档案管理的工作方案

时间:2022-07-30 16:55:46 图书情报与档案管理 我要投稿
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档案管理的工作方案范文(精选7篇)

  具有强导向性是工作方案的特点之一。在计划开展某项工作时,提前准备多种方案,可以更好的帮助领导做决策,你知道写工作方案需要注意哪些问题吗?下面是小编收集整理的档案管理的工作方案范文,仅供参考,希望能够帮助到大家。

档案管理的工作方案范文(精选7篇)

  档案管理的工作方案 篇1

  为加强档案资源建设管理和开发利用,加速档案信息化进程,提高档案管理水平,努力实现档案工作规范化管理,根据《档案法》的规定,结合实际,制定如下工作方案:

  一、加强领导,明确职责

  为保证档案达标工作顺利进行,决定成立档案达标工作领导小组。其成员组成如下:

  组长:XX理事长

  副组长:XX副理事长

  成员:办公室工作员兼档案工作人员,负责具体操作和日常工作。

  二、加强协作配合

  档案目标管理是机关整体工作一个不可或缺的一项重要工作,在各门类档案的收集过程中,各有关人员和有关科室要密切配合,大力支持,积极帮助,共同努力,确保完成机关档案目标管理任务。

  三、工作步骤

  第一阶段:准备阶段(时间:年3月1日至3月5日)

  1、制定档案达标升级工作实施方案,明确工作人员,分解落实责任。

  2、组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和意义。

  3、制定和完善档案管理办法,各项制度及归档范围,分类大刚、保管期限表。

  4、完善和添置档案的硬件设施,如:调整实物档案陈列室、空调防尘、防鼠、防虫设施和档案盒等。

  第二阶段:实施阶段(时间:4月11日至5月30日) 做好档案材料的收集工作。包括各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归档、打印归档文件目录等。各类档案的收集、归档工作由相关科室负责,即文书档案、人事档案由办公室负责;会计档、基建档案案由财务科负责。

  第三阶段自评自查,总结迎检。(20xx年6月1日――10月1日)

  对照《机关档案工作业务建设规范》的'要求自我检查,做好迎接县局检查的准备。

  四、几点要求

  (一)按照本方案规定需收集、整理的档案资料,各股室要不折不扣、毫无保留地移交办公室集中管理。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生的遗失、损毁、泄密等问题,由责任股室和责任人员承担相关责任;

  (二)在收集整理工作开始之前,制定详细的计划,分段整理,按时完成;

  (三)实行档案整理定期调度和通报制度。在档案交由本县档案局规范化整理之前,办公室对档案整理工作在办公会上通报档案整理进展情况。

  档案管理的工作方案 篇2

  居民健康档案的建立是关系到辖区广大人民群众身体健康的一个关键环节,根据《阜阳市促进基本公共卫生服务逐步均等化实施意见》及《太和县促进基本公共卫生服务逐步均等化实施意见》卫监[20xx]327号文件精神,结合实际,制定20xx年居民健康档案项目方案。

  一、项目目标

  (一)总目标

  根据全县要求,中心基本建立统一、科学、规范的居民健康档案管理制度,逐步实现居民健康档案管理信息化。以健康档案为载体,为居民提供连续、综合、适宜、经济的基本医疗卫生服务并建立居民电子健康档案。

  (二)年度目标

  20xx年纸质档案及电子档案分别达到100%。

  二、项目范围和内容

  (一)范围:辖区所属社区及行政村。

  (二)内容:

  1、制定居民健康档案管理规范

  严格执行卫生部制定的居民健康档案管理规范,结合我县相关文件规定。统一规范服务对象、居民健康档案内容、建档方式、服务流程、档案保管和使用等。新建立的居民健康档案必须符合卫生部制定的《居民健康档案管理规范》要求和省卫生厅颁布的规定。应在1年内逐步更新,使其达到新的要求和规定。

