办公用品领用管理制度

时间:2021-02-20 14:50:40 办公/印刷/造纸 我要投稿

办公用品领用管理制度

  在当今社会生活中,越来越多人会去使用制度,制度是指一定的规格或法令礼俗。到底应如何拟定制度呢?以下是小编精心整理的办公用品领用管理制度,希望对大家有所帮助。

  办公用品领用管理制度1

  第一章总则

  第一条 本制度制定的目的是规范办公用品的采购、发放等日常管理工作,方便员工领用办公用品,合理控制办公用品的费用支出,以节约公司资源。

  第二条 本制度适用于公司所有办公用品的采购、发放和使用管理。

  第三条 行政部统一负责办公用品的采购、发放、保管、使用和监督等日常事务。

  第二章办公用品的采购管理

  第四条 办公用品采购程序。

  (1)行政工作人员须及时掌握办公用品的库存情况,并根据平时的消耗水平制订采购计划,明确订购数量,填写《办公用品申购单》。

  (2)将经行政部经理审核的《办公用品申购单》,提交给公司总经理审批。

  (3)审批通过后,根据审批意见,行政部负责采用订购或直接购买的方式实施购买。

  (4)所订购办公用品到货后,行政部应严格根据送货单进行验收,核对型号规格、品种、数量和质量,以确保不存在任何问题。

  (5)验收人员在《办公用品验收单》上填写验收结果并签字确认。

  (6)针对直接购买的办公用品,经办人可凭《办公用品申购单》以及有效发票,到财务部办理报销手续;针对采用订货方式购买的办公用品,经办人须凭《办公用品申购单》以及《办公用品验收单》,到财务部办理领款手续。

  第五条 办公用品采购规定。

  (1)经办人应本着。合理节约”的原则实施采购,避免重复购买造成库存积压;选择供货商时应货比三家,尽量选择质优价廉的办公用品。

  (2)各部门如因工作原因而对某种办公用品的需求量或规格发生更改时,需向行政部提出书面申请,以便行政部及时对订购计划进行调整。

  (3)行政部应填写《办公用品订购进度控制表》,表中应详细地记录订购日期、数量、单价、供应商信息以及到货数量和日期。

  (4)如遇特殊情况,办公用品需求部门可在采用电话或传真的方式通知行政部后,自行选择购买所需物品,但事后需及时补办相关手续。否则,所产生的费用公司将不予报销。

  (5)验收结果为不合格时,由行政部负责与供应商沟通协商,进行退换货等相关事宜的处理。

  (6)对于验收结果为不合格的用品,财务部有权拒绝支领相关费用。

  (7)经办人员应秉公办事,采购过程中严禁收受回扣及其他礼品。确实无法拒绝时,应上交公司。如有违反,一经发现,公司将根据情节轻重对违反者处以警告、罚款、降薪甚至辞职处理。

  第三章办公用品的领用和发放

  第六条 办公用品领用和发放办法。

  (1)领取物品时,需以部门为单位,在规定的时间内向行政部提交《办公用品审领表》写明所要的用品名称与数量,并由部门主管签字核准。

  (2)公司每月的1~3日为统一的提交申领表时间,遇节假日顺延,其他时间均不予受理。

  (3)行政部根据申领表的内容备齐所需物品,于每月5日前向各部门分发。同时进行办公用品发放的登记工作,写明分发物品的名称、数量、型号规格及分发日期,最后由申领人签字确认。

