浅析网络档案管理待规范

浅析网络档案管理待规范

　　网络 档案管理是 科学 决策的可靠依据，也是规范公司营运的有力保障．它更是建立健全 现代 化 企业 管理制度的必要手段。由于各地有线电视网络建网时间、网络规模、管理体制等诸多因素的差异，当下绝大多数的网络档案管理大都处于粗放型的管理状态，有的甚至出现诸如“有网无档、有户无账、有证无户、有线无证、一证多用、一户多证”等紊乱局面。显然，这与广电网络实现大整合大联网不协调。笔者对此作了一些肤浅的探索和分析。

　　档案管理的范畴

　　有线电视网络档案管理包括用户档案、文书档案、技术档案、物资f设备)档案。用户档案指市区、乡村的永久户、临时户、报停户、搬迁户、缴费户、欠费户、稽户以及增殖业务用户f数字电视、IP电视、模拟电视、因特网用户)；文书档案指公司各部门收悉的各类文件、业务合同、领发料凭证等书面材料的分类建档：技术档案指所有设备的运行技术参数．网络整体规划、实施方案、施工图纸等：物资档案是指生产用品、材料、非营业性办公用品，各部门使用的仪器、器械、工具及其使用状况的建档。

　　规范档案管理工作的基本思路

　　形成摹识，齐抓幕蕾。档案管理工作不能一蹴而就，要日积月累，循序渐进。它贯穿各项工作的始终，涉及到各个部门和各个工作岗位。任何环节出现差错都会一动而百动．影响其它部门的工作。如某用户要求报停，用户管理系统又无法查证其历年缴费情况．用户本人又没有提供缴费凭证．仅凭“用户证”就给予办理报停手续．显然很容易出现漏缴费用的失误。因此，申请报停必须履行片区收费员调查．用户管理部门负责人核实．分管领导审批把关，方可予以办理报停手续。因此．只有层层把关．而且从领导到职工．并要在日常工作中养成办事重依据、讲凭证的习惯，这样， 自然 就会自觉地在各个工作岗位中把工作档案建立和完善起来．这是做到领导有重视、部门有配合、职工有意识．形成上下齐抓共管的前提。

　　职责分明，有的故矢。档案管理工作要有相对固定的人员负责．或专人管理，但要视工作轻缓、业务量大小而异。同时也要有领导分管才不会相互推诿．做到职责分明。业务量不多的也可以兼管．如物资档案可以由仓库保管兼：用户档案可由故障台话务员兼管：技术档案由技术开发部负责。业务量大的公司可以指定专职档案员分别负责文书用户、设备档案的管理。各个部门也可因事而异．灵活把握，有的部门既有文书档案，又有技术档案．如城网、农网部门，既要把本公司或上级部门下发的各类文书归档，又要把本部门的施工技术方案建档；有的还要建立网络设备运营档案。有的放矢．因地施策。使档案管理工作做到有人管理、有物可找、有帐可查、有据可依、有章可循。如瑞金市分公司2003年7月在参与接待中央重要领导活动前．因受天气影响．主要接待场所瑞金宾馆突然信号中断，技术人员马上向公司领导报告后．当即从资料库中查阅了沿途设备分布情况．接着又从设备档案中查出其中有两个放大器使用多年，面临老化。因此．从故障排查到抢修完工，仅用了2O分钟，从而确保了电视信号传输安全和稳定．节目播出准时，受到各级领导嘉奖。

　　建章立制，综台考评。要使档案管理工作落到实处，必须建章立制，并实行分块管理，系统考评。每项档案工作要有细化的管理制度和考核指标．可与年初考评指标有机结合起来。如在工程成本核算中，要以设备营运技术参数作为设备折旧费用的参照指标：在考评安全播出工作时要以光接收机、光发射器、光节点、放大器等设备的技术参数为依据；在测评网络工程改造实施中要与总体规划相结合．避免重复建设。由此可见，档案管理工作的标准化为考评考核工作提供了有效的保障。同时，考核的科学性、准确性、公平公正性也受到影响和制约。考评档案工作方法可灵活多样．可以按月按季分项对部门评比：部门与部门之间评比：个人与单项评比；并实行定期书面报告制．使档案工作月有小结、季有检查、年有考评，做到日有登记、月有报表、使用有审批、移交有手续、老化有更换。此外，还可建立事故责任追究制．对于因档案管理工作失误所造成事故和损失的．必须予以通报批评．或采用降薪离岗等多种处罚。

　　加大投入，提高管理水平。每年要划拨一批专用资金用于培养档案管理专业人才以及添置硬件设施。加大加快档案管理科技含量的投人，除了定期分批输送人员进行培训．以便掌握全面的档案管理业务知识外．还要加大投人．用以购置配套的设备设施．如 计算 机、防盗防湿防潮等设备．此外．还应由主管部门牵头制作统一标准的档案用品．为档案工作步人科学化、规范划、标准化的轨道打下坚实的基础。

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