办公室文件管理制度

办公室文件管理制度15篇[精]

　　现如今，各种制度频频出现，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，以下是小编为大家收集的办公室文件管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。

办公室文件管理制度1

　　第一条 管理要点

　　1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

　　2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

　　3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

　　4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

　　第二条 制度规范

　　1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

　　2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

　　4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

　　5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

　　6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的'文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

　　7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

　　8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

　　9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

　　第三条 文件管理流程设计

　　1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

　　2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

　　3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

办公室文件管理制度2

　　电子文件管理制度是企业信息化管理的重要组成部分，旨在规范电子文件的创建、存储、使用、分享及销毁等全过程，确保信息的安全性、完整性和有效性。

　　内容概述：

　　1.文件分类与编码：建立统一的电子文件分类标准和编码规则，便于检索和管理。

　　2.创建与审批流程：规定文件的创建、修改、审批流程，确保文件内容的准确性。

　　3.存储与备份：设定电子文件的存储位置、格式、权限，以及定期备份策略。

　　4.安全防护：设立安全措施，防止未经授权的`访问、修改或删除。

　　5.分享与传播：规定文件的内部分享和对外传输的规定，确保信息安全。

　　6.生命周期管理：明确文件的保存期限、废弃标准及销毁程序。

　　7.监控与审计：实施监控机制，记录文件操作历史，以便审计追踪。

　　8.培训与执行：定期培训员工，提高其对电子文件管理的理解和执行能力。

办公室文件管理制度3

　　物业文件管理制度的重要性不言而喻：

　　1.提升效率：规范化的文件管理能减少寻找文件的.时间，提高工作效率。

　　2.保障信息安全性：防止文件遗失或被未经授权的人员访问，维护信息安全。

　　3.法律合规：确保物业管理活动符合法律法规，降低法律风险。

　　4.决策依据：完整的文件记录为物业决策提供数据支持，提高决策质量。

　　5.业主服务：及时、准确的文件提供，提升业主满意度，增强物业信誉。

办公室文件管理制度4

　　办公室文件管理规定

　　第一条：文件是传达贯彻上级指示、精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

　　第二条：文件实行统一管理；公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

　　第三条：对文件中涉及公司应保密的`事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

　　第四条：办公室文件等级拟定为：机密文件、一般文件。机密文件打印由总经办指定负责人打印，机密文件只印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，阅完后由起草人收回归档。文件等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。

　　第五条：发文的程序拟定为：拟搞、审核（文件审批表）、印发（总经办签章、印发）、签收（收文部门）、存档。

　　第六条：收文的处理程序为：收文、分文、传送、归档。

　　第七条：各级领导对送来的文件要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，两天内批复。

　　第八条：各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。

　　第九条：公司所有发文，总经办应有存档，并将文件原稿（经审核稿）连同相关“附件”送总经办存档，有领导指示的，还应附批复件。

　　第十条：收文由总经办统一负责；总经办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送相关部门/领导阅批；阅批完毕后，由总经办转发、归档。第十一条：所有文件发放，一定要有登记、签收手续。

　　第十二条：如因需要，对一般文件的借阅，管理人必须让其登记并注明借阅时间、归还时间。

　　第十三条：作废文稿禁止随意扔弃，须回收做妥善销毁处理。

　　第十四条：文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改。

办公室文件管理制度5

　　开发部作为公司的核心部门，其管理制度直接影响到产品的创新力、稳定性及市场竞争力。

　　有效的管理制度能提升团队协作效率，降低沟通成本，减少错误率。

　　同时也能激发员工的.积极性和创造力，为公司持续发展提供有力保障。

办公室文件管理制度6

　　收发文件管理制度是企业日常运营中的关键环节，它涉及到信息的传递、存储、保护和利用，是保证企业高效运作的重要保障。该制度主要包括以下几个方面：

　　1.文件分类与编码：明确各类文件的`分类标准，制定统一的文件编码规则。

　　2.文件收发流程：规定文件的接收、登记、审批、分发、归档等具体步骤。

　　3.文件权限管理：设定不同层级员工对文件的访问权限。

　　4.文件安全与保密：制定保护文件安全的措施，防止信息泄露。

　　5.文件存储与检索：规定文件的存储方式和检索流程，确保快速查找。

　　6.文件销毁：明确过期或不再需要文件的处理程序。

　　内容概述：

　　1.制度建设：建立完善的文件管理制度，包括政策、程序和责任分配。

　　2.技术支持：采用合适的电子文档管理系统，提高文件管理效率。

　　3.员工培训：定期对员工进行文件管理培训，确保制度执行到位。

　　4.监督与审计：设立定期的文件管理检查，确保制度执行情况良好。

　　5.法规遵从：确保文件管理符合相关法律法规要求。

办公室文件管理制度7

　　节能管理对于学校而言至关重要。它有助于控制运营成本，节省资源，提高财务健康度。节能行为符合国家环保政策，有助于树立学校的.社会责任感。节能教育能够培养学生的环保意识，为未来社会培养可持续发展的公民。

