地产公司关于规范区域事业部财务付款管理

财务管理 时间:2018-12-13 我要投稿
【www.pincai.com - 财务管理】

  事业部各部门、项目公司:

  为规范XX区域事业部的日常付款、报销流程,降低财务风险,现将财务付款有关规定通知如下:

  一、费用类付款

  1、事业部各部门、各项目发生的差旅费执行"事前申请,事后报销"的原则。在EIP上填写《出差申请单》,审批通过后方可执行。业务人员须在《出差申请单》上注明出差目的、地点、时间、预计费用等要素。若赴北京出差,可不必填写《出差申请单》。

  2、事业部各部门、各项目在外召开会议单笔支出在5万元以上(含5万元),需在会议召开前提请EIP签报至事业部总经理审批。

  3、发生的公务车维修保养费用报销时应提供维修单位开具的水单明细。

  4、报销必须采取实名制,除离职人员由人力资源部代报销、销售代表由销售主管代报销外,任何人不能替代他人报销。

  5、事业部、各项目财务部受理个人报销时间为每周二和每周四。大额现金(1万元以上)报销及领用应提前2天通知财务部,与财务部沟通领款日期。

  6、事业部各部门、各项目需建立办公用品、礼品购置的内部审批程序。由各部门主管高管、项目总经理在NC单据上签字,业务人员在报销时须持签字后的单据,并在单据后附办公用品及礼品明细。

  二、成本类付款

  1、工程类付款。工程付款按合同条款及工程进度提交付款申请。业务人员到财务部办理工程款支付时,需提交工程进度款审批单(EIP签报)、由监理公司确认的《工程款项支付申请表》及正规发票。

  2、设计类付款。对满足需要的最终设计成果,要在公司指定的管理部门归档保存。与设计成果相关联的付款手续,财务部要对确认及存档手续进行复核。

  3、工程进度款支付时需扣回以前月份的各项代垫款项及赔偿款、工程罚款。

  4、工程预付款及保函的管理。按照合同约定的需要在支付预付款前取得施工企业保函的,工程部门须提前通知对方单位开具保函,并交由财务统一管理。申请支付预付款前,须经财务对保函进行确认后方能付款。

  三、营销费用类付款

  1、对营销成果的留档。事业部市场营销部、各项目进行各项推广活动的广告原件、影像资料、电子文件、印刷品和制作物的交付或签收证明等要由管理部门或指派专人集中保管,同时在申请付款时向财务部提交相关资料。

  2、佣金支付要求。各项目支付的外部代理商佣金及内部佣金性质的款项,由财务部销售会计对付款比例及付款条件进行复核,满足条件后方可付款。

  3、对事业部市场营销部门发生的30万元以上的销售费用类合同签订必须提请EIP签报至事业部总经理。各项目发生的30万元以上的销售费用类合同签订必须提请EIP签报至项目总经理,并会签事业部市场部经理。

  四、备用金管理

  1、经常性备用金由事业部总经理、各项目总经理指定专人领用,其他人不得领用。经常性备用金的限额由各项目总经理及事业部总经理确定。领用人员名单及金额报事业部、各项目财务部备案。

  2、专项业务的支票领用及备用金申请时,应在NC单据中注明用途并于业务结束后10日内履行报销及归还备用金手续。事业部专项备用金超过2万元时需提请EIP签报至事业部主管高管。各项目专项备用金超过2万元时需提请EIP签报至项目总经理,超过5万时需提请EIP签报至事业部总经理。

  3、填写《出差申请单》后,出差所需备用金不需在EIP重复签报,但需在出差申请单中标注拟借备用金金额。

  五、其他

  1、事业部、各项目未纳入固定资产核算的办公家具和办公设备的采购必须先提请EIP签报,经事业部总经理、项目总经理审批通过后由资产管理部门统一采购、报销,并编制资产清册,由资产管理部门和财务部分别备案。对销售部门管理的实物资产的购置,审批程序同上,资产清册应一式三份,销售部也同时进行备案登记,并指定专人对资产进行管理。财务部付款时应对资产备案情况进行复核。

  2、客户入会费退还需要大量现金,业务部门应提前2天向财务部提出申请并告知所需金额。

  3、对于单笔5万元以上的赔偿款,无论是否由施工单位承担,均需由事业部总经理在EIP审批通过后方可支付。

  六、相关规定

  1、财务部遵循资金计划内付款、报销的原则,事业部各部门、各项目应认真上报月度资金计划,资金计划范围外的付款要求财务部有权拒绝。

  2、财务部将根据当月的资金收支状况统一安排付款时间并通知业务人员具体的领款日期。

  3、若发票存在不合规定的情况,财务部有权对后续付款及报销进行约束。

  4、根据资金监管制度执行情况,财务部将实行定期付款制度。开始执行时间根据各项目资金监管情况另行通知。

  5、对没有按规

  6、对超过合同约定的付款事项需要通过EIP签报至事业部总经理。

  7、各项目可根据项目实际情况自行制定本项目的相关费用控制办法,并报备财务部。

  本通知于下发之日起正式执行。

  XX区域事业部财务部

  20**-3-**