  2、健康档案管理适宜技术培训

  (1)培训对象:社区卫生服务中心卫生技术人员、社区服务站医生及乡村医生。以提高技术水平,向城乡居民提供优质的建立健康档案服务。

  (2)培训内容:居民健康档案管理和使用规范、要求、技术,建立健康档案必须的医学知识和技能,档案管理信息化技术等。主要教学资料有:《中华人民共和国档案法》,卫生部《居民健康档案管理规范》、《病历管理规范》,国家和省、市、县卫生行政部门颁发的各种规定、计算机基础知识等。

  3、建立居民健康档案

  (1)居民健康档案内容

  居民健康档案内容包括个人基本信息、健康体检、重点人群管理记录和其他医疗卫生服务记录。

  ①个人基本情况包括姓名、性别等基础信息和家族史、既往史等基本健康信息。

  ②健康体检包括一般健康检查、生活行为方式、健康状况及其疾病用药情况、健康评价等。

  ③重点人群管理记录包括国家基本公共卫生服务项目要求的0—3岁儿童保健、孕产妇保健、老年人保健、慢性病患者管理等各类重点人群的随访和管理记录。

  ④其他医疗卫生服务记录包括上述记录之外的其他接诊记录、住院记录、转诊记录、会诊记录等。

  (2)居民健康档案的建立方式社区卫生服务中心(站)、村卫生室等基层医疗机构负责向辖区内居民提供建立健康档案服务。

  ①辖区居民到基层医疗卫生机构接受服务时,由首诊医生负责为其建立居民健康档案,并根据其主要健康问题和卫生服务需要填写相应记录。

  ②通过入户服务(调查)、疾病筛查、健康体检等多种方式,由基层医疗卫生机构责任医护人员分期、分批在居民家中或工作现场为辖区内重点人群建立居民健康档案,并根据其主要健康问题和卫生服务需要填写相应记录;0—3岁儿童健康管理和预防接种服务专项档案由儿童保健医务人员在新生儿访视时建立;孕产妇保健服务专项档案则由妇产科或妇女保健医护人员在早孕诊断确认后建立。

  ③在医疗卫生服务提供过程中建立的健康档案相关记录表单,装入居民健康档案袋统一存放。

  (3)居民健康档案的使用

  ①已建档居民到基层医疗卫生机构复诊时,在调取其健康档案后,由接诊医生根据复诊情况,及时填写、更新和补充相应记录内容。

  ②入户医疗卫生服务时,应事先查阅服务对象的健康档案并携带相应表单,在服务过程中记录、补充相应内容。

  ③需要转诊、会诊的服务对象,由接诊医生填写转诊、会诊记录。

  ④所有的服务记录由责任医生统一汇总、及时归档。

  (4)健康档案管理

  居民健康档案参照《医疗病历管理办法》管理,重点要求如下:

  ①中心建立居民健康档案服务专(兼)职管理人员,接受过本项目组织的'培训,并成绩合格。应制定本单位居民健康档案管理制度,并严格执行。

  ②健康档案管理要具有必需的档案库房,配备档案装具,按照防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等要求妥善保管健康档案,指定专(兼)职人员负责健康案管理工作,保证健康档案完整、安全。

  ③使用多途径的信息采集方式建立居民健康档案。健康档案应及时更新,保持资料的连续性。

  ④健康档案的建立要遵循自愿与引导相结合的原则,在使用过程中要注意保护服务对象的个人隐私。

  ⑤居民健康档案统一编码,采用l6位编码制,以国家统一的行政区划编码为基础,以乡镇和街道为范围,村(居)委会为单位,编制居民健康档案唯一编码。同时将建档居民的身份证号作为统一的身份识别码。

  ⑥遵照国家有关专项技术规范要求记录相关内容,记录内容应齐全完整、真实准确、书写规范,基础内容无缺失。

  ⑦健康档案管理和服务人员在使用、管理、考核等工作中有权使用健康档案,其它机构或个人需要使用健康档案时,必须向中心提出书面申请,经批准并经本人或其监护人同意后,方可使用。