办公室文件管理制度8

　　规范性文件管理制度对企业运营至关重要，主要体现在以下几个方面：

　　1.维护秩序：确保企业各项活动按照既定规则进行，减少混乱和冲突。

　　2.提高效率：通过标准化流程，提高工作效率，减少错误和延误。

　　3.保障合规：防止法律风险，确保企业在法律法规框架内运行。

　　4.传承知识：将企业经验和最佳实践以文件形式固化，利于知识传承。

　　5.提升执行力：明确职责和权限，增强员工对政策的理解和执行力度。

办公室文件管理制度9

　　工程文件资料的有效管理，对于企业的.运营至关重要。

　　它能保证项目的规范运行，防止因文件混乱导致的工程延误或质量问题。

　　良好的文档管理有助于企业规避法律风险，如合同纠纷、知识产权争议等。

　　完整的工程记录是评估项目绩效、优化工作流程的基础，有助于企业持续改进。

　　妥善保管的文件资料是企业知识资产的一部分，可为未来的项目提供借鉴和参考。

办公室文件管理制度10

　　设备文件管理制度的`重要性不言而喻。

　　一方面，它能确保设备管理的规范化和透明化，防止因设备管理混乱导致的生产中断或安全事故。另一方面，通过记录设备的全生命周期，企业可以更好地追踪设备性能，预测维修需求，降低维护成本，延长设备使用寿命。

　　此外，完善的设备文件也有助于企业进行资产管理和审计，提高财务管理效率。

办公室文件管理制度11

　　为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。

　　一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。

　　二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。

　　三、上报和发往其他单位的'文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。

　　四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。

　　五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。

　　六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。

　　太原吉祥汇物业管理有限公司 20xx年7月22日

办公室文件管理制度12

　　文件控制管理制度的重要性体现在以下几个方面：

　　1.维护信息准确性：通过规范文件的生命周期管理，确保信息的准确无误，减少因错误信息导致的'决策失误。

　　2.提升工作效率：高效的文件检索和利用能节省时间，提高工作效率。

　　3.保障信息安全：严格的访问权限控制和废弃销毁机制，防止敏感信息泄露。

　　4.法规遵从：符合iso9001等质量管理体系的要求，满足法规对文件管理的规定。

　　5.支持审计与追溯：完整的文件记录便于审计和问题追溯，提升企业透明度。

办公室文件管理制度13

　　文件发放管理制度的重要性不容忽视。

　　一方面，它能确保企业信息的有效传递，提高工作效率。

　　另一方面，通过严格的'文件管理，可以防止敏感信息的不当扩散，维护企业的商业秘密和竞争优势。

　　此外，良好的文件管理体系还有助于满足法律法规要求，降低企业风险。

办公室文件管理制度14

　　为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

　　1、文件的发放：

　　(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

　　(2)各部门需办公室安排发放文件时，务必将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

　　(3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人务必负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

　　(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等)，发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

　　2、文件的`更改：

　　(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编制构成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

　　(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简状况，可到现场为原件人更改，也能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时务必用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制构成部门负责人的私章。

　　3、文件的换页：

　　(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制构成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页状况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

　　(2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

　　4、文件的回收、作废：

　　(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件资料与新文件资料重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制构成部门负责人，安排原发放人予以回收。

　　(2)文件发放人在回收文件时，务必持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

　　(3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

　　(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

　　5、其它规定：

　　(1)任何部门以公司名义构成的文件讨论稿或正式稿，务必发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面状况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

　　(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都务必在档案室存档备案。

　　(3)任何文件相关部门负责人接收后务必领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

　　(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员务必在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

办公室文件管理制度15

　　1.提升效率：标准化的文件管理流程能减少寻找文件的时间，提高工作效率。

　　2.保证质量：规范的审批流程确保文件内容的准确性和合规性，降低错误风险。

　　3.保障安全：通过严格的保密制度，保护酒店的商业秘密，防止信息泄露。

　　4.法规遵循：符合相关法律法规的.要求，避免因文件管理不当引发的法律纠纷。

　　5.决策支持：及时、准确的信息有助于管理层做出明智决策。

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