离职交接工作的正确步骤

2017-05-15 浏览: 分享人:郝丽冠 手机版

离职要按一定的程序来办理,那么离职交接工作的正确步骤有哪些,以下的离职交接工作的正确步骤相关文章,欢迎阅读浏览。

离职交接工作的正确步骤【1】

资料梳理是关键每一名员工、尤其那些关键岗位上的员工,在工作中都会积累大量与工作有关的文档资料,这些资料构成了企业的知识与经验体系,属于企业无形资产的重要组成部分,一旦丢失,企业需要付出高额的成本代价进行重建。

因此,资料梳理就成为离职工作交接的首要任务和关键所在,具体可以把握三个环节:

第一,资料整理。

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对于离职员工(以下简称“交出方”),部门负责人或人力资源经理在与其进行离职面谈时,就要明确资料交接包括的内容及重点,并指导员工在办理离职审批的同时,做好对其工作的梳理、交接资料的整理,以及交接表的填写。

交接内容应包含负责的工作任务或项目描述及进展情况、对外联络的资源信息,各类文档资料的书面及电子资料等。

第二,交接存档。

交出方资料整理完毕后,填写好《××岗位工作交接资料清单一览表》,并注明资料的存储方式及存放地后,一并交接给直接上级,由直接上级负责对提交资料全面性和准确性进行审核、签收与存档。

第三,转交备份。

直接上级将通过审核的电子与纸质资料,转交新接手该岗位的员工(以下简称“接收方”)存档与备份,并应要求接收方尽快学习与熟悉相关资料。

当然,为了加强知识管理,企业人力资源部门还可以细化规定,例如:一定级别以上或者公司核心关键岗位的文档资料,除用人部门必须备份外,人力资源部或知识管理部门还应双重备份。

需要说明的是,根据员工岗位和接收方对要接替工作的熟悉程度,接收方也可以直接与交出方进行交接,这样一是可以节省时间,同时也能够一起熟悉一下工作内容,但是直接上级必须一同参与交接,并且要对交接的内容做好审核,避免出现重大疏漏。

交接培训不可少接收方获取岗位相关的资料以后,如果只是简单阅读或学习该岗位的文档资料,尚无法掌握该岗位的工作精髓,诸多工作细节、技巧、注意事项与特殊情况,都隐藏于各类文档资料的背后,难以通过阅读与学习就能迅速掌握。

在现实中,往往因为工作的急迫性,无法给予接收方宽裕的时间和精力去熟悉与实践,新人匆忙上阵,势必影响工作成效。

因此,为了帮助接收方快速掌握新岗位工作内容与要求,交出方所在部门须及时组织交接培训,交接培训的参与者至少包括3人,即交出方、接收方和直接上级,由交出方对交接工作与文档资料进行全面讲解与说明,接收方在学习文档资料的基础上,准备好问题和记录本,及时与交出方有效互动,直接上级作为监管者,应负责对交出方讲解内容的全面性和准确性进行把关,发现讲解内容有遗漏或者错误时,应立即对培训内容补充与纠正。

对于和该岗位工作流程紧密相关的同事,也可以请其参与旁听与互动,让接收方对新岗位工作更有整体感和全局观,那样效果更佳。

事实上,在交接培训过程中,用人部门往往还能获得意外的收获,即通过对该岗位全面工作的梳理与互动,发现其中需要改进与变革的内容,在研讨的过程中记录和整理出来,可以有效优化本岗位或部门工作。

而且,这一环节的投入对保持工作连续性的作用不可小视,用人部门不可怕麻烦、耽误时间而忽视。

实操指导上手快古人云:知易行难。

经过“资料梳理”和“交接培训”环节,基本上接收方在知识与概念层面没有问题,但知道并不等同于行动,也不等同于会操作,接收方在实践与操作上仍会感觉有一定的难度。

为了实现知行合一,保证交接岗位的工作不受影响,在离职交接过程中,我们还须设置一个实操指导的环节。

出于效率的考虑,实操内容应集中于该岗位的核心业务,即经常性发生、重要程度较高的工作任务。

具体操作是:交出方明确该岗位的核心业务,由直接上级予以审核确认。

以薪酬福利岗位为例,其核心业务主要包括:

每月薪酬福利核算与计发;