  ⑧居民健康档案为社会公共信息资源,应长期保存,不得流失、损毁,违者依法追究责任。

  4、逐步实现居民健康档案管理信息化管理

  (1)主要任务:健康档案实行信息网络化管理,提高居民健康档案信息管理水平和质量。

  (2)基本规划:利用现有资源及时把新建立的纸质居民健康档案录入计算机网络平台,并及时更新档案。

  三、项目组织与管理

  1、中心负责项目实施的领导与管理,负责制定实施方案。

  2、分管负责人负责项目实施,包括制定实施计划、开展人员培训、技术指导、绩效考核、信息管理等。

  3、中心、服务站、村卫生室负责为其直接服务人口建立居民健康档案,中心负责辖区内社区卫生服务站、村卫生室建档工作的指导与管理。

  四、项目实施监督与考核

  (一)中心负责辖区社区卫生服务站、村卫生室健康教育的经常性督导检查、效果评价。 县妇幼保健所负责中心的督导检查、效果评价每年不少于2次。考核结果与评优和经费安排挂钩。

  (二)督导考核主要内容:项目实施计划制定、组织管理、人员培训、经费到位和使用、建档数量和质量、档案更新与管理、服务效果、居民满意程度等。

  (三)主要评价指标

  1、健康档案建档率=建档人数/辖区内常住居民数x100%

  2、健康档案合格率=填写合格档案份数/抽查档案总份数x100%

  3、健康档案使用率=抽查档案中有动态记录的档案份数/抽查档案总份数x100%(有动态记录的档案是指一年内健康档案记录有符合各类服务规范要求的有关医疗卫生服务记录)

  4、健康档案真实率=抽查档案中内容真实的档案份数/抽查档案总份数x 100%(真实可以通过电话询问、逻辑判断等)

  5、健康档案管理情况。

  档案管理的工作方案 篇3

  为认真贯彻落实《二期工程建设档案管理办法》和《二期建设工程竣工文件编制办法》,强化对项目文件的过程控制能力,确保项目档案齐全完整、内容准确、系统规范,真正做到档案管理与工程建设同步推进、纸质档案与电子档案同步建立、档案应用与工程管理同步见效,针对档案管理,特制定以下具体实施方案。

  一、总体思路

  坚持项目档案全过程管理理念,遵循“谁主管谁负责”、“管生产必须管档案”的原则,以落实项目法人负责制为核心,以建立健全管理制度为抓手,以强化事前介入、事中控制、事后检查、验收把关等多环节控制为主线,创新实践档案管理工作新思路、新模式、新方法,提升项目档案管理水平,使项目档案管理工作与工程建设同等重视、同步推进、同步落实,实现“建精品工程,创精品档案”的工作目标。并以项目档案工作的规范开展促进建设项目管理工作的优化提升,更好地为项目建设与管理服务。

  二、档案管理组织体系及职责

  档案管理组织体系是档案管理责任制运行的根本保障,组织体系须充分体现科学性、合理性和效能性。二期工程档案管理组织体系分为三级:

  (一)档案管理工作领导小组

  领导小组由指挥部分管档案工作的副总指挥担任组长,各处室主要负责人为成员。主要职责为:全面部署和领导推进档案管理实施工作,审定档案管理制度,研究决策档案管理工作中出现的重大问题,审查归档资料,组织档案专项验收等。

  (二)档案管理工作办公室

  档案管理工作办公室是领导小组下设的日常办事机构,设在指挥部办公室,下设档案室。指挥部办公室主要负责人为档案管理工作办公室负责人,各处室分管负责人和档案管理员为成员。主要职责为:指导和推进落实档案管理实施工作,制定指挥部档案管理制度,检查项目部档案管理制度,组织培训交流活动,组织开展专项检查等过程控制活动,检查归档资料的真实性和完整性,承担档案专项验收的准备工作等。

  (三)项目部档案管理工作小组

  项目档案管理实行项目法人负责制。各施工、监理项目部进驻现场后必须及时成立档案管理工作小组,项目经理任组长,分管经理和档案管理员为成员。主要职责为:学习落实指挥部颁发的档案管理制度,制定项目部档案管理制度,落实档案管理实施工作,事先建立档案文件体系并确保文件及时归档,配合开展各项检查工作并及时整改,完成竣工文件组卷及自审,协助进行档案专项验收工作等。每个项目部必须设专职档案管理员1名,并根据工程量的大小配备足够数量的档案管理专兼职人员。要求选派责任心强、有一定工作能力和经验的人员承担档案管理工作,项目部应建立激励机制,给予称职的档案管理员一定的报酬和奖励。

