离职面谈四个步骤

离职面谈四个步骤

最近在和负责员工入离职的主管人员讨论员工离职面谈时，她告诉我员工不愿意说离职原因。我问她：“你是怎么做员工离职面谈的?提出的问题是什么?”她列出了两个问题，一是你为什么要离职;二是下一步准备做什么。面对这两个问题，除非HR和离职员工有较好的私人关系，或者离职员工是那种对谁都不藏话的直筒子，否则HR很难从离职面谈中问出个所以然来。

其实离职面谈更像一场高水平的面试，有经验的HR完全可以通过有效的离职面谈了解很多企业管理、人力资源管理甚至各层级经理人员的长处和不足，并通过发挥长处，改进不足来进一步提高企业管理水平，增强企业凝聚力，提高企业对内部和外部人才的吸引力，甚至可以通过离职面谈让决心离职的人留下来。那么，什么是好的离职面谈呢?笔者认为主要可分为面谈准备、面谈铺垫、面谈主题、面谈结束四个部分，以下分别详细论述。

面谈准备。如果申请离职员工的上级已经知道员工离职情况，HR要迅速和离职员工上级沟通了解情况，并及时将情况向自己的上级进行汇报，形成尽力挽留、准予离职和不予离职(这种情况比较少)的共识，同时明确挽留时能够列出的条件。如果离职员工不愿意让其上级知道，只是有离职意向，并和HR做初步沟通，建议HR处理时暂时保密为好，因为此种情形下HR能够挽留的可能性比较大。

无论是何种情况，做离职面谈的HR都要清楚知道离职员工在单位的入职时间、职位变化、主要工作表现(记性不好的赶快查资料)，否则如何去和一个自己并不了解的员工进行倾心交谈?从另一方面讲这样做的目的也是对离职员工最基本的尊重，俗话说知己知彼才能百战百胜。

面谈铺垫。经过离职准备阶段，HR已经做好了离职面谈的开始工作。选择安静不被打扰的房间是基本的要求，因为谁也不希望把离职的事情搞得满城风雨。以聊家常的方式，开始慢慢回顾离职员工的工作历程，期间的重要表现和取得的成绩，逐渐将面谈主题切入离职原因。如果离职员工因某种原因情绪比较激动，HR应该先安静地聆听，给予一定的耐心，直到离职员工情绪平静下来。总之，心平气和地交谈才能真正找出彼此需要的东西，还原事情本来的面目。

面谈主题。此阶段是整个离职面谈最重要的的部分，相关结构化的问题最能挖掘出员工离职的真正原因，并能发现员工管理工作中最容易被忽略的死角。企业的管理者可以根据离职面谈的场合、被约谈者情况及公司情况对这些样题进行删减。一些典型性问题如下：

1、你认为我们公司做的最好的三个方面是什么?为什么?

2、你认为我们公司做的最不好的三个方面是什么?为什么?

3、你认为哪三个方面自己对公司贡献最大?举出有说服力的具体事例。

4、你认为哪三个方面自己做的还不够好，如何才能做好?

5、如果离职的主要原因有三个，请按重要程度列出是哪三个?

6、你在选择新公司时最看重三个方面是什么?

7、公司需要做出什么动作能够让你留下继续工作?

你是如何做出离职决定的?

你决定离职的主要原因是什么?

你决定离职的其他原因是什么?

为什么这点对你非常重要?

在你决定离职的原因中，你最在意的是什么?

公司本可以采取什么措施让你打消离职的念头?

你本希望问题如何得到解决?

你觉得有哪些机会本可以预防出现现在的情况或解决好现在的问题?

你对导致这些问题或导致你决定离职的流程或系统有何看法?

你对公司将来如何处理好这种情形或解决好这些问题，有什么具体的建议?

你对公司有何感想?

你在公司有什么好的或开心的或满意的经历吗?

你在公司有什么沮丧的或困难的经历吗?

如果公司提供机会，你本可以在哪些方面做得更好或更多?

你自己本想承担哪些额外的职责?

公司本可以怎样使你更好地发挥才能和潜力?

你觉得自己还缺少哪些方面的培训?这造成了什么样的影响?

你觉得公司对你的培训和发展需求的评估妥当吗?这些需求得到满足了吗?

你觉得什么样的培训和发展计划对你最有帮助且你最感兴趣?