每月社保与住房公积金业务办理;

季度奖金、年度奖金核算与计发;

年度人力成本分析与预算;

年度薪酬调整业务处理;

年度市场薪酬水平调研等。

这六项工作是此岗位人员必须熟练操作的内容。

用人部门对岗位的核心工作梳理完毕后,交出方就可以指导接收方对核心业务进行实际操作,次数至少一遍以上,通过实际操作及时发现问题并处理,确保接收方能够符合新岗位的实际操作要求。

通知各方线不断无论哪个岗位,其对内对外、或多或少都有数目不等的固定联系人,如客户、供应商、合作伙伴、专家学者、内部员工等,岗位所承载的各类业务,基本上也都是通过该岗位员工与固定的内外联络人交织在一起。

如果员工离职以后,接收方却不知道该岗位有哪些固定联系人,就会影响工作所涉及的内外联络顺畅有效,不仅会直接影响工作的正常开展,甚至还会给公司造成实际经济损失。

因此,当离职交接工作进行至此环节时,在接收方已对该岗位工作基本熟悉的情况下,应当及时通知与该岗位有关的固定联系人,确保工作无缝衔接。

以人才招聘岗位为例,交出方填写《××岗位联系人一览表》,将人才招聘岗位的联系人全面梳理出来,具体包括:各部门负责人、各猎头公司联系人、各招聘网站联系人、各高校就业办联系人等,经直接上级审核移交至接收方,由接收方主动通知相关各方联系人,从而实现交接工作的平稳过渡。

如果考虑部分业务工作的重要性,企业还可以采取由交出方带领接收方逐一拜访的方式,确保重要工作联系不断。

全面审核防缺漏全面审核是员工离职工作交接的兜底环节,即便是公司的制度流程对员工离职工作交接进行了详细规定,在实际操作过程中仍然容易出现走样或者偏差的情况。

离职管理工作的成效关键在于执行与贯彻的力度,这要求人力资源工作者依据管理流程,对离职工作交接严格监督与审核,其中特别要注意两点:一是审核范围。

本文介绍的离职工作交接流程,不应局限于员工离职单一类型,只要是人员离开工作岗位,工作的承担者发生变更,都可以适用于本流程。

从这个意义上来讲,离职工作交接流程也适用于员工内部调动、员工休假等多种情形,人力资源部门可参照员工离职工作交接的程序执行,最大限度避免因岗位与人员变动而带来的工作效率损失。

二是审核重点。

人力资源部应当严格按照流程严格审核,避免流于形式,将交接资料、交接培训、联系人等作为审核重点,必要时还可参与具体交接培训环节,抽检相关的电子或纸质文档资料,定期备份部门离职材料;对未按照要求执行的,有权暂停内部调动或者离职;违规情形严重的,人力资源部可在全公司范畴内通报批评,督促相关责任人履行交接工作的具体的要求,直至责任人按照要求完成为止。

如何正确的进行工作交接【2】

工作交接的目的是什么?运用的场合或交接的时机不同,目的也有所不同,具体可归为以下几点:

1知识的转移工作交接,是交接人一段时间或在职时期各项工作涉及到的知识转移,通过工作交接将相关知识转移给接手人,便于工作知识的传承与保留。

2保证工作的持续性工作交接的完成,能保证在原有在职人员不在岗或离开公司的情况下,相关岗位所涉及的工作能持续开展,不因员工的离开而产生断层或衔接不良。

3保证工作的稳定性员工的异动,尤其是离职会在一定程度上造成部门工作的不稳定,完整、有效的交接可确保部门内部、跨部门合作的稳定性,避免引起管理的混乱。

4工作责任的明确工工作交接涉及移交人、接手人以及监交人三方共同进行此项活动,在一定程度上能明确各项事务的责任人,从而减少工作中的推卸责任。

5工作梳理与总结除了上述目的,对于移交工作的员工本人来说,工作交接是一次梳理本岗工作业务流程、关键控制点的机会,也是一次个人工作总结的机会,对于后续进入新的环境和单位有利而无害,同时也是体现个人品行、职业操守的机会。

二、工作交接的类型

前面已表述,工作交接不仅仅是体现在离职交接,也要注重在职期间发生短期或较长时间离开工作岗位时的工作交接。

具体可分为以下几类:

