优化人才市场档案管理策略论文

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  摘要:随着时代的改变,人才市场档案管理工作也要随着新技术、新环境的改变,进行相应的优化和提升。面对不同的现状和问题,对档案管理工作的优化有着不同方向,从而探索出适合我国人才市场档案管理工作的道路。

  关键词:人才市场;档案管理;有效策略

  一、人才市场档案管理的现状

  1.1收费不合理。人才市场对档案的保管、传递等业务都需要支付一定的费用,来作为人才市场的主要收入来源,支撑人才市场的正常工作[1]。例如,2013年开始人才市场个人档案的托管年费的国家标准需要120元[2],而有些城市的收费高于国家标准,这并不统一的收费使得流动人员的负担加重。1.2档案功能遭到弱化。由于社会人员在新的经济环境中有着快速的特点,档案个人履历的记载功能的灵动速度不如真实人员流动快速,这导致了档案并不能真正反映流动人员的真实经历和对社会的有效贡献,不仅仅阻碍了流动人员的发展,也削弱了人才市场的诚信,使得档案的实际功能进一步弱化。必须通过科学的思想体系以及有效的方法,保证档案管理工作的有效性[3]。1.3归属关系不明确1.3.1档案的管理归属关系不明确。用人单位和人才市场对有关流动人员资料的一系列责任,如收集、整理、归档,传递、审核等事务互相推脱,责任不明确,无法有应对突发事件应急措施,牺牲的是流动人员的时间和精力。1.3.2档案管理手续繁杂。对于在单位产生的一系列活动中,员工的绩效考核、工资核定,各种等级证书等资料的收集、整理和移交工作都会顺利在单位进行再交接给人才市场档案管理部门。而其余事项则需要通过反复在双方间确认和查阅,档案的管理手续复杂,这样不仅给经手手续的工作人员和档案所属人带来麻烦,也降低了工作效率。1.3.3缺乏时效性。由于个人与所属单位不能理解档案工作的重要性,导致在处理档案文件时,不能专业科学地进行,导致了档案和真实的个人经历相错乱,不能全面反映一个人对社会的贡献,不利于档案的核对和未来就业的准备。1.3.4管理手段待更新。由于市场经济的活跃,流动人员的流动频率明显增加,需要人才市场档案管理部门在管理档案的时候不能滞后于目前状况。而旧时管理手段已经不能满足现时需求,只能在基础设施、资金投入、管理人员上加强投入,才能提高总体服务水平。

  二、优化人才市场档案管理的有效策略

  2.1完善档案管理制度。只有在优秀的制度下进行管理,人才市场档案管理才能凸显它的作用。有好的档案管理制度才能合理地录入和安排流动人员的信息,建立有效的档案,避免因制度不明确而导致的权责纠纷等问题。人才市场档案管理制度应该简明有力,考虑到和各个部门的结合度,不需要过于繁琐的流程,对接方便。这样既可以在档案的录入、管理、审核、查阅等过程中降低成本,提高服务质量,也有效的约束了整个流动人员的档案管理。由于市场竞争的激烈,提升档案管理的有效性保证了公平和公正,让流动人员以及内部管理人员处理事务方便快捷,在与其他人才市场中的竞争得到突出。2.2提升管理人员素养。由于档案管理的主要经手人为档案管理的工作人员,若要使得人才市场的档案管理有规矩又行之有效,重心都在工作人员处理档案的基本能力上。传统的管理逐渐被淘汰,这则要求管理人员不仅仅有档案管理的相应专业知识,对档案管理内容的熟知,还需要跟随时代脚步,培养信息化技能,如软件的使用以及相关计算机知识。人才市场可以通过固定的培训来对现有人员进行素质上的提升,强调学习的重要性。2.3现代信息化应用。信息时代的来临,传统的档案管理方法对在人才市场进行有关档案的录入、移交、查阅等内容时,必须要从专业的网站上,通过查询获得权限有效权利,并获准合法利用。并且在信息技术的支持下,电子数字档案可以有相关法律证明真实性。如果不更新新型的档案管理制度,则直接制约了流动人员档案信息传递的速度和共享的便捷性。

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  三、结论

  综上所述,由于市场经济的发展和现代社会信息化的完善,人才市场的档案管理工作在面临各种新时代、新环境问题时需要通过完善制度、优化功能、提高素质等策略优化自身,使得人才市场档案管理工作发挥其应有的社会作用,实现资源配置的最优化。

  作者:叶龙峰 单位:黑龙江省黑河市五大连池风景区人才交流服务中心

  参考文献

  [1]程超.刍议新形势下人才市场人事档案管理[J].黑龙江史志,2015(5).

  [2]刘红,路思,张秋霞.论我国人才市场档案管理工作中的现存问题和对策[J].云南档案,2014(5):46-48.

  [3]李学军.关于提升人事档案管理现代化措施的探讨[J].网友世界云教育,2014(2):41-41.