  (4)员工离职时,其已领取或保管的订书器、计算器等耐用品必须交还给行政部。如有丢失或损坏,行政部负责折价后向其索取赔偿。

  (5)经公司总经理批准的特殊办公用品可随时申领。

  第七条 新员工人职时,可按照核定的岗位标准领取一套办公用品。具体内容如下表

  办公用品岗位领用统一标准一览表

  岗位

  标准配备

  员工

  水性笔、记事本、文件夹各一个

  财务部员工

  水性笔、记事本、文件夹、计算器各一个

  部门主管

  水性笔、记事本、文件夹、计算器、订书器、铅笔各一个

  部门经理以上人员

  圆珠笔、水性笔、皮面笔记本、笔筒、书架、活页夹、计算器、铅笔各一个

  备注

  因工作原因需领用标准配置以外的'办公用品,需按照常规办公用品申领程序申领。

  第四章办公用品的保管和使用

  第八条 办公用品的保管及使用管理。

  (l)行政部应建立库存办公用品台账,明确掌握办公用品的库存。情况。

  (2)办公用品仓库须经常清扫整理,并定期进行盘点。盘点时如有账物不符的情况,应及时查明原因,做到账物相符。

  (3)行政部应根据办公用品的采购价格核算出物品单价,并根据各部门的领用情况计算出相应的费用,将其作为年度考核的依据,并定期进行整理、汇总及存档。

  (4)水性笔、圆珠笔等首次领用后三个月内,只能领用笔芯,不得重复领用。

  (5)离职人员交回的耐用办公用品由行政部安排重新发放,申领人不得以其新旧为由拒绝领用。

  (6)行政部对已无使用价值、决定报废的办公用品应做好登记,写明用品名称、价格、数量及报废处理等事项。

  (7)树立节约意识,提倡无纸化办公,尽量使用网终资源,降低易耗资源的消耗。

  第五章 办公用品的使用监督

  第九条 各部门经理负责监督本部门办公用品的日常使用情况。

  第十条 行政部应定期对各部门办公用品的领用申请以及实际使用情况进行核对。

  第十一条 行政部每月填写《办公用品使用情况汇总表》,一式两份。一份存档用与年终各部门的绩效考核,另一份提交各部门经理,使其了解本部门办公用品的消耗情况。

  第十二条 实行“走动管理”,发现问题及时提醒解决,杜绝浪费。

  第六章 附则

  第十三条 本制度的最终解释权归行政都所有。

  第十四条 本制度自公布之日起实施。

  办公用品领用管理制度2

  为节约办公费用,规范办公用品领用手续,规范办公用品的管理,提高工作效率,更好地控制办公消耗成本,结合本公司实际情况,决定实行“办公用品领用”制度。凡需领用办公用品的部门及人员,必须先填写《办公用品领用单》,由部门领导签字,然后上交办公室,由办公室办办理。请各部门认真执行,并给予积极配合。

  一、订立办公用品申领制度本着以下原则:

  1、厉行节俭,反对浪费;

  2、合理申请,从工作角度出发;

  3、加强保管,责任到个人;

  4、手续简便,易操作。

  二、办公用品领取规定:

  1、办公用品包括耐用办公用品和低值易耗品。易耗品包括:A4、A3纸、水笔、笔芯、圆珠笔、铅笔、胶水、固体胶、橡皮擦、垃圾袋、一次性杯子、卫生纸、抽纸、烟灰缸等。耐用办公用品包括:订书机、垃圾桶、水桶、剪刀、电话机、计算器、直尺、插座、U盘、票夹、文件夹、热水瓶、拖把等。

  2、易耗办公用品中对以下有特殊规定:每个员工三个月内限领水笔一支、水笔笔芯3支、圆珠笔1支、铅笔1支;每个部门六个月内限领胶水2瓶、固体胶2支;每个员工一年内限领橡皮1块;一次性杯子、抽纸、烟灰缸仅限领导办公室领用。此标准为暂定数,可依据每月平均用量进行合理调整,但超过此标准领用,必须由办公室主任签字方可再领。

  3、耐用办公用品已于此制度规定前领取,在今后正常使用发生的损坏时,要及时向办公室报告,由办公室安排修理,如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃,使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。

  4、对于报废的办公用品,要做好登记,在《报废单》上填写用品名称、数量及报废处理的其他有关事项,并由部门领导同意签字后,到办公室办理报废手续,再凭《办公用品领用单》申领新用品,否则不予领用。

  办公用品的领用时间定于每周二下午进行,因此,各部门需在周五下班前将需领用的办公用品上报办公室。如因工作原因或特殊情况急需时,办公室尽量配合。

  3、为能给每位员工提供满意的服务,需领用大量或较贵重的物品时,经请示领导,将所需用品名称、规格、数量、使用时间提前一周告知办公室,以便及时添置。

  4、办公用品须经领用人签字方可予以发放。

  5、各部门指定专人填写《办公用品申请单》经部门领导签字后,上交到办公室,每周二下午领取,使用办公用品的员工到该部门指定人处领取并签字回馈办公室。

  6、部门指定专人领取物品时必须到办公室在办公用品领用单上一一列明并签字,使用保管人一栏必须注明由谁使用保管,使用保管人负责保管并承担责任。

  三、办公室每月汇总出各部门办公用品领用清单及单价一览表,并结算出各部门办公用品费用。

  该表一式三份,一份交财务,一份交领导,一份归办公室存档。

  本制度自即日起执行。

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