办公室内务管理制度

时间:2020-05-15 12:03:07 办公/印刷/造纸 我要投稿

办公室内务管理制度3篇

  导语:办公室是员工上班的地方,里面有多内务事情需要制定一个完善的管理制度。那你们知道办公室内务管理制度吗?接下来小编给你们带来关于办公室内务管理制度,希望你们喜欢!

  办公室内务管理制度篇1

  第一章 管理大纲

  为了加强管理,完善各项工作制度,促进公司发展壮大,提高经济效益,根据国家有关法律、法规及公司章程的规定,特制订本管理细则。

  第一条 公司全体员工必须遵守公司章程,遵守公司的各项规章制度和决定。

  第二条 公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。

  第三条 公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平,不断完善公司的经营、管理体系,实行多种形式的责任制,不断壮大公司实力和提高经济效益。

  第四条 公司提倡全体员工努力学习业务知识和各种常识,努力提高员工的整体素质和水平,造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。

  第五条 公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理,鼓励员工发挥才智,提出合理化建议。

  第六条 公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会;公司推行岗位责任制,实行考勤、考核制度,评先树优,对做出贡献者予以表彰、奖励。

  第七条 公司提倡求真务实的工作作风,提高工作效率;提倡厉行节约,反对铺张浪费;倡导员工团结互助,同舟共济,发扬集体合作和集体创造精神,增强团体的凝聚力和向心力。

  第八条 员工必须维护公司纪律,对任何违反公司章程和各项规章制度的行为,都要予以追究。

  第二章 员工守则

  一、 遵纪守法,忠于职守,爱岗敬业。

  二、 维护公司声誉,保护公司利益。

  三、 服从领导,关心下属,团结互助。

  四、 爱护公物,勤俭节约,杜绝浪费。

  五、 不断学习,提高水平,精通业务。

  六、 积极进取,勇于开拓,求实创新。

  第三章 行政管理

  为完善公司的行政管理机制,建立规范化的行政管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循,照章办事,制定制度。

  文印管理规定

  一、文印人员按公司规定按时打印公司相关文件。

  二、公司禁止私自打印个人资料以及一切与公司无关的资料。如有违反,依据情节轻重给予罚款处理。

  三、文印人员应爱护各种设备,节约用纸,降低消耗、费用。对种设备应按规范要求操作、保养,发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。

  电脑管理规定

  一、办公室人员遵守公司的保密规定,输入电脑的信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处理。

  二、办公室人员必须按照要求和规定采集、输入、输出信息,为领导和有关部门决策提供信息资料。( 采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。)

  三、信息载体必须安全存放、保管,防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出公司。

  四、办公室人员应爱护各种设备,降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。

  五、严禁工作期间上网聊天、看电影、玩游戏等做各种与工作无关事。如有违犯,发现一次按迟到一次处理,执行迟到相关的罚款制度。

  六、电脑室设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用,否则,造成设备损坏的应照价赔偿。

  办公用品领用规定

  一、公司各部门所需的办公用,由办公室统一购置,各部门按实际需要领用。

  二、各部门专用的表格,由各部门制度格式,由办公室统一订制。

  三、办公室用品用能用于办公,不得移作他用或私用。

  四、所有员工对办公用品必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费,禁止贪污,努力降低消耗、费用。

  五、购置日常办公用品或报销正常办公费用,由办公室主任审批,购置大宗、高级办公用品,必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。

  电话使用规定

  一、公司电话为办公配备,原则上只得用于办公。

  二、禁止员工为私事打电话。违者除补交电话费外,给予罚款处理。确有急事者,应先请示部门领导同意,并按规定交相应电话费。

  三、联系业务时应尽量控制通话时间,降低费用。

  第四章 人事管理

  为了进一步完善人事管理制度,根据国家有关劳动人呈法规、政策及公司章程之规定,制定本制度。

  办公室内务管理制度篇2

  第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高工作效率,特制定本制度。

  第二条本规定所指行政事务包括印章管理,公文管理,办公事务用品管理,公务车管理,邮发管理、档案管理等。

  第二节、印章管理

  第三条公司印章包括:公司公章、财务专用章、合同章、法定代表人私章、财务主管私章等涉及公司对外交往使用的印章。

  第四条公司印章由总经理办公室主任或指定专人负责保管。

  第五条公司印章的使用一律由各单位负责人及总经理签字许可后,管理印章人方可盖章,如违反此项规定造成后果由直接责任人员负责。

  第六条公司所有需要盖印章的介绍信、说明以及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询、存盘。

  第七条公司不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经总经理批准后方可开出,持空白介绍信外出工作归来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用者必须交回。

  第八条需签章的经济文本审批权限参照“经济合同管理制度”和“资金管理制度”的规定执行,盖章后出现的意外情况由批准人负责。

  第三节、公文管理

  第九条公司的公文格式应规范化,公文处理程序应严肃、正确。

  第十条公司公文的发行由公司总经理办公室负责。包括公司各类红头文件、总经理办公例会会议纪要、规章制度、通知、指示等。

  第十一条各单位、各部门自行打印的涉及公司权益的外发文稿必须经本部门负责人签字,交总经理办公室审核后发送。

  第十二条各单位、各部、室所有打印成文的内部规章制度和下行文稿必须报总经理办公室留底存档。

  第四节、办公事务用品的管理

  第十三条办公事务用品类别规定如下:

  (一)办公用品(桌椅等)

  (二)事务器具(活页夹、度量衡器具等)

  (三)印刷品

  (四)纸张(复印纸、传真纸、打印纸等)

  (五)杂物器具(杯子、茶叶等)

  (六)办公自动化用品(计算机、打印机、复印机等)

  (七)其它

  第十四条办公事务用品的购发:

  (一)办公事务用品的购发由各部门在每月1—5日间造好用品需求计划,由部门负责人签署后报总经理办公室,总经理办公室根据实际工作需要有计划购买、分发给各部门,由部门负责人签字领回。低值易耗办公事务用品可由总经理办公室确定购买。单件价格超过1000元以上的物品必须由总经理批准后方可购买。

  (二)计划外办公事务用品的申请领用,必须经公司分管领导与办公室主任会签后方可购发。

  (三)公司新聘工作人员办公用品,总经理办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员正常工作。

  (四)公司办公事务用品应建立帐簿,购发手续清晰、规范。

  第五节、公务车管理

  第十五条公务车的使用范围主要包括:部门主管级以上领导外出联系工作或外地出差接送;接待外宾;接待兄弟单位或有关单位来厂办事的`工作人员;其它人员的紧急和特殊用车。

  第十六条车辆调度由总经理办公室主任负责,驾乘人员凭其签发的用车通知单用车。

  第十七条申请用车一般应提前一天通知总经理办公室,总经理办公室应严格按规定派车,不得随意扩大用车范围;向同一方向的用车,以节约为本,能合用车的就合用车,不另派车。

  第十八条公司的司机应服从调度,安全驾驶,爱护车辆,文明行车。

  第十九条公司在无车或车辆不足时,申请人应依照上述原则向公司总经理办公室提出申请,由总经理办公室与集团公司车队协调派车。

  第六节、邮发管理

  第二十条公司总经理办公室负责为各部门收发信件、邮件。所有公发信件、邮件都由文书登记、收发。

  第二十一条各部门的报刊订阅由总经理办公室负责。公费报刊的征订由各部门负责人上报分管领导,由总经理办公室统一报批处理。

  第七节、档案管理

  第二十二条档案管理由公司办公室文书负责。要认真做好文件收发、登记、传阅和归档工作,对涉及机密的文件、资料,档案要做好保密工作,防止泄密。

  第二十三条归档范围:

  公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

  第二十四条档案的借阅与索取:

  (一)总经理、公司部门负责人借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。

  (二)公司其它人员需借阅档案时,需经部门主管批准,并办理借阅手续。

  (三)借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案由公司总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

  第八节、附则

  第二十五条本规定如有未尽事宜或随公司的发展,有不适应工作需要的,各部门可提出修改意见,总经理办公室研究并呈请总经理批示。

  第二十六条本规定解释权归总经理办公室。

  第二十七条本规定从发布之日起生效。

 

  办公室内务管理制度篇3

  第一章 总则

  一、 为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。

  二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

  三、 切合公司实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。

  四、 办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

  第二章 职责范围

  一、 办公室管理人员直接受行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

  二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

  三、 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。

  四、 协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。

  五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

  六、 收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。

  七、 协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等。

  第三章 工作规范

  一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。

  二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

  第四章 办公室事务管理

  一、 文书管理制度

  文件是文书的重要组成部分,文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的,档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定。

  (一) 文件管理制度

  第一条 管理要点

  1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

  2、 文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

  3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。

  4、 根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。

  第二条 制度规范

  1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

  2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

  3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。

  4、 凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。

  5、 机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

  6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。

  7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。

  8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。

  9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理。

  第三条 文件管理流程设计

  1、 内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

  2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

  3、 借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

  (二) 文书管理制度

  第一条 管理要点

  1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

  2、 文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

  3、 除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。

  4、 根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。

  第二条 制度规范

  1、 根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。

  2、 按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

  3、 行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。

  4、 按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。

  5、 根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。

  6、 办公室负责人为第一责任人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。

  7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

  第三条 流程设计

  起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

  (三) 档案管理制度

  第一条 管理要点

  1、 为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。

  2、 档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

  3、 根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。

  第二条 制度规范

  1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。

  2、 所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。

  3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。

  4、 各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。

  5、 档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。

  6、 档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。

  第三条 流程设计

  根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退

  二、 办公用品管理制度

  第一条 管理要点

  1、 为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。

  2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。

  3、 办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则。

  4、 办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。

  第二条 制度规范

  1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

  2、 办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出采购计划,经部门主管批准,财务部签字后方可采购。对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理,但必须经部门主管批准。

  3、 根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符。

  4、 各部门申领的办公用品需及时发放,并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记,事后须及时补填。

  5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品。

  6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

  7、 办公室建立公司固定资产总账,每年进行一次汇总普查。

  8、 管理员定期对办公用品进行盘查,核实库存,保证出入库等量。

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