你觉得公司或部门内的沟通如何?

你觉得应如何改进公司的客户服务?

你对公司的企业文化有何感想?

你觉得公司各部门之间的沟通和关系如何?应该如何改进?

你觉得自己的角色发展或定位适当吗?

你觉得公司应如何更好地引导你进入自己的角色?

针对在公司工作不到1年左右的离职人员：你觉得公司招聘你的方式如何?与你进公司时对它的期望相比，现实是如何改变的?公司本应如何改进对你的招聘，本应如何改进对你的入职培训?

你觉得公司本应该如何帮助你更好地了解其他部门或更好地与之合作，以提高公司的运作效率?

你对公司对你展开的绩效评估和给出的绩效反馈有何看法?

你对公司的绩效考核系统有何看法?

你对公司的激励机制有何看法?你认为它本应如何进行改进?

你觉得公司应如何改进工作条件、工时、换班制度、便利设施等?

你觉得公司的哪些设备或机器要更换、升级或没有得到充分及合理的使用?

你觉得公司对你的管理方式如何?

你本来想如何改变公司对你设定的期望、目标?为什么?

你觉得公司存在哪些特别荒谬的政策、制度或指令?

你觉得公司存在哪些荒谬的资源浪费、毫无意义的报告或会议、官僚作风等?你能具体谈谈吗?

你觉得公司应如何缓解员工的压力?

你觉得公司应该如何让你更好地利用自己的时间?

公司或管理层有没有在什么方面给你的工作造成麻烦，或使你沮丧，或降低了你的效率?

你觉得公司如何才能更好地利用员工的见解和经验?

撇开导致你决定离职的原因，是什么使你起初决定与公司长期共同发展事业?

公司怎样才能留住好的员工(不再失去像你一样优秀的员工)?

当情况好转，你会考虑重新回公司吗?

你是否愿意谈谈你的去向(如果你已经决定了)?

是什么吸引你想加入他们?

他们提供了什么重要的条件正是我们这所缺少的?

如果合适，是否可以谈谈或重新考虑你留在公司的可能性?

你需要我们为你提供一些帮助，以更好地决定下一步应该怎么做吗?(很显然，我们不能给予任何承诺。)

此外，当公司知道员工将要离职时，在他离开公司前或进行离职面谈前，可以考虑使用下面的问题创造知识转移的机会。不要等到离职面谈时才问这些问题。

在你离开公司前，公司可以如何受益于你的知识、经验、客户联络名单等?

你是否愿意在离开公司前与经理或接任者或同事举行简短的会议，以便我们可以从你的知识和经验中受益?

我们怎样才能让你在离开公司前尽量将知识和经验转移给接任者?

你将在什么时候，以何种方式将你的知识转移给接任者?

你即将离开公司，心中不免百感交集，但我们仍真诚希望你可以帮我们理清你手上的一些重要事情。在让你转移知识方面，我们怎样才能达成一致意见呢?

如果你愿意在离职前将xxx(接任者姓名)介绍给你的关键客户，我们将不胜感激，你愿意帮助我们吗?

当然你还可以根据具体情况增加或减少你需要了解的其它问题。以上七开放式问题几乎涵盖了离职员工的工作回顾、价值取向、离职原因、未来设想，HR完全可以从中了解离职员工的真实想法，也为下一步做出挽留、改善管理提供了非常有价值的信息。水平较高的HR，可以在了解离职员工过往职业生涯、个人优缺点、人才市场位置的基础上，以一个职业顾问的身份，消除离职员工的离职动机和不切实际的未来预期，帮助离职员工做出职业生涯的正确选择。

另外面谈结束后要及时整理面谈记录，并向上级进行结果反馈，开始着手改进人力资源管理工作中存在的问题，消除不利员工发展和留住人才的不合理规定，尽力给员工创造出一个乐业、敬业的工作环境，以实际行动减少人员流动率。

无论面谈结果如何，HR都要以一颗平常心正确对待，任何挫折感和感情用事都会影响自己和公司的形象。洒脱大度地接受各种可能的结果，不能一起走，还可以永远做朋友。一起共事是缘分，各奔前程也是缘分。能把优秀的人才留下来最好，不能留下来也要尽量帮助他(她)走向更好的舞台，给予他(她)最真诚的祝福。握手说再见，相逢在明天!