会计电算化中会计档案的特点与管理

时间:2022-04-23 11:39:33 图书情报与档案管理 我要投稿
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会计电算化中会计档案的特点与管理

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会计电算化中会计档案的特点与管理

  会计电算化中会计档案的特点与管理 篇1

  一、会计电算化下会计档案管理的特点

  会计电算化是指用电子计算机代替人工记账、算账、报账,以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。电算化会计档案管理有如下特点:

  现代化载体。根据1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定,采用电子计算机进行会计核算的单位,不仅要电子会计数据,而且应当保存打印出的纸质会计档案,这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体,即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。

  软硬件环境。由于不具备传统会计档案的直观可视性,电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视;电子档案易被修改;电子档案的保存,受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。

  系列化资料。这是由电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。除了要保存会计档案的电子数据,还要保存能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码,然后才能借助计算机进行会计核算。

  计算机技能。电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法,还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识,才能顺利实现电算化。

  二、电算化会计档案的管理内容

  为了更有效地做好电算化会计档案工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。

  1、档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内,在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

  除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的.配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

  2、档案的保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,并贴上写保护,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。

  此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。

  3、档案的利用。即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:①所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;②所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。

  三、电算化会计档案管理的方法

  (一)完善硬件设施建设

  提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具:选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件,最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能,如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

  针对电算化会计档案受质量、温度、湿度、磁场等因素的影响较大,易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题:①在选用保存会计档案的存贮介质时,应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质;②对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样,存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所:③对存放往年会计档案的介质应定期复制,如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点;④对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换;⑤对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。

  针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点,在进行管理时应对硬盘上的会计档案,采取相应的安全保密措施,防止对会计档案进行修改。

  (二)完善各项管理制度

  (1)建立电算化会计档案的归档制度:会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。

  (2)建立电算化会计档案的保管制度:根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度:选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。

  (3)建立严格的借用手续制度:查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准。

  (4)建立电算化档案定期备份制度:电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。

  (5)建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据,可较大范围共享;涉及单位机密的数据,仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等,则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能。

  (三)提高会计人员素质

  由于电算化会计,不仅仅是要实现传统会计的功能,更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能,所以必须相应增加专业人才,加强对电子档案的管理,为提供更有效的会计信息打好基础;同时电算化软件维护及系统安全的要求较高,这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才,维护日常运作,开发更合理、高效的软件。

  (四)提高思想重视程度

  实现会计电算化的企业单位,有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性,并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位,对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验,因此,应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质,把磁性介质档案资料的管理落到实处。

  电算化会计档案作为会计档案的一部分,它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础,那么电算化会计档案就是电算化独特的个性,它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向,因此要充分发挥电算化会计的强大功能,必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作

  会计电算化中会计档案的特点与管理 篇2

  进入 21 世纪以来,信息技术迅猛发展,我国事业单位基本上都实现了会计电算化管理,利用信息手段开展会计核算已经成为了大势所趋。会计电算化不仅有助于提高数据核算的准确性,为单位提供更全面的信息,还有助于提升工作效率和工作质量,节约时间,完善管理水平。当然,会计电算化的应用也对会计档案管理提出了更高的要求,以往的人工管理手段容易造成会计资料的丢失,且不易于保管。新的档案管理策略能够弥补以往档案管理中存在的不足,但是其在具有应用过程中还存在很多不足,单位档案保管者对其的重视度不够,且制度规章不健全。下面我们就结合实际,谈谈最有效的会计档案管理对策,做好资料管理工作,促进事业单位快速发展。

  一、事业单位实施电算化后会计档案的主要特征

  第一,会计电算化档案存储的范围更加广阔。传统的手工会计记账方式得到的档案一般只有纸质形式一种,而会计电算化实施后的会计档案存储范围更为广阔,其中既包括储存在计算机硬盘上的数据,也包括磁性介质中包含的会计数据。

  第二,会计电算化档案保管难度更大。由于会计电算化是运用计算机进行的数据计算,电脑较为容易出现故障,因此数据资料不仅要保存的计算机中,还要存储在磁性介质或其他硬盘上,并保证定期进行清理。这就要求它对保管者的能力具有更高的要求。

  第三,会计电算化档案管理对完整性和安全性具有更高的要求。采用会计电算化管理方式,就必须将会计资料和数据进行备份存储,光盘和磁性介质上都要有会计资料,这就要求电子数据要有不可修改和无法篡改性,一旦有不法分子或骇客入侵,就会导致数据丢失。另外,存储在硬盘上的数据在没有相关领导批准的情况下也不得随意复制,且资料硬盘和磁性介质的保存环境也有更高的要求。所以,其对档案保管人员的技术具有更高的要求,要防火、防潮、防销毁、防病毒,这就对安全性提出了更高的要求。