1离职工作交接离职工作交接一般是指员工离开公司时,根据工作交接管理办法将相关事项交接给直接上级指定的在职人员,能确保该员工离开后原有的工作能保持连续性和稳定性。

2请休假工作交接工作是为了更好的生活,但不是生活的全部。

员工在职期间除了离职外,会出现请事假、病假、休产假、带薪年假等或长或短时间不在岗的情况。

当员工请休假超过3个工作日的,可根据该岗位工作重要性和影响面确定是否需要将工作暂时交接给其他同事,以确保本部门工作的正常运转。

3岗位调动工作交接岗位调动有调岗和岗位晋升等情况,员工的岗位出现调整,意味着离开原有岗位而到新的岗位上从事新的工作内容,那么交接如同离职交接一样,只是在风险控制方面相对松一些,毕竟该员工仍在企业,可随时保持联系。

4倒班工作交接除了上述工作交接外,还需注意实行倒班制的交接班工作交接,这是最能体现工作连续性、稳定性和责任划分的环节,做好倒班工作交接,可预防工作失误、工作事故甚至重大事故。

三、工作交接的内容

工作交接类型不同,交接的内容和程度均有所不同,具体内容包括但不限于如下内容:

1、公司各类文件交接,包括培训材料、规章制度、目标责任书、操作手册、各类宣传材料等;

2、任职期间的工作记录资料,如电子版的工作日志、记事本等;

3、岗位涉及工作流程、关键控制点和注意事项;

4、目前工作的进展程度,包括未完成事项、待办事项的交接;

5、客户资料交接,主要包括销售客户、供应商、对外联系的部门及人员情况交接,尤其要注意客户档案的完整性和准确性,比如客户的姓名、职务、联系方式、电子邮箱等基本信息;

6、固定资产及日常办公用品等实物移交,注意固定资产和办公用品的数量、完好情况;

7、各类钥匙;

8、借阅的图书及档案资料,注意图书和档案资料的数量、完好性等;

9、各类工具(如维修用品、移动存储、保管工具等);

10、款项移交:指员工应在离职前将经手的各类项目、业务、个人借款等款项事宜移交至财务部。

四、工作交接的方式

不同的交接对象,交接的方式也会有所不同,具体可分为以下方式:

1、实物交接可直接交回给接手人,确保数量和质量无误即可;

2、电子版和纸质版文件可形成电子台账形式,确保账物相符后拷贝和移交给指定的人员;

3、工作流程、关键控制点和注意事项的交接,尤其是工作流程、业务操作方法等,可遵循以下步骤进行交接:

(1)说给她/他听;

(2)做给她/他看;

(3)让她/他做做看;

(4)不断辅导和纠偏,确保能独立操作为止。

五、工作交接注意事项

1、每项交接均应由交接人、接交人以及监交人签字确认,并经人力资源部审核备案后方可认定为交接完成;

2、在工作交接过程中,如出现部分文件、资料、图书遗失或固定资产损坏时,应采取相应的措施予以补救或赔偿;

3、工作交接是作为员工离职、岗位调动和交接班工作风险防范的重要环节,确保工作交接流程化、标准化和规范化。

不管你是移交人还是接手人抑或是监交人,本着为同事、为部门和企业的利他心理,认真做好工作交接,终归收益的还是自己。

员工离职交接清单【3】

致:相关部门

在此通知您,以下员工今天办理离职交接手续。

请在您部门手续办理完成后签字确认。

姓名: 联 系 电 话 :

部门: 最后工作日期:

相关部门 序号 项目 交接人签字

所在部门 1 文件、资料、文档、邮件、磁盘、文具等相关部门物品

2 工作交接

3 ISO17020工作交接

4 名片

行政事业部 5 门禁卡 、大门钥匙、办公桌钥匙

6 计算机及设备

7 邮箱地址

8 社保号:

财务部

9 有无借款

员工确认:

请员工办理完以上手续后到人力资源部领取离职证明,并于15日内办理社保和档案转移手续,逾期后果自负。

签名: 日期:

人力资源部:

该员工于 年 月 日正式离职。

请在员工办理完以上所有交接手续(签字)后,根据公司有关规定予以结算财务款项及发放工资。

签名: 日期:

财务部:


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