  档案管理工作领导小组将定期和不定期地召开工作会议,听取档案管理工作办公室的汇报,研究部署档案管理推进工作。档案管理办公室定期召开工作会议、经验交流会议和专题研讨会议,总结推广好经验、好做法,分析研究档案管理面临的问题,并制定对策措施。项目部档案管理工作小组定期召开工作会议,检查档案管理实施工作落实情况,并及时向档案管理工作办公室上报总结报告。

  三、档案管理制度体系

  档案管理制度体系是档案管理运行的重要载体和基础,制度体系须充分体现完整性、实用性和指导性。二期工程档案管理制度体系分为二个层面:

  (一)指挥部层面档案管理制度体系

  指挥部需重点抓好以下几个部分的职责和制度的建立、修改和完善:

  1、档案管理工作领导小组、档案管理工作办公室职责;

  2、档案管理员工作职责;

  3、档案管理办法;

  4、竣工文件编制办法;

  5、档案管理实施方案;

  6、培训交流制度;

  7、监督检查和整改制度;

  8、考核奖惩制度;

  9、档案专项验收制度;

  10、其他与档案工作全部流程相关联和配套的各项管理制度。

  (二)项目部层面档案管理制度体系

  施工、监理项目部需重点抓好以下几个部分的职责和制度的建立、修改和完善:

  1、档案管理工作小组职责;

  2、组长(项目经理)、分管经理、档案管理员工作职责;

  3、档案工作流程和管理制度;

  4、自检制度;

  5、考核奖惩制度;

  6、其他与档案工作全部流程相关联和配套的各项管理制度。

  指挥部对修改完善后的制度将以文件形式下发,项目部修改完善后的制度须在进场后的15日内报档案管理工作办公室备案审查。项目部须组织相关人员开展学习研讨活动,让每一个相关人员都能熟悉了解所在岗位的档案管理职责、档案工作流程、相关管理制度规定和责任要求。

  档案管理工作办公室和各项目部需建立档案管理制度体系更新完善制度。一方面,当国家相关法律法规发生调整变化或上级提出新的相关管理要求时,当项目部组织结构、管理模式等发生调整变化时,都需对档案管理制度体系及时进行更新完善;另一方面,制度体系也必须在运行实践中不断加以补充、修订和丰富完善。

  四、档案管理运行体系

  档案管理运行体系是档案管理相关制度能否落实的关键,运行体系须充分体现针对性、全面性和强制性,涵盖档案工作的各个环节。二期工程档案管理运行体系包括六个方面:

  (一)通过合同约束强化档案管理工作

  指挥部在编制招标文件时,以建设项目档案工作质量与工程实体建设质量同等重视、目标要求一致、考核措施一致为原则,将严谨、规范、科学地开展档案管理工作作为体现投标人管理水平的重要组成部分纳入特殊条款中,并在评标分值设置中占有一定比重,以此强化投标人对档案管理工作重要性的认识。

  建立档案保证金制度,在招标文件和合同中明确规定建设项目档案保证金条款和数额,以及返还条件。要求监理项目部把档案管理工作纳入监理工作程序和内容,既监理工程质量,同时也监理项目档案质量。

  (二)加强档案管理培训指导和交流

  各项目部对指挥部下发的`档案管理制度须及时组织学习,并深刻领会。档案管理工作办公室在项目部进场后的15日内将组织开展集中培训活动,分管经理和档案管理员必须参加。培训内容包括国家、省市、行业有关档案管理法律法规和指挥部颁布的各项制度,竣工文件结构划分、编制要求和组卷格式,档案工作实施方案等。培训方式采取授课和交流相结合的方式,根据实际需要,聘请档案管理专家传授知识和经验,并进行互动交流。培训时间以参加培训人员掌握档案管理工作要点,能正常开展档案管理工作为止。要求参加培训人员积极准备,认真听课,大胆提问,确保培训活动达到提高档案管理人员业务能力的效果。