  第四,会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。过去的手动自动化会计档案形式具有直观性和清晰性,存储在磁性介质上的会计档案则必须要在一定的条件下才能使用,其对环境的要求更高。

  二、事业单位电算化后会计档案管理存在的主要问题

  首先,会计档案管理制度不健全。事业单位电算化后的会计档案管理内容更加多样化,缺少完善制度规范的档案管理方式一定会造成档案的混乱性,不利于数据的准确获取。与此同时,缺少制度规范的会计电算化档案管理,还会降低管理效率,使得档案库房管理达不到单位要求,且容易发生丢失、破坏现象,甚至出现资料外流。

  其次,对会计电算化档案管理的重视度不够。会计电算化后的档案管理人员是做好档案管理工作的核心,受到传统手动管理档案方式的影响,很多档案管控者对电算化下的档案新形式缺乏认识,不了解它的主要构成,且缺少管理经验。很多管理人员将档案管理等同于会计报表的输出、入入工作,认为只要做好会计凭证就算完成了管理任务。他们没有从本质上明确了解会计电算化的实质意义,对电子档案资料的管理缺乏有效的重视,存储在磁盘等介质上的资料很容易丢失,过去的档案记录也没有及时归类处理,不利于今后对数据的查询。此外,由于重视度的缺乏,还会出现疏于管理的情形,导致人为破坏现象的发生或病毒入侵,对数据资料进行破坏。

  再次,某些打印输出的会计档案达不到保存期限的要求。事业单位会计资料的保管需要满足一定的保管期限要求,但是据调查发现很多使用会计电算化的事业单位在单位凭证的打印中采用的是针式打印方法,会计资料容易出现褪色现象,很难保存到规定的日期。

  最后,会计档案管理者的素质能力有待进一步提高。现如今,现代信息技术和现代化设备的使用数量逐年增多,这也对会计档案管理者的素质能力提出了更高的要求。但是目前既有良好的会计技能,又具备优秀管理能力的人才相对匮乏,他们的.素质能力不够全面,缺乏精确的管理技巧,这也是制约会计档案管理工作顺利开展的重要原因。

  三、事业单位实施电算化后会计档案管理的有效对策

  在上述内容中,我们已经清晰直观的看到了事业单位实施电算化会计档案管理后存在的主要问题。针对这些弊端,我们一定要找到切实可行的对策予以完善,提高档案管理的有效性。

  (一)健全完善电算化会计档案管理制度

  俗话说“没有规矩不能成方圆”,想要做好任何事情都要有健全完善的制度体系作基础,会计电算化实施后的档案管理工作涉及到的内容较多,对制度的规范要求也更高。针对档案管理的新特点,事业单位要制定完善的管理规章,根据单位会计资料的实际情况,具体归纳制度方法,将档案进行归档保管,并完善具体的管理内容、资料分类方式、备份存储资料、档案维护日期等等。与此同时,还要严格落实岗位责任制,明确每个管理者的主要职能,避免出现问题互相推诿的现象发生,切实提高档案管理的有效性。

  (二)提升档案管理人员对电算化后档案管理的认识度

  实施电算化后的档案管理形式与过去的手动化档案管理存在很大的差异,只有提升人们对其的认识度,才能提高档案的管理效率。具体而言,事业单位要转变人们的思想观念,改变以往只注重纸质资料管理的情况,加强对电算化管理的支援力度,逐步增加资金投入数量,改善电子档案的管控条件。单位要将资金运用到实际工作中,完善硬件和软件设施,建立专门的电子档案管理部门,配备监控设备,对软件系统进行及时的更新应用和升级。与此同时,事业单位还要加大宣传力度,帮助档案管理人员明确了解自身工作的重要性,从而提高他们的认识水平。

  (三)采用定期检查手段开展档案管理

  电算化后的会计档案资料涉及到的内容众多,由于计算机自身的缺陷以及病毒入侵的危害,很容易造成数据资料的丢失,存储在磁性介质上的档案内容也容易流失。为了避免出现档案遗失或随意被篡改的现象,事业单位一定要采取有效措施加强对档案进行管理和检查,选择质量好的硬件保存资料,将磁盘放在防潮、防热、防尘的环境下予以保管,并定期安排专人进行检查。

  (四)对档案管理者的素质能力予以提高

  事业单位在实施档案管理过程中一定要坚持提升档案管理人员的素质能力,发挥他们的巨大作用,从根本上加强管理能力。单位在档案管理者的选拔上要下功夫,挑选具有会计知识和管理能力的人才上岗,定期组织学习培训,并派遣有潜力的年轻人对外进行学习,提高他们的综合能力,促进档案管理能力的提升。