办公室文员接电话礼仪

办公室文员接电话礼仪

　　（一)电话铃声一响，应尽快去接，最好是在想三声后接起，接电话应先自报家门，“您好，这里是X X公司×X部，请问找哪位?”;询问时应注意在适当的时候，根据对方的反应再委婉询问。一定不能用很生硬的语气说：“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等语言。电话用语应文明、礼貌，态度应热情、谦和、诚恳，语调应平和、音量要适中。这样，对方就会对你乃至你的公司留下好印象。

　　(二)仔细倾听对方的讲话，把耳朵贴进话筒。为了表示你在专心聆听，并且已经理解，你还要不时地称“对”道“是”。以显示你给对方的积极的反馈。最好准备好纸和笔放在旁边，重要的内容应简明扼要地记录下来，同时，对着听筒重复对方的话，以检验是否理解得正确，如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。

　　(三)电话交谈完毕时，应尽量让对方结束对话，若确需要自己来结束，应解释、致歉。通话完毕后，应等对方放下话筒后，再轻轻地放下电话，以示尊重。

　　(四)选择适当的时间。一般的公务电话最好避开临近下班的时间，因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方办公室，若确有必要往对方家里打时，应注意避开吃饭或睡觉时间。

　　(五)首先通报自己的姓名、身份。必要时，应询问对方是否方便，在对方方便的情况下再开始交谈。

　　(六)在电话上谈生意，时问观念要强，要珍惜每分钟交谈的效果。更要注意声音的大小，以使对方听得清楚，这是很关键的。

　　(七)如果要把对方的话做成备忘录，最好是一边重复对方的话，一边做记录，最后把记录重复一遍，请对方确认。当然，电话的用语要谦虚恭敬。

　　(八)接到和自己业务不相关而又必须当场给予答复的电话，除非自己确实有完整的咨料.否则.决不可信口开河，妄做决定。与其信口开河以抓住客人，不如据实回答以保公司的信誉。

　　(九)不要在外面打电话做联络。万一真的有必要，通电话时应该避免让对方听到背景声音，例如咖啡店的音乐。另外，在没有联络到对方时，要采取主动再联络的方法，而不要请接电话者留话要对方打电话过来。

　　此外，文员作为公司的职员，在使用电话时务必注意以下几点禁忌：

　　1.不要在公司打私人电话;

　　2.少打长话。

　　办公室文员其他礼仪

　　一、仪态仪表礼仪

　　1、着装:团队活动要求队员统一着装，显示良好的团队精神。

　　2、站姿抬头，颈挺直，下颌微收，双肩放松，两腿并拢立直，脚尖分开呈“V”字状。身体重量平均分布在两条腿上。双手交搭贴于腹部，挺胸、收腹。给人以挺拔向上、庄重大方、精力充沛的印象。

　　3、行姿行走时步履应自然、轻盈、敏捷、稳健。上身正直，眼平视，挺胸收腹立腰，重心前倾，双肩平稳，不宜左顾右盼，左右摇晃。集体行动时，不得喧笑打闹。

　　4、坐姿入坐时要轻稳，走到座位前，转身后退，轻稳坐下。女子裙装入座时，应将裙向前收拢一下再坐下。腰背挺直，两臂自然弯曲放在膝上，双腿并拢。起立时，右脚向后收半步而后站立。

　　二、见面礼仪

　　1、握手通常年长(尊)者先伸手后，另一方及时呼应。来访时、主人先伸手以表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度。初次见面时，时间一般控制在3秒钟内。

　　2、介绍介绍时应把身份、地位较为低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。介绍时陈述的时间宜短不宜长，内容宜简不宜繁。同时避免给任何一方厚此薄彼的感觉。

　　3、致意 表示问候之意。通常在各种场合用举手、点头、欠身、脱帽等方式向相识的人打招呼。

　　三、谈话礼仪

　　人际交往中应随时注意使用礼貌用语，是谈话中的基本要求。

　　1、问候 根据彼此的关系问候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等，初次相识可说“您好，见到您很高兴”。

　　2、道歉 做了不应该做的事，应及时道歉“对不起，实在抱歉”、“真过意不去”、“真是失礼了”。或者是不经意打扰别人应说：“对不起，打扰了”、“对不起，打断一下”等。

　　3、应答“您不必客气”、“没关系，这是我应该做的”、“照顾不周，请多指正”。

　　4、慰问“您辛苦了”、“让您受累了”、“给你们添麻烦了

　　四、迎送接待礼仪

　　1、接站对远道而来的客人，要做好接站工作，掌握客人到达的时间，保证提前迎候，接站时，准备迎客牌，并在客人到达时高举，以便客人辨认。

　　2、会面客人到达，应主动迎接，热情打招呼。如果是长者或身体不太好的应上前挽扶，客人手中提有重物应主动接过来。

　　3、入室陪客者应走在客人的左边，或走在主陪人员和客人的身后，到达会客室门口，应打开门，让客人先进，并把客人介绍给在场的有关人员。

　　4、送客按照接待时的规格对等送别。离开时，应与客人热情话别。