  项目部在档案工作实施过程中遇到问题和难题时,须及时与档案管理工作办公室联系,档案管理工作办公室将及时给予指导。同时,档案管理工作办公室需增强主动服务意识,经常深入项目部进行调研,组织交流活动,释疑解惑,并推广好经验、好做法。

  鼓励档案管理人员参加档案管理机构举办的培训班、学术讲座、学术会议,开展业务调研和考察,并将新规定、好方法及时反馈档案管理工作办公室,以便进一步提高项目档案管理整体水平。

  (三)建立项目档案“预立卷”制度

  “预立卷”是指项目实施前,按照规定的归卷条款建立系列卷盒,并将项目实施前和实施中办理完毕的文件及时归入相应卷盒的工作。实行“预立卷”制度,可以预见性地做好平时文件暂存管理工作,避免文件缺失遗漏,极大地减轻项目后期文件整理组卷和归档工作量。

  “预立卷”的关键在于按照相应的法规和标准确定文件结构体系。指挥部颁布的竣工文件编制办法明确了竣工文件分为工程准备阶段文件、招投标文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、科研文件等七个部分,并确定了部分、卷、册、分册、辑等五级结构体系及编号。

  按照文件结构体系及编号,档案管理工作办公室承担工程准备阶段文件、招投标文件、竣工验收文件、科研文件等四个部分文件的卷盒建立工作,施工项目部承担施工文件、竣工图等二个部分文件的卷盒建立工作,监理项目部承担监理文件的卷盒建立工作。

  由于项目施工标段较多,标准不一、文件复杂,因此竣工文件编制办法中对施工文件、监理文件、竣工图等文件的结构分解只到“册”层级。要求施工项目部按照文件结构体系和编号,根据实际情况,在进场后的1个月内完成施工文件和竣工图文件结构体系的向下分解和编号,建立相应系列卷盒,明确每个卷盒内的文件名,并及时报监理审核、档案管理工作办公室审定。同理,要求监理项目部完成监理文件结构体系的向下分解和编号,建立卷盒,报档案管理工作办公室审定通过后执行。

  档案管理员对办理完毕的文件须及时进行收集、登记、整理,并归入相应的卷盒中。档案管理工作办公室将对卷盒的建立和平时归卷情况进行指导和检查,项目经理须将档案管理工作纳入日常管理工作中。在归卷运行中,项目部可根据实际情况对预立卷类目进行调整,但调整后的类目须报档案管理工作办公室审定批准。

  (四)推行项目档案“首件制”

  项目档案“首件制”是指通过对首件案卷完整性、准确性和系统性的确认,发挥首件案卷的示范作用,带动、推进和保障后续案卷质量的一种做法。后续案卷质量不能低于首件案卷标准。

  各项目部通过执行“预立卷”制度,在整理、归卷形成完整的首件案卷并完成自检后,报监理和档案管理工作办公室审核、审定。档案管理工作办公室在审查首件案卷符合竣工文件编制办法中的编制要求后,签发《首件案卷确认书》。如不符合要求,则提出整改意见并给予指导,项目部完成整改后,再报监理和档案管理工作办公室审核、审定。确认后的首件案卷,作为其他案卷的归卷样本。

  (五)强化项目文件的过程检查和竣工文件的分级审查档案管理员在收集、整理项目文件时,必须强化自检力度,发现问题及时处理,确保归卷文件符合编制要求。施工项目部提交的工作报告中必须包含归卷文件自检结果。监理项目部须将对施工项目部归卷文件的检查纳入日常监理范围,发现问题及时下达整改通知书,每月提交的监理报告除包含本部门归卷文件自检结果外,必须说明对施工项目部归卷文件的检查结果。档案管理工作办公室每月组织一次专项检查,根据需要邀请外部专家参加,检查内容包括:项目部组织体系运行情况,管理制度执行情况,归卷文件的及时性、准确性和规范性,问题整改落实情况等。对检查中发现的问题下达整改通知书,检查结果通报各项目部。

