会计档案的保管办法

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  一、会计档案归档

  各单位每年形成的会计档案,都应由会计机构按照归档的要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

  (1)当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后,应由会计机构编制移交清册,移交本单位的档案机构统一保管。

  (2)未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。

  (3)个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

  【补充例题】3单选:上年度的会计账簿暂由本单位财务会计部门保管( ),期满后,移交本单位档案管理部门保管

  A 一年 B 半年 C 两年 D 三年

  【答案】 A

  二、会计档案的保管期限

  各种会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期两类。

  定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。

  《会计档案管理办法》规定了我国企业会计档案的保管期限,办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限

  三、会计档案的查阅、复制和交接

  (一)会计档案的查阅、复制

  各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

  (二)会计档案的交接

  1.单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的,从其规定。

  2.单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

  3.单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

  4.单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

  5.单位因业务移交其他单位所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。

  6.单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。

  7.建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。

  8.单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

  9.交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

  四、会计档案的销毁

  会计档案保管期满需要销毁的,由本单位档案部门提出销毁意见,会同财务会计部门共同鉴定和审查,编造会计档案销毁清册。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。

  (1)对于保管期满但未结清的债权债务以及涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到未了事项完结时为止。

  (2)各单位按规定销毁会计档案时,应由档案部门和会计部门共同派员监销。

  (3)国家机关销毁会计档案时,还应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。

  (4)各级财政部门销毁会计档案时,由同级审计机关派员参加监销。

  (5)正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。