管理信息，充分利用校园网络提升远程开放教育档案信息科研成果的传播效果，使封闭的档案管理走向“开放”，紧密配合中央电大各有关部门的工作，及时提供全方位的查询、利用。为远程教育学校各种主题活动提供相关数据等档案信息，拓宽档案信息使用层面，使开放教育档案信息化管理成为远程教育学校一项重要的基础建设，并承担起为远程教育学校发展提供相关准确数据的重要职责。档案信息化管理是通过档案的自动化来实现的，包括档案自动索引、多媒体技术、条形码技术等。档案管理除了使用信息技术外，还应该利用各类高新技术手段，实现档案信息化管理。使用空调、除湿器等装置来保持档案室的温度及湿度，实现档案保管条件的现代化；运用复印、彩印扫描、装订手段的机械化实现载体材料的现代化；运用微机编码实现检索手段的自动化；运用档案管理软件进行档案归类，实现档案管理标准化、规范化。
（三）提高档案管理者的综合素质远程教育的档案管理工作要想顺利推行，就必须要有良好的执行人员加以高效推进。传统的档案管理工作多是涉及的纸质档案，所以管理者在实际的管理过程中，对电子信息技术的掌握程度并不是很高，尤其是一些经验丰富的中老年职工，其更是难以接受更多的新鲜方式。因此，在远程教育学校的实际管理过程中，要不断提高档案管理人员的电子信息技术水平，档案人员必须从杂业型转向专业型，保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展。人的因素是主要的，档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合性人才，因此要提高整支队伍素质，就要创造条件，对不同工作岗位进行有针对性的学习，不断更新知识，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥人的主观能动性，有他们的用武之地和施展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位，工作科学量化，体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥，有效地提高员工的信息技术素养。
二、结论
电子信息技术的不断发展，极大地推动了远程教育课程的大规模发展，进而有效地普及了各项成人教育，为社会发展提供了更多的实用型人才。然而，在远程教育的档案管理过程中，仍存在一定问题有待进一步解决。笔者结合当前远程教育档案管理工作中存在的问题，探索了相应的应对措施。
作者：罗琼 单位：黔南州广播电视大学
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