高校办公室文秘人员应具备的素质与能力探讨论文

高校办公室文秘人员应具备的素质与能力探讨论文

　　摘要:高校办公室文秘人员必须具备较高的政治素质和理论修养、吃苦耐劳的精神、较强的文字能力和文艺修养等,新时期对高校办公室文秘人员的素质要求越来越高,希望高校办公室文秘人员努力提高自身各方面的素质,为学校发展作出更大的贡献。

　　关键词: 高校办公室 文秘人员素质 探讨

　　当今中国,高等教育的发展步伐越来越快,形势不断变化。高校办公室的功能与作用也随着高等教育的发展变化不断地发展变化,其主要功能之一——为领导起草、撰写各种文字材料,如报告、总结、讲话稿等也不断在加强和发展,而对撰写这些文字材料的主要工作人员——高校办公室文秘人员的素质要求也越来越高。综合而言,当今高校办公室文秘人员应具备以下几方面的素质:

　　一、 及时、准确了解党和国家的方针政策,具备较强的政治素质和较高的理论修养

　　高校办公室文秘人员政治素质和理论修养的高低决定其所写文字材料政治高度和理论高度的高低。高校是国家的教育机构,承担为国家培养中、高级人才的重要任务。高校培养出来的学生应当是具备相当政治素质和理论修养、了解党和国家的方针政策、能为社会主义建设贡献力量的有用人才。这就要求高校管理者首先要具备这方面的素质。高校管理者、特别是领导层向学生宣传党和国家的方针政策的方式主要是渗透在其所做的报告、讲话中等。而承担起草这些文字材料任务的办公室文秘人员就必须及时、准确了解党和国家的方针政策,具备较强的政治素质和较高的理论修养,才能为领导起草合格的文字材料。因此,高校办公室文秘人员必须关心国家大事,常阅读各种与时政、教育有关的报刊杂志,思想上同上级部门及领导保持一致,不断提高自身的政治素质和理论修养,才能适应办公室文秘的工作岗位。

　　二、吃苦耐劳,脚踏实地,做好基础资料的收集工作

　　高校办公室的文字材料大多数不同于诗歌、散文等文学作品,而是需要一些基础数据和基本材料来支撑的应用型文字材料。办公室文秘人员在起草文字材料之前,必须先收集各种与这些文字材料有关的基础数据,如撰写学校年度工作总结,文秘人员必须先到各个部门收集材料,如全年学校共发展多少党员、申请到几门新专业,科研立项多少。那怕写一篇开学典礼讲话稿,也要事先弄清楚学校发展历史、办学规模、已取得的成绩、今后发展方向等。这是基础性的工作,如果这项工作做不好,写出来的材料就成无米之炊,没有多少实质性内容,缺乏可信性和真实性。要做好这项工作,高校办公室文秘人员就必须具备吃苦耐劳、脚踏实地的精神,把应收集的材料收集齐全。

　　三、具备较强的文字能力,语言表达能力优良

　　这是所有文字工作者必须具备的基本能力。高校办公室文字材料虽然不是文学创作作品,仍然要求语言通顺,表达准确、到位、规范。那怕是一篇总结、一个计划、一篇讲话稿都要求准确、到位、规范地反映和表达领导所要表达的内容,要使材料的阅读者或听众能看明白、听清楚材料所表达的内容和主要精神,要层次分明、结构合理、主次清楚,具有一定的可读性。

　　四、具备把握全局的能力,能认清当前教育发展的形势,善于与领导沟通,能为领导建言献策

　　办公室的主要功能之一是当好领导的参谋和助手,而“学校领导工作面广、事多、性质复杂,不能仅靠校长一人,必须建设一个高素质的领导群体才能负起全面的领导责任”[1](p483)。高校办公室文秘人员撰写的许多材料属于综合性材料,是学校整个领导班子集体智慧的结晶,所以,办公室文秘人员要善于与每一位领导沟通,善于把握和综合提炼领导的意见,同时认清当今教育发展的形势,把握全局,在撰写出优秀的材料的同时,为领导建言献策。

　　五、具备较高的文艺修养,熟悉各种文体的写作

　　高校办公室属于综合服务部门,办公室文秘人员是综合性工作人员,必须具备较强的综合能力,文艺修养是其应当具备的素质。传统素质理论提出“天才的领导者应具备以下七项天生的素质:善言辞;外表英俊潇洒;智慧过人;具有自信心;心理健康;有支配他人的倾向;外向而敏感”[2](p249),这其中隐含着文艺修养。高校办公室文秘人员虽然不是领导者,却是领导身边的工作人员,除了一些常规性的工作外,有时还得帮助领导做好接待工作,甚至在下班时间陪领导唱唱歌、跳跳舞,以让领导在紧张的工作后能放松身心,这就要求文秘人员具备较高的文艺修养。而且文秘工作本身就需要工作人员具备相当文学修养才能把工作做好。此外,高校办公室文秘人员还必须熟悉各种文体的写作,因为办公室的材料虽然主要是应用文,但各种文体都可能遇到,如许多场合领导的讲话稿往往更倾向于散文文体。

　　综上所述,高校办公室文秘人员必须具备较高的政治素质和理论修养、吃苦耐劳的精神、较强的文字能力和文艺修养等,属于一种复合型人才和综合性工作人员。新时期对高校办公室文秘人员的素质要求越来越高,希望高校办公室文秘人员努力提高自身各方面的素质,为学校发展作出更大的贡献。

　　参考文献

　　[1] 陈孝彬主编.教育管理学(修订版)[M].北京师范大学出版社,1999年5月第2版,483.

　　[2] 熊川武着.学校管理心理学[M].华东师范大学出版社,1996年8月第一版,249.

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