  施工文件、竣工图等竣工文件审查实行“四级审查制”,即施工单位自审、监理单位复审、指挥部审查、竣工验收委员会终审;监理文件实行“三级审查制”,即监理单位自审、指挥部审查、竣工验收委员会终审;其他竣工文件实行“二级审查制”,即指挥部自审、竣工验收委员会终审。在指挥部审查通过后,各项目部须及时向指挥部移交全套案卷。在竣工验收委员会终审前,指挥部将邀请专家对项目档案进行预验收,并召开档案工作专项会议,查漏补缺,及时整改,确保竣工档案真实、准确、完整。

  (六)严格考核奖惩制度

  各项目部须建立分级管理的档案责任制考核奖惩制度,将考核奖惩工作常态化,考核结果应与相关责任人的荣誉和经济利益挂钩。

  指挥部档案管理工作办公室除建立档案管理考核指标体系外,将根据工程推进情况和档案管理工作实际,组织开展专项竞赛创优活动,同时在制定工程劳动竞赛目标、节点目标、质量目标等过程中增加档案管理内容,将档案检查结果与工程评优考核挂钩。

  对在档案管理工作中作出突出贡献的项目部和个人,指挥部将给予适当的表彰与奖励,出具业绩证明。对违反相关规定,档案质量不达标,且整改不及时、不到位的项目部和责任人,将给予通报批评,并按规定给予相应的经济处罚。对于特别严重的,将不予返还保证金。

  档案管理的工作方案 篇4

  为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存,加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展,特提出如下建议:

  一、档案管理机构及职责

  1、档案工作由公司总裁统一领导,办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总,由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作,并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。

  2、办公室应逐步完善档案管理制度,确保档案安全和方便利用,并且及时纠正档案管理中的疏漏。

  二、档案的保存

  1、保存地点:办公室档案柜

  2、保存内容:包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的.历史记录。

  3、保存方法:

  3.1分类

  3.2汇总

  (1)办公室资料:根据文件的编号或日期汇编成册,分为两大部分:接收文件和下发文件(分别记录),形式如下:

  接收文件下发文件

  日期:年月日(编号:)日期:年月日(编号:)

  接收自:下发至:

  主题:主题:

  公司人事资料汇总形式如下:

  姓名:(个人基本资料)学历:所属部门及职位:

  客户资料汇总形式如下:

  国家:客户名称:主要业务:联系人及方式:

  工厂资料汇总形式如下:

  类别:工厂名称:(地址)联系人及方式:

  (2)技术性资料汇总形式如下:

  日期:年月日

  产品名称(类别):

  最终报价:(工厂:)

  (3)财务资料:根据时间(月、季度、年)汇总,在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料,按照编号登记入册。

  (4)国际业务资料

  以合同为线索整理,按照合同号登记成册,形式如下:

  合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全

  (5)样品资料汇总形式如下:

  外来客户样品公司生产样品

  样品编码:样品编码:

  样品描述:样品描述:

  (6)成员公司资料汇总形式如下:

  公司名称:主要业务:

  联系人及方式:相关资料包括:

  三、档案的借阅

  因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损等,更不能随意乱放,以免遗失。

  四、处理规定

  公司各部门及员工有保护档案的义务,有下列行为之一,据情节轻重,给予50-300元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:

  1.毁损、丢失、擅自销毁公司档案

  2.擅自向外界提供、摘抄公司档案

  3.涂改、伪造公司档案

  4.未及时上报、归档或管理不善

  5.未按手续就借阅、外带者(档案管理者同罚)

  注:监督责任部门为公司办公室,第一责任人为指定的档案管理员,第二责任人为办公室负责人。

  以上建议不妥之处,恳请批评指正。

  档案管理的工作方案 篇5

  一、目的

  为了规范档案管理规范,总经办在整理和管理档案过程中,以字符形式赋予档案的一组代码,档号是存取档案的标记,并且有统计监督作用。

  本规则规定了企业档案的分类整理、类目标识、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。

  二、档案编号规则

  档案编号:由四个部分组成,分别是一级目录、二级目录、三级目录(年月)、流水号

  1、一级目录

  根据企业的情况,一级目录以公司为划分,目前共分为五个,分别是合诚(HC)、化学(HX)、实业(SY)、天诚(TC)、其它(QT其它公司)。

  2、二级目录

  以档案的类别为划分:取类别的拼音的首个字母。

  如:项目—XM,大事记—DSJ

  3、三级目录(年月)

