电话会议通知

电话会议通知

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使用电话通知会议,是在会议筹备时间较为紧张的情况下采用的一种方法。与书面通知会议相比,具有时间上的紧迫性和通知内容传递上的间接性等特点,所以极易发生差错.为准确无误地做好电话通知,应注意以下2点:

通知内容突出一个“简”字。为便于对方记录,在全面、准确领会通知内容的基础上,应草拟好提纲,内容尽量简明扼要,重点交待清楚时间(包括会议时间和报到时间)、地点(会议 地点和报到地点)、参加人员、主题及要求等,其他可以从略。

准备工作突出一个“细”字。平时应多收集、掌握一些基本情况,尽可能地做好充分的准备工作。可根据会议的不同范围,平时拟定出常用的不同类型的会议通知单,这样,不论何类会议,均可立即通知,而不必担心遗漏单位。还应同有关方面特别是其他三大机关多沟通、勤联系,以便于相互配合。由于我们平时准备工作扎实,在两个多小时内就用电话将一百多个单位全部通知完毕,保证了会议按时召开,领导非常满意。

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