让人力资源工作者从事务性工作中解放出来

让人力资源工作者从事务性工作中解放出来

由于工作的关系,笔者经常接触企业人力资源部门的人员。去年有机会为一家国内大型国有企业搞了几次培训,结识了这家企业的几位人力资源工作人员。今年,回访这家企业时,问起一位当时在培训中积极提问的同志,却得到他英年早逝的消息,毕竟这位对工作极其负责的同志才刚刚50岁!

没过几天,再到这家公司落实上次谈的合作事宜,人力资源部的刘小姐说:“你等等吧!我们王经理住院了,还要做手术,不知道什么时候能上班,领导还没说这事情怎么安排呢。”一席话,让我不安。王经理才40岁的人,怎么一下子就病倒了呢?原来,王经理是在公司例行体检中被发现患了严重的心脏病,需要进行心脏搭桥手术。末了,刘小姐说:“还不是累的,最近几个月,公司每月都要新进几百人,还打着几个劳动合同纠纷的官司,还要进行成本测算、薪资改革……就这么几个人,哪里忙得过来。本来想快点上你们的软件会省点力,哎……”

听完刘小姐一席话,我不禁沉思起来。改革开放以来,很多国企已经完全市场化,人力资源部门作为行政支持单元,人员已经经过大幅精简。这家企业是劳动密集型企业,招聘任务十分繁重,企业的薪资也已经市场化。由于市场和成本压力,几乎每年都要大规模调整薪资,人力资源部门的工作任务极其繁重。上次来,王经理就忙于新进员工的合同签订和培训工作,我们谈了几句话,王经理就被老总叫走,一会儿又到下属公司培训新员工。没想到,几天的时间,王经理就住进了医院。

怎样才能让人力资源工作者从事务性工作中解放出来呢?加强人力资源信息化就是一条有效的出路。拿招聘工作来说,上面提到的这家企业,由于行业关系,员工签订的一般是一至两年的短期合同,流动性较强,但是员工离开公司后又回到企业签约的可能性也比较大,但由于该企业信息化基础较薄弱,只靠输入姓名、身份证号的Excel表格,未建立包含较完整信息的离职员工库,而且在招聘过程中也没有保存未录用人员的资料,更谈不上电子化,结果每次员工合同到期人数较多时候,人力资源部门都疲于奔命地招聘新员工,再加上企业薪资吸引力有限,招人也难,完成任务并非易事。

如果该企业采用朗新的人力资源系统,实施人员最初规划时就会建立涵盖各类人员(在职、临时、离退休、离职、未聘用人员等)的信息,这样,一个员工只要招聘简历进入软件数据库,信息就会一直保留在系统中,企业在招聘新员工时,可以通过对人才库管理(包括应聘简历库、在职员工、离职员工库)的检索,搜索所需人才,可减轻招聘的压力。同时,人员录用后,因为数据库中有他的信息,可以通过网络迅速办理录用手续,提高招聘效率,如果是录用原来在企业工作过的员工,员工入职的培训也可以减少,这样不仅可以提高招聘效率,还可以有效降低招聘和培训成本。

人力资源部门还有一个岗位是非常累人的,就是做工资工作的。在劳动密集型企业中,工资管理员每月要面对上千乃至数千人员的工资发放,有新进员工、有岗位变动、有长期休假的……工资管理员们EXCEL用的非常熟练,但是到了每月发工资时,加班还是难免的。

这类企业倘若采用网络化的人力资源软件管理人事薪资,一切问题都变得非常简单。比如采用朗新公司的V4版本的软件,所有人事变动情况会自动通知给工资管理员,通过预先设定好的薪资标准和计算公式,只需要工资管理员点击按钮就可以自动计算出各类人员应得的工资。就连必须每月采集的考勤休假信息,也可以通过批量录入的方式来解决。如果单位有考勤机,那就更简单了,朗新软件可智能接收各类考勤机的信息汇总为月考勤,连录入也不用了。用了朗新软件,再遇到工资测算和调整,就不是什么难事了。员工薪资的历史信息都在,只要调整新的标准,进行计算就可以核定新的工资总额,利用不同标准的对比,就可以寻找最佳的薪资方案。

劳动密集型企业的人力资源管理通过信息化手段,可以让人力资源工作者从繁重的事务性工作中解放出来,不仅可减轻工作压力、保护好身体,而且可以让这些企业的人力资源管理者致力于人力资源管理水平的提高,达到实现企业发展的最终目的。