  因考虑到很多档案都是日累月积的,并且查找的时候也大多是以时间为依据的,故取文件形成的`年份和月份为档案编号的三级目录,年份取后两位数字,月亦为两位数,如果不能确定具体月份则以00表示

  4、流水号

  四位数字为流水号,如0001,0033

  5、例子

  20xx年立项的科技项目白兰花生态公园、DHA蛋鸡养殖场及现代生物技术深加工示范基地建设,档案编号为:SY-XM-0400-0001

  20xx年9月化学取得的2008-2009年A级纳税人荣誉证书,档案编号为:HX-RY-1209-0056

  三、档案排架规则

  排架顺序合诚(HC)-化学(HX)-实业(SY)- 天诚(TC)-其它(QT其它公司),具体档案架排序,以二级目录的字母顺序为序

  四、新编号实施及更新

  目前已有大量的档案已存档,如果要全部立即更新的话,工作量过大,耗费的时间过长,因此采取以下步骤实施及更新编号

  1、在档案的台账中将已存的档案全部增加新的档案编号,同时保留旧编号

  2、新增的档案只用新的编号

  3、在旧档案使用时更新编号,并在台账中标注或删除旧的档案编号

  4、年内完成全部编号更新的工作

  5、整理档案室文件以档案排架规则排档,并在档案架内和外都作标注,便于查找

  6、编制档案检索工具或台账

  档案管理的工作方案 篇6

  为适应新时期档案工作发展要求,进一步加强支队档案工作,提高档案工作管理和利用服务水平,实现支队档案工作目标管理省一级标准达标,结合工作实际,特制定如下工作方案。

  一、创建目标与要求

  档案工作是支队工作的重要组成部分,是提高支队办公效率和工作质量的重要基础。根据《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》规定,省一级重点考评本单位档案工作的规范性,省一级重点考评本单位档案工作的先进性,省特级重点考评系统档案工作的规范性、先进性。通过创建,综合评分达到省一级档案目标管理考评标准。

  二、主要创建内容

  (一)组织管理

  1、成立领导小组,制定工作计划,明确档案工作职责。

  2、制发档案管理办法,“三合一”制度,制定档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制度。

  3、学习《档案法》、《湖北省档案管理条例》,参加档案法规和业务培训,落实档案员待遇。

  4、法规、制度上墙。

  5、档案集中统一管理,对系统档案工作进行监督、指导,积极参加档案工作协作组活动。

  (责任单位:档案室)

  (二)设施建设

  1、库房、办公室、档案室“三室分开”,建立实物档案陈列室。

  2、“九防”设施完备(防火、防盗、防高温、防潮、防雷、防尘、防光、防鼠、防虫)。

  3、装具设备等符合国家和省档案行业标准规定。

  (责任单位:档案室,各大队、科、室配合)

  (三)基础业务

  1、六大门类(文书、案卷、会计、电子、声像、实物)的档案收集齐全,整理规范,符合要求。

  2、档案整理,分类科学,期限划分准确,排列编号有序,目录填写完整,装盒规范美观。

  3、建立台账、统计、鉴定和日常保管的记录(温湿度、防虫霉药和库房杀虫灭菌等)。

  4、移交、销毁有台账,手续齐全。

  (责任单位:办公室,各大队、科、室配合。文书、电子、声像档案由办公室收集整理,案卷、文书、实物档案由法制科收集整理)

  (四)现代化管理

  1、配备专用计算机和应用软件,并开始纸质与电子档案同步生成、管理与利用。

  2、建立目录数据表,重要档案按规定格式要求进行全文导入或扫描。

  (责任单位:档案室,各大队、科、室配合)

  (五)开发利用

  1、编有纸质文书档案案卷目录和专业档案案卷目录。

  2、有利用查阅登记台账记录。

  3、规范编写全宗介绍、组织沿革、大事记、专题汇集、概要等参考资料。

  4、利用档案对工作服务的效果。

  (责任单位:档案室,各大队、科、室配合)

  三、创建措施

  (一)加强组织领导

  成立档案目标管理领导小组,由党支部副书记任组长,办公室主任任副组长,各大队、科、室负责人为成员。领导小组下设办公室,负责办公室日常工作。

  聘请市档案局局1-3名业务技术骨干为业务指导员,现场指导省一级档案目标管理工作,立足支队工作实际,本着缺什么、补什么的`原则,按照《考评标准及自查、考评记录表》的考核项目逐条逐项落实到位,确保支队档案目标管理工作升级达标。

  (二)保障经费投入

  对照《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》要求,实行库房、办公室、档案室“三室分开”,建立实物档案陈列室,保证设施建设、档案整理相关工作经费,按政策落实档案员待遇。

  (三)加强检查督办

  根据本方案明确的责任,实行一旬一检查,对进展缓慢、工作配合不力的进行批评,对影响今年档案工作达标的科室和个人实行责任倒查。

  档案管理的工作方案 篇7

  为有效地保护和利用档案,促进各项工作的顺利开展,提升我镇档案管理水平,将档案管理纳入规范化,有序化、常态化的法治轨道,现结合实际,制定本方案。

  一、存在的问题

  1、基础设施老旧。xx镇现有档案室2间36平米左右,面积偏小,环境简陋、存在漏雨、阳光直射、潮湿、通风不良,墙壁掉皮等现象,无防火设施、档案柜陈旧,部分生锈打不开,使档案受潮、发霉。

  2、档案收集不全。各站所、村、社区形成的文档材料、专业档案和照片收集、整理收集不完整,归档率低。部分文书档案遗失、年份衔接断档,重要档案丢失。

  3、档案意识淡薄。各站所、村、社区没有形成良好的存档意识,档案未及时交到镇档案室管理,致使档案散落丢失。养老保险、土地确权等部分基础档案自行保管,安全性不高,利用率低。

  二、工作目标

  结合xx年县档案局执法检查和年终考核,集中整理各站所、村和社区10年(20xx年-xx年)档案,形成环境良好、存档有序、便于查阅、管理规范的`新局面。

  三、整改步骤

  (一)准备阶段

  制定整改方案,设置专门档案室,采购密集柜与相关硬件设施,明确相关负责人。召开部署动员培训会议。邀请县档案局专业工作人员进行培训、培训内容为档案年限的分类、接收档案类型和存档流程等。参加培训人员:档案室工作人员、各站所、村和社区工作人员各1名。(xx年1月26日)

  (二)实施阶段

  1、各站所档案,各站所抽调一名工作人员负责整理、按年限装订后移交镇档案室。镇征地、土地管理、养老、医疗保险、土地确权、民生等档案为重点档案,全部移交到镇新档案室管理。(xx年1月22日—-xx年2月18日)

  2、每个村和社区整理20xx年—xx年每年的各项计划、安排、总结、各类报表、会议记录、发展党员及亮点工作,由各村、社区装订成册后及时移交镇档案室管理。(xx年2月26日—xx年3月10日)

  (三)验收阶段邀请县档案局专业工作人员进行验收,验收标准与其他乡镇标准一致。对于验收不合格的由相关工作人员在专业人员的指导下,继续整理,直到验收合格为止。(xx年3月20日—4月1日)

  四、工作要求

  1、加强组织领导。各站所、村和社区对此次工作要高度重视、积极配合,组织专人认真梳理20xx年至xx年重点档案,移交镇档案管理人员将其存档,以防档案遗漏、丢失。镇经济发展中心做好档案用具的采购、装订、保障工作,党政办李晓雪负责全部档案接收、验收工作。党政办视工作需要协调、抽调相关工作人员推进此项工作。

  2、加强督促指导。实施过程中将邀请县档案局专业人员进行现场指导,镇党政办在做好全镇档案档案整理的同时,加强档案移送审核,凡不符合标准一律退回直到合格为止。

  3、加强验收考核。此项工作列入xx年党风廉政考核范畴,同时实行阶段考核排名计分制,各责任单位和责任人奖优罚劣。凡不能按工作要求完成工作任务的,每年档案缺一年的,责任单位扣除党风廉政建设2分。

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